2.4.1.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu
Hạch toán tổng hợp vật liệu là công cụ không thể thiếu và rất có ảnh hưởng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh.Tại công ty cổ phần sử dụng các tài khoản: 152, 331, 111, 112, 138, 621, 627, 641,642.
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số TK khác.
Để thuận tiện cho việc phân bổ và tính toán các tài khoản có thể được chi tiết theo các tài khoản chi tiết. Cụ thể đối với tài khoản 521 tại Công ty được phân chia như sau:
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. - TK 1521: Nguyên liệu chính - TK 1522: Vật liệu
- TK 1522.1: Hoá chất - TK 1522.2: Phụ liệu - TK 1523 Nhiên liệu
- TK 1524: Phụ tùng sửa chữa, thay thế. - TK 1526: Phụ tùng khác
- TK 1527: Phế liệu
* Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu
Các nghiệp vụ mùa và nhập vật liêụ được ghi chép các tài khoản kế toán tổng hợp, theo từng trường hợp sau:
Công ty áp dụng tính thuế GTGT ( VAT) theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, khi hạch toán kế toán ghi.
Nợ TK 152
Nợ TK 133 ( 1331) Có TK 331
Khi mua vật liệu bên ngoài bất kể trả tiền mua vật liệu hay không kế toán đều ghi quá TK 331, Vì vậy , TK 331 được sử dụng rất nhiều. Sau đó căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
VD: Ngày 25 tháng 12 năm 2007, Công ty mua vật liệu chính theo tổng giá thanh toán là 3.687.004.200 đồng. Công ty thanh toán bộ bằng ngoại tệ - kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK 152: 3.687.004.200
Có TK 112: 3.687.004.200
Đó là trường hợp hàng hoá và đơn giá cùng về. Nếu hoá đơn về còn hàng hoá chưa về nhập kho (ít xảy ra ở công ty), khi đó kế toán chỉ lưu lại hoá đơn mà không tiến hành ghi sổ.
Do vậy, Công ty không sử dụng TK 151 " Hàng mua đang đi đường" - Ngoài việc dùng tiền của ngân hàng hay tiền mặt để thanh toán mua nguyên vật liệu, Công ty còn sử dụng hình thức thanh toán khác như: tạm ứng tiền, trả trước tiền hàng.
+ Trường hợp tạm ứng tiền mua nguyên vật vật liệu. Khi tạm ứng tiền kế toán ghi:
Có KT 111, 112
Vật liệu sau khi kiểm nhận đảm bảo đủ điều kiện, thu kho tiến hành nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 141
Đồng thời, kế toán thanh toán sẽ tiến hành thanh toán tạm ứng có thể xảy ra 2 trường hợp.
* Trường hợp thiếu tanh ứng kế toán ghi. Nợ TK 141 ( theo số tạm ứng thiếu )
Có TK 111, 112
* Trường hợp thừa tạm ứng, kế toán ghi
Nợ TK 111, 112 ( theo sổ tạm ứng thừa ) Có TK 141
VD: Ngày 25 tháng 10 năm 2007, Công ty tạm ứng số tiền là 385.000 đồng cho anh tuyên phòng kế hoạch thi trường đi mua dầu náy. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của nơi bán số 1035 ngày 20 tháng 11 năm 2007 ghi bán cho Công ty với tổng số tiền là 385.000 đồng.
Với nghiệp vụ này kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 141 385.000
Có TK 111 385.000 Khi nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 133 : 35.000 Có TK 141 : 385.000
+ Trường hợp Công ty ứng trước tiền mua nguyên vật liệu của số tiền đã trả tháng trước kế toán ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 ( 1331) Có TK 331
Nế trong tháng không nhân được số vật liệu của số tiền đã trả trước thì số tiền này sẽ để ghi nợ trên TK 311
VD: Tháng 10 năm 2007, Công ty có đặt mua hàng một số thiết bị ga. Căn cứ vào hợp đồng Công ty đặt trước 3.000.000 đồng, đến tháng 11 kế toán nhận được hoá đơn và kiêm phiếu nhập kho loại vật liệu nói trên sẽ tiến hành ghi sổ theo định khoản
Nợ có TK 152 ( 1522): 2.000.000 Nợ TK 133 : 2000.000
Có TK 331 : 2.2000.000
Số tiền ứng trước còn lại tiếp tục để chi nợ trên TK 221 tháng sau.
- Đối với vật liệu mua ngoài, kế toán tổng hợp vật liệu, ngoài việc phản ánh giá mua thực tế còn phản ánh cho phí mua thực tế vật liệu để phản ánh chính xác, đầy đủ giá mua thực tế của vật liệu. Ở công ty, nếu chi phí vận chuyển thực ngoài do cán bộ đi mua vật liệu tạm ứng thì kế toán tiến hành tổng hợp trên TK 141 để ghi.
Nợ TK 152: Số tiền vận chuyển Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112
- Trường hợp vật liệu xuất dùng cho phân xưởng sản xuất nếu không sử dụng hết thì phải nhập lại xí nghiệp. Trong trường hợp này kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan xác định giá trị thực tế của vật liệu nhập kho, kế toán và thủ kho tiến hành ghi sổ.
Nợ TK 152
Có TK 154, 621, 627 (chi tiết từng bộ phận)
2.4.1.2. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu
Công tác kế toán tổng hợp xuất vật liệu là một trong những khâu chủ yếu của hạch toán vật liệu. Thông qua đó, biết được chính xác, kịp thời đầy đủ loại vật liệu xuất dùng.
Việc xuất dùng vật liệu chủ yếu là cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, Công ty còn xuất vật liệu cho vay hoặc để bán. Tuỳ theo mục đích sử dụng, hạch toán tổng hợp xuất vật liệu sẽ phản ánh giá thực tế của vật liệu xuất dùng vào bên có của TK 152 và bên nợ của TK liên quan.
- Xuất vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, quản lý phân xưởng, kế toán ghi:
Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 642
Có TK 152
Đối với cho vay, kế toán Công ty theo dõi trên TK 138, đến cuối tháng căn cứ vào đó, đòi tiền nợ của ngân hàng.
Nợ TK 641
Có TK 152