Đặc điểm chi phí sử dụng máy thi công:
Với đặc trưng của hoạt động sản xuất xây lắp, sản phẩm là các công trình, hạng mục công trình có tính chất tương đối phức tạp, điều kiện sản xuất phải đòi hỏi có sự tham gia và hỗ trợ của các thiết bị máy móc. Do đó, máy thi công là phương tiện hỗ trợ đắc lực, không thể thiếu nhất là đối với các công trình, hạng mục công trình lớn phức tạp. Sử dụng máy thi công không những góp phần hỗ trợ đắc lực cho con người mà còn là yếu tố giúp tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công và có thể hạ giá thành sản phẩm.
Trong những năm gần đây, Công ty Cổ phần Đầu tư, Thương mại và Xây dựng giao thông 1 đã và đang trang bị cho mình một khối lượng lớn các
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... 05TL 31/12/08 TL CNTTSX tháng 12/2008 CT QL38B 334 110 760 000 40TL 31/12/08 BHXH CT QL38B 3382 13 200 000 41TL 31/12/08 BHYT CT QL38B 3383 1 760 000 42TL 31/12/08 KPCĐ CT QL38B 3384 2 215 200 52TL 31/12/08 TL tháng 12/2008 CT QL5 HN-HP 334 165.235.000 ... ... ... ... ... ... K/c 31/12/08 K/c chi phí NCTT CT QL38B 154 127.935.200 K/c 31/12/08 K/c chi phí NCTT CT QL5 HN-HP 154 165.235.000 ... ... ... ... ... ... Cộng 1.654.360.000
máy móc thiết bị căn bản và hiện đại, tạo điều kiện cho việc thi công công trình được thuận lợi, đạt yêu cầu cả về số lượng và chất lượng. Các loại máy thi công của Công ty khá đa dạng và phong phú, luôn đáp ứng được khá tốt nhu cầu sản xuất của Công ty, bao gồm các loại như :
Máy làm đất : máy ủi, máy san, máy xúc, …
Máy xây dựng : máy trộn vữa, máy trộn bê tông, máy đầm bê tông, máy đóng cọc, ….
Và một số các loại máy khác như : cẩu trục, cẩu tháp, …
Đối với những máy thi công là của Công ty, trong cùng một tháng có thể phục vụ ở nhiều các công trình khác nhau nên để tạo quyền chủ động cho các đội, các xí nghiệp và để nâng cao chất lượng quản lý, Công ty giao may cho các tùy thuộc vào chức năng sản xuất và khả năng quản lý của đội đó. Việc điều hành xe, máy thi công và theo dõi hoạt động sản xuất được đặt dưới sự điều khiển trực tiếp của đội, xí nghiệp và có sự giám sát chặt chẽ của Phòng cơ giới - kỹ thuật.
Ngoài ra, đối với những máy thi công có khối lượng và giá trị lớn việc mua máy sẽ rât tốn kém hơn nữa các công trình lại không tập trung mà nằm rải rác ở các nơi, thường ở xa Công ty, vì vậy việc di chuyển máy từ nơi này sang nơi khác sẽ đòi hỏi chi phí lớn và không hiệu quả. Do đó, Công ty quyết định chỉ đầu tư vào những loại máy móc hay sử dụng thường xuyên và giá cả hợp lý, còn khi có nhu cầu sử dụng các đội, xí nghiệp sẽ tiến hành đi thuê máy ngoài. Thông thường, các đội thuê trọn gói cả người điều khiển và chi phí sử dụng máy. Trong trường hợp thuê máy ngoài phải quy định rõ khối lượng công việc phải làm, thời gian hoàn thành và số tiền thanh toán thông qua Hợp đồng thuê máy.
Vì những đặc điểm trên mà chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công được coi là loại chi phí mang tính chất rất đặc trưng của ngành xây lắp. Ở Công ty Cổ phần Đầu tư, Thương mại và Xây dựng giao thông 1 cũng vậy, chi phí sử dụng máy thi công của Công ty là bao gồm tất cả các loại
chi phí phát simh liên quan đến việc sử dụng máy thi công nhằm hoàn thành khối lượng công việc xây lắp, đó là các khoản chi phí như : chi phí nguyên vât liệu phục vụ máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí nhân công điều khiển máy thi công, … Và không bao gồm các khoản trích theo lương của công nhân điều khiển và phục vụ trực tiếp lái máy thi công, cũng không bao gồm lương nhân viên vận chuyển phân phối vật liệu cho máy,không bao gồm các chi phí xảy ra trong quá trình máy ngừng sản xuất, các chi phí lắp đặt lần đầu cho máy thi công.
