2. Nội dung và biện pháp quản lý công tác HC-QT Nội dung và biện pháp quản lý công tác HC-QT
2.1.1 Quản lý công tác HC –QT trong trường THCS Quản lý công tác HC – QT trong trường THCS
2.1.1 Quản lý công tác HC – QT trong trường THCS
Là quản lý các công việc về công văn giấy tờ hồ sơ sổ Là quản lý các công việc về công văn giấy tờ hồ sơ sổ
sách trong nhà trường và giữa nhà trừơng với các cơ quan sách trong nhà trường và giữa nhà trừơng với các cơ quan ngoaif nhà trường. Thực chất đó là cung cấp thông tin trong ngoaif nhà trường. Thực chất đó là cung cấp thông tin trong
quản lý của bất cứ hệ thống quản lý nào. quản lý của bất cứ hệ thống quản lý nào.
Quản lý công văn giấy tờ (CVGT)Quản lý công văn giấy tờ (CVGT)
của đảng, pháp luật của nhà nước về giáo dục – đào tạo của đảng, pháp luật của nhà nước về giáo dục – đào tạo và các hoạt động khác cho giáo viên, nhân viên và học và các hoạt động khác cho giáo viên, nhân viên và học
sinh trong trường THCS sinh trong trường THCS
Đặt ra kế hoạch năm học và báo cáo kết thực hiện lên Đặt ra kế hoạch năm học và báo cáo kết thực hiện lên
sở giáo dục – đạo tạo và cấp trên. Ghi chép và phản ánh sở giáo dục – đạo tạo và cấp trên. Ghi chép và phản ánh lên trên những ý kiến, nguyện vọng chính đáng của giáo lên trên những ý kiến, nguyện vọng chính đáng của giáo viên, nhân viên và học sinh và những kinh nghiệm sáng viên, nhân viên và học sinh và những kinh nghiệm sáng
tạo của quần chúng tạo của quần chúng
Làm căn cứ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm Làm căn cứ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm
để quản lý, chỉ đạo công việc trứơc mắt . CVGT lưu lại để quản lý, chỉ đạo công việc trứơc mắt . CVGT lưu lại
để phối hợp công tác giữa công tác cơ quan, đơn vị để phối hợp công tác giữa công tác cơ quan, đơn vị
Trong CVGT quan trọng nhất là văn bản Trong CVGT quan trọng nhất là văn bản
Văn bản nói chung là phương tiện tin và truyền đạt thông Văn bản nói chung là phương tiện tin và truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ nhất định. Văn bản quản lý: hình thành tin bằng ngôn ngữ nhất định. Văn bản quản lý: hình thành trong hoạt động quản lý nói chung là phương tiện quan trong hoạt động quản lý nói chung là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của
cơ quan. cơ quan.
Quản lý CVGT (trong đó có văn bản ) như sau : quản lý Quản lý CVGT (trong đó có văn bản ) như sau : quản lý
việc luân chuyển công văn đi, quản lý việc luân chuyển việc luân chuyển công văn đi, quản lý việc luân chuyển công văn đến. Quản lý việc soạn thảo và ban hành văn công văn đến. Quản lý việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý con dấu, tổ chức khoa học các hệ thống văn bản, quản lý con dấu, tổ chức khoa học các hệ thống văn
bản trong công tác của cán bộ quản lý. Mỗi văn bản ban bản trong công tác của cán bộ quản lý. Mỗi văn bản ban
hành đều phải đảm bảo đúng các quy định của nhà nước hành đều phải đảm bảo đúng các quy định của nhà nước về hình thức, thể thức trong đó con dấu đóng trên chữ ký về hình thức, thể thức trong đó con dấu đóng trên chữ ký của người cs thẩm quyền để đảm bảo sự chính xác và giá của người cs thẩm quyền để đảm bảo sự chính xác và giá
trị pháp lý của cơ quan tổ chức làm ra văn bản. trị pháp lý của cơ quan tổ chức làm ra văn bản.
Quản lý và sử dụng con dấu, quy định tại điều 10 như Quản lý và sử dụng con dấu, quy định tại điều 10 như
sau : sau :
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
quản lý sử dụng con dấu theo quy định dưới đây : quản lý sử dụng con dấu theo quy định dưới đây :
1. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu cùng 1. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu cùng
loại giống nhau loại giống nhau
2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản khi đã có chữ 2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản khi đã có chữ
ký của các cấp có thẩm quyền ký của các cấp có thẩm quyền
3. Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ , không được 3. Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ , không được
tuỳ tiện mang con dấu theo người tuỳ tiện mang con dấu theo người
4. Con dấu phải giao cho người có trách nhiệm, có trình 4. Con dấu phải giao cho người có trách nhiệm, có trình đọi chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu đọi chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu. trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
- Quản lý hồ sơ sổ sách - Quản lý hồ sơ sổ sách
Hồ sơ là tập văn bản, tài liệu chọn lọc có những đặc Hồ sơ là tập văn bản, tài liệu chọn lọc có những đặc
điểm nhất định liên quan đến nhau về một sự việc hay điểm nhất định liên quan đến nhau về một sự việc hay một vấn đề ( hoặc một người ) hình thành trong quá trình một vấn đề ( hoặc một người ) hình thành trong quá trình
giải quyết công việc giải quyết công việc
Công tác hồ sơ, sổ sách có ý nghĩa về mặt hành Công tác hồ sơ, sổ sách có ý nghĩa về mặt hành
chính và về mặt chất lượng đào tạo : y ùnghĩa về mặt chính và về mặt chất lượng đào tạo : y ùnghĩa về mặt
hành chính : hồ sơ, sổ sách góp phần tạo nên nề nếp hành chính : hồ sơ, sổ sách góp phần tạo nên nề nếp
quản lý, nâng cao năng suất hiệu quả quản lý, cung quản lý, nâng cao năng suất hiệu quả quản lý, cung
cấp cho lãnh đạo những công cụ quản lý có hiệu lực cấp cho lãnh đạo những công cụ quản lý có hiệu lực
giúp cho công tác thanh tra của hiệu trưởng, hạn chế giúp cho công tác thanh tra của hiệu trưởng, hạn chế
các mặt tiêu cực như gian lận về giấy tờ, hồ sơ. các mặt tiêu cực như gian lận về giấy tờ, hồ sơ.
Ýù nghĩa về mặt chất lượng đào tạo : khi thực hiện Ýù nghĩa về mặt chất lượng đào tạo : khi thực hiện
quy định về hồ sơ sổ sách buộc giáo viên, nhân viên quy định về hồ sơ sổ sách buộc giáo viên, nhân viên
và học sinh trong trường phải nghiêm chỉnh thực hiện và học sinh trong trường phải nghiêm chỉnh thực hiện
nhiệm vụ của mình. Trực tiếp góp phần nâng cao chất nhiệm vụ của mình. Trực tiếp góp phần nâng cao chất
lượng đào tạo. lượng đào tạo.
Quản lý công tác hồ sơ, sổ sách như sau : Quản lý công tác hồ sơ, sổ sách như sau :
Điều lệ trường trung học quy định “đối với nhà trường Điều lệ trường trung học quy định “đối với nhà trường
có 10 loại , đối với giáo viên có 4 loại ( kể cả sổ chủ có 10 loại , đối với giáo viên có 4 loại ( kể cả sổ chủ
nhiệm )” nhiệm )”
Thực hiện các biểu mẫu (ví dụ) :sổ gọi tên, ghi điểm, Thực hiện các biểu mẫu (ví dụ) :sổ gọi tên, ghi điểm,
sổ lưu trữ các văn bản công văn, sổ quản lý tài chính, sổ sổ lưu trữ các văn bản công văn, sổ quản lý tài chính, sổ
quản lý tài sản. quản lý tài sản.
Hiệu trưởng yêu cầu giáo viên, nhân viên ghi các nội Hiệu trưởng yêu cầu giáo viên, nhân viên ghi các nội
dung vào sổ đúng thời gian quy định. Ngoài ra hiệu dung vào sổ đúng thời gian quy định. Ngoài ra hiệu trưởng yêu cầu mọi người ghi vào sổ , sách phải rõ trưởng yêu cầu mọi người ghi vào sổ , sách phải rõ ràng, sạch sẽ, bằng mực tốt và sữa chữa sổ sách theo ràng, sạch sẽ, bằng mực tốt và sữa chữa sổ sách theo
đúng quy định đúng quy định