I. Phương hướng và nhiệm vụ đặt ra cho công ty trong thời gian tới 1 Phương hướng phát triển của công ty trong tương lai.
1. Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu bộ máy quản lý trong các phòng ban chức năng.
a. Cơ sở thực hiện.
Công ty tổ chức sắp xếp lại cơ cấu bộ máy quản lý trong các phòng ban chức năng dựa trên các cơ sở sau:
- Căn cứ vào yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Căn cứ vào bản tiêu chuẩn chức danh của toàn bộ các phòng ban đơn vị trong công ty để thêm, bớt hoặc ghép các phòng ban lại với nhau một cách hợp lý nhất. - Căn cứ vào bản tiêu chuẩn chức danh của từng vị trí, chuyên môn của công việc quy định để so sánh với công việc hiện tại của các cán bộ quản lý tại vị trí đó và thấy được tình trạng làm trái ngành, trái nghề, trái trình độ trong công ty. Qua đó, bổ nhiệm các cán bộ tại các vị trí quan trọng hoặc rút bớt cán bộ tại những vị trí không cần thiết theo hướng tinh giảm bộ máy quản lý .
- Căn cứ vào tình hình sử dụng thời gian làm việc của các phòng ban để sắp xếp lại lao động tránh tình trạng nhàn rỗi, gây cảm giác mất hứng thú và nhàm chán với công việc của cán bộ công nhân viên trong công ty.
b. Phương thức tiến hành.
Các bước thực hiện:
- Rà soát lại chức năng của mỗi phòng.
- Xác định số lượng cán bộ, nhân viên cần có của mỗi phòng và nhiệm vụ của từng người trong phòng.
- Sắp xếp, lựa chọn người thích hợp với công ty, với chức danh nhiệm vụ công việc.
- Có biện pháp, quy chế riêng áp dụng với những người chưa được giải quyết một cách thỏa đáng, bố trí công việc và vị trí mới phù hợp cho họ.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều biến động như hiện nay, môi trường hoạt động của doanh nghiệp đã bắt đầu có chiều hướng thay đổi; thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý SXKD của công ty không thể xơ cứng mà phải luôn được đổi mới cho thích ứng để đảm đương được ngày càng tốt hơn việc thực hiện các chức năng quản trị trong công ty. Có một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả, tăng cường sự phối hợp, giảm mâu thuẫn giữa các bộ phận và ngăn ngừa sự trùng lặp trong công việc. Một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý phải là một mô hình mà trong đó các bộ phận có mối quan hệ mật thiết hữu cơ với nhau, không thừa và cũng không thiếu bộ phận nào, nhiệm vụ của các phòng ban phải rõ ràng, không chồng chéo, bộ máy quản lý phải được tinh giản, gọn nhẹ tới mức tối đa có thể. Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn chưa thực sự có một mô hình tổ chức hoàn hảo, các phòng ban vẫn còn rất nhiều và chồng chéo nhau về chức năng và nhiệm vụ. Do đó, để phù hợp với tình hình phát triển hiện tại và trong tương lai, công ty cần phân chia lại một số bộ phận như sau:
Thành lập xưởng Sửa chữa cơ khí trên cơ sở sát nhập xưởng Cơ khí chế tạo vào xưởng Sửa chữa thiết bị:
Sở dĩ, có thể sát nhập hai xưởng này vì tính chất công việc và đặc điểm lao động của 2 xưởng này có những điểm tương đối giống nhau và có liên quan đến nhau. Cả 2 xưởng đều phải làm những công việc thuộc lĩnh vực cơ khí. Vì vậy, khi sát nhập thành xưởng Sửa chữa cơ khí thì cán bộ trong xưởng có thể hỗ trợ cho nhau.
Như vậy, xưởng Sửa chữa cơ khí sẽ có những chức năng và nhiệm vụ sau:
- Nắm vững nguyên lý, cấu tạo, bản vẽ lắp đặt hệ thống thiết bị sản xuất xi măng; nắm vững các yêu cầu kỹ thuật, đặc tính, kết cấu kim loại khi gia công bao gồm: cắt gọt, rèn, nguội, hàn, gò… để chế tạo, phục hồi thiết bị, nhằm phục vụ cho quá trình sửa chữa thiết bị thuộc dây chuyền sản xuất xi măng.
- Trên cơ sở kế hoạch sửa chữa định kỳ các thiết bị công nghệ công ty giao, tổ chức khảo sát, lập dự trù vật tư, công nhân, tổ chức sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ các thiết bị cơ khí đảm bảo đúng tiến độ, đúng kỹ thuật theo dự toán đã được duyệt.
- Quản lý chặt chẽ vật tư, phụ tùng, vật liệu đã cấp phát cho các tổ, đội, ca sửa chữa, đảm bảo sử dụng đúng mục đích, chống lãng phí thất thoát và triệt để tiết kiệm vật tư, nhân công.