Việc phân bổ CPSC MTC cho các đối tượng sử dụng dựa trên chính sách giá thành một giờ máy hoặc một ca máy hoặc một đơn vị khối lượng công việc thi công bằng máy hình thành.
Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán : Công ty sử dụng TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công để theo dõi và tập hợp Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh trong kỳ, chi tiết cho từng công trình. TK này được mở thành các TK cấp 2 sau :
- TK 6232 : Chi phí vật liệu sử dụng máy thi công - TK 6233 : Chi phí dụng cụ sử dụng máy thi công - TK 6234 : Chi phí khấu hao máy thi công
- TK 6237 : Chi phí máy thi công thuê ngoài - TK 6238 : Chi phí khác phục vụ máy thi công Quy trình hạch toán CFSDMTC theo sơ đồ sau :
Chứng từ và sổ kế toán hạch toán CF SDMTC
Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán như : - Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng thuê máy), Hóa đơn GTGT - Phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công
- Biên bản thanh lý của hợp đồng thuê máy - Bảng tổng hợp chi phí thuê máy
Và một số các chứng từ liên quan khác
Quy trình luân chuyển chứng từ, cụ thể như sau :
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư, Thương mại và Xây dựng giao thông 1 tiến hành hạch toán CPSD MTC dựa theo quy trình sử dụng MTC tại các tổ các đội xây lắp, theo hai hình thức : Sử dụng máy thi công của đội và máy thi công thuê ngoài. Trong đó, các xí nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thuê ngoài MTC.
TK 111, 112, 152 TK 623
TL phải trả cho CNV điều khiển máy
CF NVL,CCDC cho MTC TK 152,153
các khoản ghi giảm CF SDMTC TK 214 K/c CF SDMTC TK 154 TK 133 TK 111, 331 CF DV và CF bằn tiền khác CF KHMTC VAT được KTrừ TK334
Đối với trường hợp thuê ngoài MTC : Căn cứ vào nhu cầu sử dụng máy thi công, Giám đốc xí nghiệp ủy quyền cho đội trưởng đứng ra ký Hợp đồng thuê máy.
Biểu 2.13 : Hợp đồng thuê máy
TỔNG CÔNG TY XDCT GT 1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Công ty CP ĐT Thương mại và XD GT 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ MÁY
Bên A (Bên cho thuê): Ông Nguyễn Thanh Bình Địa chỉ
Bên B (Bên đi thuê): Ông Nguyễn Văn Dũng
Địa chỉ: Đội XD số 2 - Công ty Cổ phần Đầu tư, Thương mại và Xây dựng giao thông 1
Hai bên đã thỏa thuận và thống nhất ký kết hợp đồng thuê máy với các điều khoản sau:
Điều 1: Bên A đồng ý cho bên B thuê một máy cần trục phục vụ cho việc xây dựng công trình đường quốc lộ 38B-Hưng Yên
Thời gian thuê từ ngày 10/11/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn giá: 125.000đ/ca, mỗi ca 8 tiếng.
Điều 2: Thời gian hợp đồng Điều 3: Trách nhiệm mỗi bên Điều 4: Phương thức thanh toán Điều 5: Điều khoản chung
Hai bên thực hiện hợp đồng theo đúng các nội dung đã nên ở trên Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Hàng ngày, kế toán đội theo dõi hoạt động của MTC dựa trên Phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công. Hàng tháng, cán bộ kỹ thuật cùng đội trưởng kiểm tra, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và thanh toán cho bên A như hợp đồng đã ký kết. Khi hết hạn hợp đồng thuê máy, đội
trưởng ký Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán đội tính ra chi phí thuê máy hàng tháng và lập Bảng tổng hợp chi phí thuê máy cho từng công trình (Biểu 2.14).
