2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
3.3.1.Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán nhập kho
3.3.1.1.Đối với NVL nhập kho do mua ngoài
Tại công ty việc nhập kho được thực hiện bởi bộ phận cung ứng vật tư, thông qua việc ký kết hợp đồng mua hàng hoặc trực tiếp mua hàng. Dựa vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và sự biến động giá cả trên thị trường phòng kế hoạch vật tư - xuất nhập khẩu sẽ tiến hành xác định số lượng, chủng loại NVL và nguồn cung ứng để đảm bảo kế hoạch sản xuất.
+ Yêu cầu chào giá vật tư: Khi có nhu cầu mua một loại vật tư nào đó (loại vật tư chưa được ký hợp đồng hoặc hợp đồng mua vật tư ký với nhà cung cấp đã được thanh lý) thì phòng kế hoạch vật tư sẽ gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp vật tư đó. Với các loại vật tư hoặc nhà cung cấp mới thì cùng với yêu cầu báo giá, bộ phận vật tư sẽ yêu cầu gửi hàng mẫu để thử. Sau đó căn cứ trên kết quả phòng thí nghiệm đưa lên (hàng đạt chất lượng hay không), bản báo giá do nhà cung cấp gửi đến và kinh nghiệm cá nhân, bộ phận vật tư sẽ chọn nhà cung cấp và xúc tiến việc ký hợp đồng cung ứng vật tư với nhà cung cấp.
+ Ký hợp đồng cung ứng vật tư: Hợp đồng quy định chi tiết về yêu cầu kỹ thuật với mặt hàng được cung ứng, đơn giá mua, thời gian cung ứng và các điều kiện khác. Việc chuyển hàng sau đó đều căn cứ trên hợp đồng đã được ký này. (Xem mẫu phần Phụ lục)
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AE/2008
Liên 2: Giao khách hàng 0087967 Ngày 12 tháng 12 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may Hà Nội
Địa chỉ: số 14 ngõ 144 Quan Nhân – Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 043.6880789 MS: 0100925898
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Hàn Việt
Địa chỉ: km 14, Quốc lộ 1A – Thanh Trì – Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM, CK MS: 0100955275 – 1
STT Tên hang hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Vải DK single 40 PC trắng (Theo mẫu)
Kg 2.270 50.000 113.500.000
Cộng tiền hang: 113.500.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 11.350.000
Tổng cộng tiền thanh toán 124.850.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi tư triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên ) (Ký , ghi rõ họ tên )
− Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng được chuyển đến: Thủ tục kiểm tra chất lượng vật tư hàng hoá là một thủ tục không nhất thiết phải tiến hành với mọi vật tư được đưa về nhập kho công ty. Thủ kho chỉ yêu cầu giám định về chất lượng hàng hoá khi có nghi ngờ đặc biệt về chất lượng của số hàng giao. Riêng với những loại vật tư mới được mua lần đầu nhất thiết phải kiểm tra chất lượng hàng được chuyển đến xem có đạt yêu cầu như mẫu đã gửi hay không.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Đơn vị: Hàn Việt Bộ phận
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 12 tháng 12 năm 2008
- Căn cứ vào Quyết Định số 12031 ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Giám Đốc Công ty TNHH Hàn Việt về việc kiểm nghiệm nhập kho lô hàng vải CVC theo hợp đồng số 151563
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông: Phạm Văn Hải- Chức vụ: Giám đốc sản xuất- Đại diện cty Hàn Việt. Trưởng ban + Ông : Trần Quốc Toản - Chức vụ: Thủ kho - Đại diện cty Hàn Việt . Uỷ viên + Ông: Lê Thái Minh - Chức vụ: Trưởng phòng KHVT-XNK
Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị Số lượng Kết quả Số lượng đúng quy cách, p/c Số lg không đúng p/c A B C D E 1 2 3 F
Vải CVC Kiểm tra
toàn bộ số lượng và chất lượng
mét 5105 5105
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vải không đạt yêu cầu như mẫu đã giao, mật độ vải là110*86 thấp hơn so với mẫu 110*91, độ co 14 cm cao hơn so qui định 5 cm Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Lê Thái Minh Trần Quốc Toản Phạm Văn Hải
− Nhập kho: Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng, căn cứ Biên bản kiểm nhận vật tư thủ kho tiến hành nhập kho. Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện
diện của cán bộ cung ứng vật tư và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu. Phiếu nhập kho được kế toán NVL viết bằng tay thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) trong đó liên 1lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng (phòng VT – XNK), liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ.
Trên phiếu nhập trách nhiệm ghi các chỉ tiêu được qui định như sau:
+ Chỉ tiêu số lượng, chủng loại, hàng nhập theo yêu cầu do nhân viên phòng KHVT - XNK ghi
+ Chỉ tiêu chủng loại, số lượng hàng nhập thực tế do thủ kho ghi + Chỉ tiêu đơn giá và thành tiền do kế toán ghi
Biểu 2: Phiếu nhập kho
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12 tháng 12 năm 2008
Nợ: TK 1521 Số: 121268 Có: TK 3311_Cty Dệt may Hà Nội
Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Dệt may Hà Nội Theo hoá đơn GTGT số 0087967 ngày 12 tháng 12 năm 2008 Nhập tại kho: NVL Hanvico. Địa điểm
Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản Mã số Đơn vị Số lượng Đơn Theo C.từ Thực nhập 1 Vải DK single 40 PC trắng (Theo mẫu) kg 2.270 2.270 50.000 113.500.000 Cộng: 2.270 2.270 50.000 113.500.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm mười ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 12 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Quy trình luân chuyển của phiếu nhập
Mẫu số C20 – H Theo QĐ: 19/2006/QĐ – BTC ngày 30 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Đơn vị: Hàn Việt Địa chỉ: Mã DDVSDNS:…
Sơ đồ 13: Qui trình luân chuyển phiếu nhập
Trách nhiệm l/c Bước công việc
Người có nhu cầu nhập hàng Ban kiểm nghiệm Phụ trách phòng VT-XNK Kế toán NVL Thủ kho 1. Đề nghị nhập hàng 2. Lập bbản kiểm nghiệm 3. Viết phiếu nhập 4. Ký phiếu nhập 5. Nhập kho 6. Ghi sổ
7. Bảo quản lưu trữ
Đối với NVL nhập khẩu ngoài đơn đặt hàng (packing lits), hợp đồng thương mại (Sales Contract), hóa đơn (Commercial invoice), giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C còn phải sử dụng các chứng từ khác để có được NVL như:Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Chứng từ ghi số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải thu.