- Giữ gìn, bảo quản, tu sửa thiết bị, dụng cụ trang bị đã được giao, tìm biện pháp phát huy khả năng của thiết bị phục vụ quá trình gia công, chế tạo, phục hồi và sửa chữa thiết bị của đơn vị.
Sáp nhập và chuyển chức năng nhiệm vụ của phòng Quản lý xe máy về phòng Cơ khí: Hay nói một cách khác, giao thêm cho phòng Cơ khí thêm một việc nữa là công tác quản lý kỹ thuật về công tác bảo dưỡng và sửa chữa xe cơ giới. Như vậy, phòng Cơ khí sẽ có những chức năng và nhiệm vụ sau:
- Lập quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa xe, máy, các loại thiết bị khai thác, bốc xúc… Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy trình đó.
- Xây dựng các định mức tiêu hao vật tư, phụ tùng, nhiên liệu trong quá trình sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa các loại xe, máy nhằm giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức kiểm tra về tình trạng kỹ thuật của xe và máy theo quy định, đảm bảo xe, máy hoạt động ổn định đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Tham gia lập dự toán, quyết toán công việc sửa chữa xe, máy; quyết toán vật tư, nhiên liệu, phụ tùng trong quá trình sử dụng các phương tiện vận tải.
Sát nhập 2 phòng này sẽ làm giảm bớt sự cồng kềnh của bộ máy quản lý và làm tăng tính linh hoạt trong khi thực hiện công việc của các phòng ban có liên quan.
Sát nhập các Văn phòng đại diện trực thuộc công ty vào Trung tâm giao dịch tiêu thụ:
Sau khi sát nhập, Trung tâm giao dịch tiêu thụ sẽ có những nhiệm vụ và chức năng sau:
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp cụ thể để thực hiện kế hoạch của công ty giao hàng tháng, quý, năm; xây dựng kế hoạch tổng thể về công tác tiêu thụ sản phẩm theo hướng phát triển mở rộng nâng công suất nhà máy.
- Tổng hợp dự báo nhu cầu thị trường, đề xuất giải pháp mở rộng và phát triển thị trường trên cơ sở kế hoạch tổng thể của công ty, đồng thời xây dựng các phương án phù hợp với từng giai đoạn, nhằm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty.
- Lập thủ tục, ký kết các hợp đồng kinh tế về TTSP, hợp đồng vận chuyển sản phẩm theo sự ủy quyền cụ thể của Giám đốc công ty.
- Quản lý và chỉ đạo các Văn phòng đại diện tập trung làm tốt công tác thị trường, hỗ trợ các nhà đại lý mở rộng thị trường TTSP của công ty; quản lý và sử dụng tài sản tại các văn phòng đại diện hợp lý và hiệu quả.
Còn Văn phòng đại diện của công ty tại các địa bàn sẽ có những chức năng và nhiệm vụ sau:
- Quản lý địa bàn tiêu thụ xi măng, clinker được giao.
- Điều tra, tổng hợp dự báo cung – cầu; thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường về giá cả, sản lượng tiêu thụ các chủng loại xi măng, thị hiếu người tiêu dùng trên địa bàn được phân công đảm nhiệm; tiếp thị quảng các xi măng Bỉm Sơn.
- Phối hợp với nhà phân phối chính về thị trường và bán hàng để nhà phân phối chính mở rộng thị trường, tiếp thị, tìm kiếm khách hàng, giải quyết thương vụ tại địa bàn. Kiểm tra giám sát, xác nhận vận tải đưa xi măng về đúng địa bàn được giao quản lý.
- Tham mưu cho Trưởng TTGDTT trong việc tìm kiếm các đối tác tiêu thụ xi măng vào các công trình lớn để lập thủ tục ký kết hợp đồng kinh tế thuộc lĩnh vực TTSP của công ty.
Như vậy, mô hình tổ chức mới của Trung tâm giao dịch tiêu thụ như sau:
Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức mới của Trung tâm Giao dịch tiêu thụ (đề xuất)
Trưởng Trung tâm GDTT Phó Tr. Trung tâm GDTT Các Văn phòng đại diện Ban
Sau khi sát nhập các phòng ban trên sẽ có những cán bộ quản lý và công nhân không có việc làm. Công ty có thể giải quyết việc làm cho họ bằng cách:
- Những cán bộ, công nhân gần đến tuổi nghỉ hưu, sức khỏe yếu có thể vận động họ về hưu sớm và kèm theo chế độ trợ cấp hấp dẫn, thỏa đáng cho người về hưu trước tuổi theo thỏa ước lao động tập thể của công ty và theo Nghị định 41 của Chính phủ.