Biểu 2.14 : Bảng tổng hợp chi phí thuê máy
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ THUÊ MÁY
Công trình : Đường QL38B Hưng Yên Tháng 12 năm 2008
STT Loại máy Số giờ hoạt động
Đơn giá (Đồng)
Thành tiền (Đồng)
1 Máy đào hitachi 180 460.000 82.800.000
2 Cần xúc 95 320.000 30.400.000
… … … … …
Cộng 250.345.000
Người lập Đội trưởng
Cuối tháng kế toán đội tập hợp toàn bộ các chứng từ liên quan gửi về Phòng kế toán của Công ty để làm căn cứ hạch toán CPSD MTC.
Đối với máy thi công là của đội: Trong trường hợp tiến hành xây lắp sử dụng MTC tại các tổ, đội của Công ty, khi đó các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng MTC như: chi phí tiền lương, chi phí nhiên liệu, CCDC phục vụ MTC, chi phí khấu hao MTC và các khoản chi phí bằng tiền khác dùng cho MTC sẽ được tập hợp vào TK 623, chi tiết theo từng đối tượng phát sinh. Định kỳ kế toán đội tập hợp các chứng từ gửi về Phòng kế toán của Công ty. Cụ thể từng khoản chi phí như sau:
- Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ MTC: Hàng ngày khi có nhu cầu, các đội tự mua NVL, giá trị của khoản này là giá mua không thuế và tập hợp chi phí theo nguyên tắc chi phí phát sinh cho công trình nào, xe, máy nào thì hạch toán cho công trình đó, xe, máy đó. Căn cứ để hạch toán khoản CP này là các Hóa đơn mua vật tư, …
- Chi phí nhân công điều khiển máy thi công: Chứng từ ban đầu là các Bảng chấm công, Phiếu theo dõi hoạt động của MTC và Hợp đồng giao khoán. Hàng ngày, tổ trưởng theo dõi quá trình làm việc của công nhân lái máy thông qua Bảng chấm công. Kết thúc hợp đồng giao khoán, kế toán đội tính lương cho công nhân lái máy và lập Bảng thanh toán tiền lương.
- Chi phí khấu hao, sửa chữa máy thi công: Khoản chi phí này bao gồm các chi phí khấu hao trang thiết bị cho máy do công ty tự mua sắm (được phân bổ từ TK 142 và phân bổ KH TSCĐ Công ty lập hàng tháng theo số TSCĐ có trong xí nghiệp đó). Xí nghiệp sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Hàng tháng, kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết TSCĐ để tính khấu hao và chi phí trích trước sửa chữa lớn cho từng loại máy, sau đó phân bổ cho từng công trình.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác sử dụng cho MTC như: Chi phí mua bảo hiểm xe, máy thi công, chi tiền điện nước cho MTC, chi phí thuê MTC ngoài, … Các khoàn chi phí này phát sinh ở công trình nào sẽ được hạch toán trực tiếp vào CPSD MTC của công trình đó.
Hàng tháng, kế toán đội căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan đến MTC để phản ánh vào Bảng tổng hợp chi phí sử dụng MTC (Biểu 2.15) và ghi Sổ chi tiết TK (Biểu 2.16), Sổ NKC, Sổ Cái TK 623 (Biểu 2.17).
Biểu 2 .15 : Bảng tổng hợp chi phí sử dụng MTC
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SỬ DỤNG MTC
Công trình : Đường QL38B - Hưng Yên Tháng 12 năm 2008
STT Diễn giải Số tiền
1 CP NVL, CCDC phục vụ MTC 67.790.000
2 CP nhân công điều khiển MTC 45.569.000
3 Chi phí khấu hao MTC 90.211.000
4 Chi phí thuê ngoài MTC 250.345.000
Cộng 453.915.000
Biểu 2.16 : Trích Sổ chi tiết TK 623
TỔNG CÔNG TY XDCT GT 1 Công ty CP ĐT Thương mại và XD GT 1
SỔ CHI TIẾT TK 623
CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
Tên công trình: Đường QL38B - Hưng Yên Tháng 12 năm 2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có … … … ... ... ... 7/12 30PC Mua NVL phục vụ MTC CT QL38B 331 5.862.493 10/12 60PC Thanh toán CP thuê máy 331 2.569.356
… … … ...
31/12 69KH Khấu hao máy 214 90.211.000
31/12 K/c K/c CP SD MTC quý IV 154 453.915.000
Cộng phát sinh 453.915.000 453.915.000
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2.17: Trích sổ cái TK 623
TỔNG CÔNG TY XDCT GT 1
SỔ CÁI TK 623
CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
Tháng 12 năm 2008
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc