P. Quản lý hợp tác
1.4.2 Các phòng ban chức năng
Với quy mô gọn nhẹ, Công ty bao gồm phòn quản lý và kinh doanh trong đó có 3 phòng trực thuộc, 1 chi nhánh và 1 văn phòng đại diện.
1.4.2.1 Phòng ban quản lý
Bao gồm phòng tổ chức kế hoạch, phòng tài chính kế toán và văn phòng Công ty.
Nhiệm vụ của phòng ban này gồm có
Theo dõi các quy chế chính sách của Công ty giám sát các hoạt động
và thu nhận thông tin, các chính sách quốc gia để gửi về văn phòng, đồng thời thực hiện tất cả các công tác hành chính sự vụ của công ty như in ấn tài liệu văn phòng phẩm, phục vụ điều hành tổng đài và mạng lưới điện thoại Công ty.
Giúp Giám đốc thực hiện các công việc có liên quan đối với công tác
tổ chức hành chính, lao động tiền lương, thưởng theo đúng chế độ và chính sách.
Tham mưu cho Giám đốc sắp xếp, tổ chức lao động nhằm sử dụng lao
động một cách có hiệu quả, xây dựng chỉ tiêu về biên chế.
Riêng phòng tài chính kế toán, có nhiệm vụ theo dõi và quản lý vốn
đề ra theo những chiến lược của Công ty về vốn, tổng hợp tất cả các số liệu của kế toán để tính lãi, lỗ, tình hình thu chi của Công ty, làm các thủ tục thanh toán nội địa giữa Công ty với đơn vị trong nước, thanh toán ngoại tệ giữa công ty với các công ty nước ngoài khi xuất nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh.
1.4.2.2 Phòng kinh doanh của MECANIMEX
Bao gồm phòng xuất nhập khẩu, xúc tiến thương mại đầu tư và kinh doanh nội địa. Những nhiệm vụ chính của phòng ban kinh doanh là
Giao dịch và ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu với các đơn vị nước
ngoài làm các thủ tục nghiên cứu các mặt hàng từ bước đầu cho đến bước cuối cùng, tìm kiếm mặt hàng, mở rộng thị trường trong cũng như ngoài nước. Đối với hợp đồng nội phải đôn đốc khách hàng thực hiện hợp đồng và giao hàng đúng hẹn, chất lượng hàng đảm bảo.
Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại như tổ chức và tham gia
các triển lãm thương mại trong và ngoài nước, nghiên cứu thị trường nước ngoài, quảng bá giới thiệu các sản phẩm công nghiệp và mặt hàng xuất nhập khẩu của MECANIMEX trên phạm vi nội địa và quốc tế.
* Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh
Hoạt động kinh doanh theo chỉ thị của Giám đốc chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về mọi mặt hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh
* Văn phòng đại diện ở Hải Phòng
Có nhiệm vụ thưc hiện mọi nhiệm vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu tai cảng Hải Phòng
Phân bổ cán bộ và công nhân viên trong các phòng ban
Do tính chất gọn nhẹ và hiệu quả trong cơ cấu tổ chức, hiện nay tại MECANIMEX tổng số cán bộ công nhân viên là trên 70 người và được phân bổ đồng đều vào các vị trí phòng ban phù hợp với trình độ và năng lực chuyên môn.
Cán bộ trong Công ty chủ yếu tốt nghiệp các trường đại học Kinh tế quốc dân, đại học Bách khoa Hà Nội, đại học Ngoại thương Hà Nội… Do đó, trình độ các bộ ở đây luôn bảo đảm được các yêu cầu cơ bản cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Tuổi đời bình quân của các cán bộ công nhân viên tại Công ty dao động trong khoảng 35- 40 tuổi. Đây là độ tuổi giàu kinh nghiệm và khá sung sức, có khả năng đóng góp hiệu quả vào mọi mặt hoạt động kinh doanh sản xuất của MECANIMEX. Điều này một lần nữa khẳng định tính chất đa dạng trong bộ máy nhân lực của Công ty và chế độ lương thưởng, đãi ngộ hợp lý của MECANIMEX đã thu hút và duy trì được nguồn nhân lực mạnh về chuyên môn và giàu về kinh nghiệm.
CHƯƠNG 2