Đối với doanh nghiệp sản xuất chăn, ga, gối, đệm như công ty TNHH Hàn Việt thì NVL là một yếu tố hết sức quan trọng. NVL thiếu hay không đảm bảo các yêu cầu về chất lượng đều làm ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng sản phẩm và uy tín của công ty. Do dó tổ chức quản lý và hạch toán NVL tốt góp phần ngăn ngừa các hiện tượng sử dụng lãng phí, tham ô hoặc làm thất thoát vật liệu trong quá trình sử dụng đồng thời cũng góp phần giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng vốn có hiệu quả do tổ chức hợp lý việc việc cung cấp và dự trữ NVL.
Mặt khác, chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho, thông tư số 89/2002/TT – BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài Chính về việc “Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết Định 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính”và gần đây là chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2008/QĐ – BTC ngày 14/9/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán đặc biệt là kế toán NVL trong tình hình mới, phù hợp với thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng vào tình hình thực tế Doanh nghiệp không tránh khỏi những vướng mắc. Do vậy hoàn thiện hạch toán kế toán NVL là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ và vừa như công ty TNHH Hàn Việt khi Việt Nam gia nhập WTO.
2. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN NVL
2.1.Về công tác hạch toán NVL
2.1.1 Ưu điểm:
− Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung góp phần đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng về nhiệm vụ cũng như đảm bảo được sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh
đạo công ty. Mặc dù nhân viên trong công ty được tổ chức theo các phòng ban, được chuyên môn hoá và được phân công, phân nhiệm cụ thể nhưng phòng kế toán luôn luôn có sự liên hệ chặt chẽ với các phòng ban khác giúp cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty được liên tục, thống nhất, tăng hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý đặc biệt là trong phần hành kế toán NVL
Mặt khác, cán bộ phòng kế toán đặc biệt là kế toán NVL là người có trình độ chuyên sâu, hầu hết đều tốt nghiệp đại học. Trong quá trình hoạt động, các nhân viên trong phòng kế toán luôn cập nhật và áp dụng theo những văn bản, quyết định mới nhất về chế độ kế toán. Nhờ đó, công tác hạch toán kế toán của công ty luôn theo kịp với những thay đổi của thị trường, không bị lạc hậu so với các doanh nghiệp khác.
− Về phương pháp hạch toán: Với khối lượng NVL phong phú, mật độ nhập xuấ NVL nhiều việc áp dụng hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên là hoàn toàn phù hợp đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như cung cấp thông tin về NVL cho ban giám đốc.
− Về hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được lập theo đúng chế độ;quy trình luân chuyển chứng từ theo một trình tự hợp lý, đảm bảo tính kịp thời của số liệu phục vụ cho quản lý và đảm bảo tính kiểm tra chặt chẽ.
− Về hệ thống Tài khoản: Hệ thống tài khoản được vận dụng một cách linh hoạt, các TK tổng hợp và chi tiết được mở phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán NVL tại công ty.
− Về hình thức sổ kế toán: Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp là hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ này phù hợp với qui mô và trình độ kế toán của doanh nghiệp đặc biệt thuận lợi khi doanh nghiệp sử dụng kế toán bằng máy vi tính. Công ty đã xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết với kết cấu đơn giản, phù hợp với việc tổng hợp số liệu và nhập dữ liệu vào máy. Điều này đã tạo điều kiện cho các hành được thực hiện hiệu quả đặc biệt là phần hành kế toán NVL.
2.1.2. Nhược điểm:
− Về phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho áp dụng tại công ty: Phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm như: đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu, cung
cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư kịp thời, chính xác, tuy nhiên phương pháp này thích hợp hơn với những doanh nghiệp có ít loại NVL, mật độ nhập xuất ít. Thực tê hoạt động sản xuất của công ty TNHH Hàn Việt sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau (hơn 1000 loại) với số lượng nhập, xuất lớn. Áp dụng phương pháp thẻ song song thường dồn công việc vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến việc theo dõi, hạch toán hàng tồn kho
− Thứ hai: Nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm là rất phong phú về chủng loại. Từ thực tế đó đơn vị đã tiến hành phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu nhưng lại chưa hoàn thiện việc xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu” điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi vật liệu.
− Thứ 3: Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ giúp giảm nhẹ công việc tính toán so với nhiều phương pháp khác. Tuy nhiên một nhược điểm là cuối tháng mới tính được giá xuất NVL vì thế không thể biết được giá trị vật tư tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng ảnh hưởng đến tính cung cấp thông tin kịp thời của kế toán
− Thứ 4: Việc lập dự phòng giảm giá NVL:Công ty sử dụng rất nhiều loại NVL, có một số loại có giá cả không thật ổn định qua các năm, do vây vào cuối mỗi năm cần phải lập dự phòng giảm giá vật liệu cho từng loại vật liệu giảm giá so với giá trị thị trường nhằm chủ động bù đắp giá trị tổn thất do giảm giá vật tư tồn kho có thể xảy ra. Tuy nhiên tại công ty TNHH Hàn Việt, kế toán đã không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
− Thứ 5: Cách xử lý của kế toán đối với các trường hợp kiểm kê phát hiện thừa, thiếu NVL là chưa sát với quy định của Bộ Tài Chính.
− Thứ 6: Về tài khoản sử dụng: Công ty không đăng ký sử dụng TK 151 – “Hàng mua đang đi đường”. Do vậy cuối kỳ hạch toán, nếu công ty đã nhận được hóa đơn mua hàng (tức là vật tư thuộc quyền sở hữu của công ty) nhưng hàng còn đang trên đường vận chuyển thì kế toán chỉ lưu chứng từ vào tập hồ sơ mà không hề hạch toán nghiệp vụ này cho đến khi vật tư về nhập kho công ty.
− Thứ 7: Hiện nay công ty không thực hiện lập dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh nói chung và dự toán ngân sách chi phí NVL nói riêng. Mặc dù, phòng kế hoạch vật tư – xuất nhập khẩu có đưa ra định mức dự trữ NVL tối đa và tối thiểu song vẫn bị động
trong việc quyết định lượng vật tư cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ.
− Thứ 8: NVL của công ty phải nhập khẩu 60%, mặc dù hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO nên doanh nghiệp thuận lợi hơn rất nhiều trong quá trình nhập khẩu NVL song công ty vẫn phải chịu những biến động bất thường về giá cả, rủi ro trong quá trình vận chuyển, tiền bảo hiểm, các loại thuế …Các yếu tố này khiến chi phí NVL của công ty khá cao. Công ty cần có biện pháp hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực này.