2.4.2.1. Hạch toán chi tiết nhập vật liệu
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính chính xác của từng chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất lên thẻ kho.Do vậy, thẻ kho được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán.
- Định kỳ sau 15 ngày, thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được chứng từ này.
- Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) hoặc phân loại thưo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) tiếp theo, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập vật tư cho từng kho (bảng 2.6).
- Căn cứ trên phiếu nhập vật tư vào máy vi tính. Số phiếu nhập.
Ngày...tháng
Tên khách hàng (đơn vị bán) Tỷ giá ngoại tệ (nếu có)
Mã vật tư.
Số lượng vật liệu nhập
Đơn giá nhập :tiền VNĐ, ngoại tệ.
Khi nhập xong dữ liệu , trên máy tính tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sắn .
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
Từ bảng kê chi tiết nhập vật tư ở các kho trên kế toán tổng hợp số liệu theo tài khoản để lập bảng tổng hợp nhập vận tư (bảng 2.7).Tương tự :''Bảng tổng hợp xuất vật tư ''(Bảng 2.11) cũng được lên bằng cách dựa vào bảng kê chi tiết xuất vật tư.
Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với người bán ,Công ty sử dụng số chi tiết số2- Thanh toán với người từ một đến hai tờ sổ. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ phiếu nhập ghi chép vào sổ cuối tháng ,sổ chi tiết sẽ được tính toán cho từng người bán.
-Kế cấu sổ chi tiết sổ 2 (sổ chi tiết công nợ),cơ sở số liệu và cách ghi: +Số dư đầu tháng: Số dư cuối tháng trước chuyển sang.
+ Căn cứ vào chứng từ nhập kế toán ghi số liệu, ngày, tháng, nhập, chứng từ, nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế quy đổi ra VNĐ (nếu mua bằng ngoại tệ)
+ Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột nợ hay có của tài khoản 331 và đối ứng với các tài khoản có liên quan.
+ Tính ra số dư cuối tắng: Bằng số dư đầu tháng (dư có) cộng (+) cột có trừ (-) cột nợ.
Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dòng trên nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho từng người bán. Khi lên hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên nợ của tài khoản 331, có tài khoản 331 tính ra số dư cuối tháng. Số liệu ghi trên nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lên bảng kê số 3.
Công ty cổ phần Việt Bảo Bảng 2.8