Căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi……, kế toán tiến hành nhập liệu tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quan đến giao dịch cung cấp hàng hoá dịch vụ. Đế cuối kỳ, khi đã xác đinh được doanh thu cung cấp dịch vụ, kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển các khoản chi phí tương ứng đã chi ra sang giá vốn mà không kết chuyển qua TK 154, đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán ra từ TK 632 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản:
+ Nợ TK 632:
Có TK 621, 622, 627:
+ Nợ TK 911:
Có TK 632: Chi tiết trình tự nhập liệu vào máy như sau:
Tại màn hình giao diện kế toán chọn phân hệ “ Kế toán tổng hợp” => chọn mục “ Cập nhật số liệu” => Bút toán kết chuyển tự động.
Đánh dấu vào các mục chọn tên bút toán như: + K/c chi phí nhân công
+ K/c giá vốn... Sau đó nhấn
Đánh dấu vào các mục chọn tên bút toán như: + K/c chi phí nhân công
+ K/c giá vốn
Sau đó nhấn và chọn thời gian để tạo các bút toán kết chuyển.
Phần mềm sẽ tự động kết chuyển và đưa số liệu vào các sổ kế toán như: Sổ cái TK 632 và các sổ liên quan khác.
Khi cần in sổ sách hay báo cáo kế toán hàng kì, tại cửa sổ làm việc của chương trình chọn phân hệ nghiệp vụ: “ Kế toán tổng hợp” => Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung=> Sổ cái của một tài khoản.
Chọn TK 632. Chọn thời gian. Nhấn “ Nhận” => Sổ cái