- TK 511 được sử dụng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong kỳ.
CÔNG TY CP FORMACH
3.2.2 Về tài khoản sử dụng, phương pháp kế toán và phương pháp tính giá
giá
Về việc sử dụng thêm một số tài khoản • Bổ sung tài khoản 139,159.
Trong thực tế, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan như: giảm giá hàng bán, thất thu các khoản nợ phải thu của khách hàng, Nhà nước đã cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro đó. Thực chất của việc lập dự phòng là đảm bảo quyền lợi về mặt tài chính của Công ty, chính Nhà nước đã hỗ trợ một phần cho việc mất mát đó.
Ở Công ty Cơ khí lâm nghiệp, kế toán không sử dụng cả hai tài khoản: TK 159- "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" và TK 139- "Dự phòng phải thu khó đòi". Điều này làm cho Công ty chịu thiệt thòi vì khi xảy ra rủi ro thực sự, Công ty sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không có khoản gì bù đắp cho nó cả, làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ. Hơn nữa, dự phòng chính là một phần lợi ích kinh tế mà Nhà nước mang lại cho Công ty và vì thế Công ty nên sử dụng để giảm bớt phần nào sự rủi ro (nếu có).
Cụ thể:
Đối với hàng tồn kho: Tại thời điểm cuối năm, khi kiểm kê hàng tồn kho, nếu phát hiện giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán lớn hơn giá trị thực tế trên thị trường, kế toán lập dự phòng:
Kết cấu TK 159:
Bên Nợ: -Xử lý thực tế giảm vào nguồn dự phòng -Hoàn nhập dự phòng đã lập Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho Giá thành phẩm trên thị trường ngày 31/12 Giá trị thành phẩm ghi trên sổ kế toán Số lượng thành phẩm tồn kho = * _
Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dư Có: Dự phòng đã lập hiện còn Cách hạch toán:
TK 721 TK 159 TK 6426
Hoàn nhập dự phòng Lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho
Đối với nợ phải thu khó đòi: Cuối năm, khi tiến hành kiểm kê các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng có khó khăn về tài chính, kế toán dự đoán số khách hàng không trả được nợ và lập dự phòng cho những khách hàng đó:
Kết cấu TK 139:
Bên Nợ: -Xử lý nợ phải thu thực tế thất thu
-Hoàn nhập dự phòng đã lập vào thu bất thường
Bên Có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dư Có: Dự phòng đã lập hiện còn Cách hạch toán:
TK 721 TK 139 TK 6426
Hoàn nhập dự phòng Lập dự phòng
phải thu khó đòi
Hiện nay dư nợ cuối kỳ các khoản phải thu của Công ty khá lớn, Công ty nên dự kiến số nợ phải thu khó đòi và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nêu trên. Mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. *
Mức dự phòng
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đó lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ hoặc xét xử... doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
*Xử lý khoản dự phòng phải thu khó đòi:
+ Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng phải thu khó đòi thì doanh nghiệp không phải trích lập.
+ Nếu số dự phòng phải trích lập < số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác.
+ Nếu số dự phòng phải trích lập > số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch.
*Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:
Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải lập hồ sơ sau:
+ Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của công ty, trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được).
+Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập công ty, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan.
+ Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của công ty.
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, kế toán công ty phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ phải hạch toán vào thu nhập khác.
•Bổ sung TK 531, 532
Hiện nay, khi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp bị xoá bỏ, các đơn vị tự hạch toán kinh doanh độc lập và tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện đó, tiêu thụ thành phẩm nói riêng và công tác tiêu thụ trong doanh nghiệp nói chung quyết định sự sống còn của doanh nghiệp.
Để tăng lượng hàng tiêu thụ, mỗi doanh nghiệp đều có những chiến lược riêng, trong đó, chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và chấp nhận nhận lại hàng khi hàng hoá mình bán ra kém phẩm chất là ba trong số các biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ.
Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân như: vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền được người bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng phẩm chất hay không đúng quy cách, quy định trong hợp đồng mua bán.
Để hạch toán các khoản này, chế độ kế toán quy định sử dụng các tài khoản: TK 531- "Hàng bán bị trả lại", TK 532- "Giảm giá hàng bán"
Kết cấu TK 531:
Bên Nợ: Phản ánh doanh thu của số hàng bán bị trả lại trong kỳ
Bên Có: Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại TK 531 cuối kỳ không có số dư.
Phương pháp hạch toán:
TK 111,112,131 TK 531 TK 511
Doanh thu hàng bán Kết chuyển DThu
bị trả lại hàng bán bị trả lại TK 3331 Thuế GTGT trả lại cho khách hàng TK 111,112,131 TK 155 Giá vốn hàng nhập lại TK 532- "Giảm giá hàng bán" Kết cấu TK 532:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua hàng trong kỳ
Bên Có: Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán vào TK 511 TK 532 cuối kỳ không có số dư
Phương pháp hạch toán:
TK 111,112,131 21323 TK 532 34563 TK 511
Giảm giá hàng bán Kết chuyển giảm
phát sinh trong kỳ doanh thu
Trên thực tế, ở Công ty Cơ khí lâm nghiệp đôi lúc cũng xảy ra nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng song Công ty không sử dụng TK 531 để hạch toán mà ghi các bút toán âm:
BT1: Ghi âm doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131: Ghi đỏ - giá trị lô hàng khách hàng còn chưa thanh toán Nợ TK 111: Ghi đỏ - số tiền trả lại cho khách (kèm phiếu chi)
Có TK 3331: Ghi đỏ - ghi giảm thuế GTGT của hàng tiêu thụ Có TK 511: Ghi đỏ - ghi giảm doanh thu bán hàng
BT2: Ghi âm giá vốn hàng bán
Nợ TK 632: Ghi đỏ - Ghi giảm giá vốn hàng bán
Có TK 155: Ghi đỏ - giá trị thành phẩm bị trả lại nhập kho
Đây là bút toán ghi chưa đúng với chế độ kế toán. Công ty nên dùng TK 531 để hạch toán lại:
BT1: Nợ TK 531: Doanh thu của số hàng bán bị trả lại
Có TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số doanh thu của hàng bán bị trả lại
Có TK 111,112,131: Trả bằng tiền hoặc trừ vào số nợ BT2: Nợ TK 155: Giá vốn của số hàng bán bị trả lại nhập kho
Có TK 632
• Bổ sung TK 002- "Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công" Khi Công ty nhận vật tư để gia công cho các đơn vị, tổ chức khác thì những hàng hóa này không thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng thuộc quyền quản lý và sử dụng, Công ty có trách nhiệm bảo toàn số tài sản này.
Theo chế độ, để theo dõi số tài sản trên, kế toán sử dụng TK 002, ghi đơn về tình hình biến động tăng, giảm của chúng. Trên thực tế, Công ty Cơ khí lâm nghiệp cũng có tài liệu theo dõi riêng những tài sản thuộc loại này nhưng lại không gọi đó là TK 002 và cách ghi cũng chưa hoàn toàn đúng với chế độ.
Vậy theo em, đối với những tài sản loại này, Công ty nên mở TK 002- "Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ nhận gia công" để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm; giá trị ghi trên TK này có thế là giá của hợp đồng hoặc giá quy định trong biên bản giao nhận. Mẫu sổ có thể thiết kế như sau:
TÀI KHOẢN
Số hiệu: 002 – trục máy
Tháng 04/2010 ĐVT: 1000 đồng
Chứng từ Diễn giải Số tiền
Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ ***