- Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ quản lý các loại vốn, tổ chức công tác thống kê kế toán, hạch toán chính xác kịp thời và đầy đủ các loại vốn,
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ phận kế toán hàng mua Bộ phận kế toán thanh toán Thủ quỹ Bộ phậnkế toán hàng kho tồn Bộ phận kế toán TSCG Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán hàng bán
Sơ đồ bộ máy kế toán trên đợc xây dựng dựa trên chức năng nhiệm vụ của cán bộ, cụ thể:
Kế toán trởng: có nhiệm vụ hớng dẫn, chỉ đạo mọi công việc toán từ việc chứng từ, vào sổ sách, hạch toán ...đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp sổ sách và quyết toán tài chính. Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về tính xác thực của các thông tinh kế toán trong tất cả các báo cáo kế toán tài chính đợc lập.
Các kế toán viên ở phòng kế toán phụ trách các mảng kế toán chủ yếu:
Bộ phận kế toán hàng mua: có nhiệm vụ quản lý, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở khâu mua hàng. Thu thập các chứng từ về mua hàng, vào các sổ chi tiết hàng mua theo chủng loại, số lợng và giá. Đông thời thực hiện các công việc có liên quan đến việc ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh, vay vốn ngân hàng và các đối tợng có liên quan phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty , theo dõi hạch toán đầy đủ, kịp thời toàn diện tình hình biến động của tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn, dài hạn tại các ngân hàng công ty mở tài khoản.
Bộ phận kế toán hàng bán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở khâu bán hàng. Thu thập các hóa đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ việc bán hàng, phân loại chúng theo từng đơn vị bán, vào sổ chi tiết hàng bán và sổ tổng hợp. Quản lý công nợ phải thu, lập và báo cáo kế hoạch sử dụng vốn, thu hồi công nợ hàng tháng, đề xuất các giải pháp huy động vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn huy động, thu hồi công nợ, đôn đốc nhắc nhở các bộ phận có liên quan trong việc thu hồi các khoản công nợ đã đến hạn, quá hạn thanh toán và tiền phạt vi phạm hợp đồng.
Bộ phận kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm theo dõi, hạch toán, ghi
sổ kế toán và lập báo cáo có liên quan đến các khoản thu chi tiền mặt, các nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nơc đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định của Nhà Nớc, kiểm tra, soát xét các chứng từ thanh toán trớc khi trình lãnh đạo ký duyệt. Có trách nhiệm hớng dẫn các đối tợng liên quan thực hiện đầy đủ các quy định về hóa đơn chứng từ khi thực hiện việc tạm ứng, thanh toán, thờng xuyên nghiên cứu, cập nhật chế độ chính sách pháp luật của Nhà nớc về thuế để đề xuất giải pháp cho lãnh đạo công ty thực hiện đúng các quy định của Nhà nớc trên cơ sở đảm bảo đợc lợi ích của công ty, thờng xuyên đối chiếu số d tiền mặt trên sổ kế toán với thủ quỹ, định kỳ lập biên bản đối chiếu xác nhận số d, trong quá trình đối chiếu nếu phát hiện sai lệch phải tìm rõ nguyên nhân và đa ra biện pháp xử lý. Tính lơng và lập bảng thanh toán l- ơng hàng tháng, lập bảng phân bổ và khấu trừ các khoản trích theo lơng nh BHXH, BHYT, KPCĐ để tính toán xác định hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh và trừ vào lơng của ngời lao động.
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu chi hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ kế toán tiền mặt. Chịu trách nhiệm luu giữ các giấy tờ có giá nh cổ phiếu, trái phiếu, công trái, giấy tờ nhà đất, chứng chỉ tiền gửi, sổ tiết kiệm... của công ty giao cho bảo quản, cất giữ và hoàn toàn chịu trách nhiệm cá nhân trớc công ty, pháp luật nếu để xảy ra thất thoát, mất mát hay để cho các cá nhân, tổ chức khác lợi dụng gây hậu quả thiệt hại về kinh tế, uy tín cho công ty. Thực hiện việc thu nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn, đối chiếu số liệu bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm theo định kỳ hàng tháng, quý, năm.
Bộ phận kế toán hàng tồn kho: căn cứ vào số liệu nhập, xuất, tồn để vào sổ tổng hợp nhập, xuất , tồn.
Bộ phận TSCĐ: theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ,
mở sổ chi tiết tình hình sử dụng tài sản cố định theo từng nhóm tài sản, lập bảng đăng ký khấu hao tài sản cố định trình ban lãnh đạo công ty phê duyệt và đăng ký nộp cho cơ quan thuế theo đúng quy định hiện hành làm cơ sở quyết toán thuế hàng năm. Hàng tháng xác minh công nợ, dịch vụ mua ngoài, tài khoản tạm ứng
Bộ phận kế toán tổng hợp: Từ số liệu chi tiết, tiến hành tập hợp chi phí và
tính giá thành toàn công ty, căn cứ vào sổ sách kế toán và các chứng từ vào
bảng tổng hợp cân đối kế toán và báo cáo kế toán, lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, bao quát toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến các tài khoản kế toán khác nhằm đảm bảo có đầy đủ thông tin số liệu phục vụ công tác lập báo cáo tài chính theo quy định, chủ động đề xuất các biện pháp chung về nghiệp vụ cho kế toán trởng đảm bảo phát huy tối đa hiệu quả thực thi chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.