Thị trƣờng nhập khẩu cũng là một nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của hoạt động nhập khẩu nói chung cũng nhƣ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Vì vậy, trƣớc khi đƣa ra những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, chúng ta cũng nên đƣa ra những nhận xét về tình hình thị trƣờng nhập khẩu hiện tại của Công ty. Những nhận xét mang tính định lƣợng bao giờ cũng chính xác và tốt hơn cả, tuy nhiên ở đây do hạn chế về mặt thời gian, số liệu cũng nhƣ vƣợt quá khả năng tìm hiểu của chuyên đề nên em chỉ xin đƣa ra những nhận xét định tính mang tính khái quát về tình hình thị trƣờng nhập khẩu hiện tại của Công ty nhƣ sau:
Nhìn chung thị trƣờng nhập khẩu của Công ty chủ yếu là các nƣớc có nền sản xuất thuỷ tinh, gốm khá tiên tiến trên thế giới nhƣ: Italy, Tây Ban Nha (nhập khẩu dây truyền sản xuất, gạch ốp lát, sứ vệ sinh, gạch nát nền…), Đức, Nga, Nhật bản (nhập khẩu hoá chất, máy móc thiết bị…), Trung Quốc, Đài Loan (nhập khẩu thạch cao, hoá chất…), Thái Lan, Inđônêsia (nhập khẩu kính)… Để xác định đƣợc các thị trƣờng này, Công ty đã phải tiến hành nghiên cứu, đánh giá và tiến hành nhập khẩu có chọn lọc các mặt hàng thiết yếu với chất lƣợng cao nhất và giá cả hợp lý nhất.
3.3.1. Thị trường Châu Âu.
Các nƣớc Châu âu nhƣ: Italy, Tây Ban Nha, Nga, Đức… là cái nôi của các hãng sản xuất gốm sứ nổi tiếng, sở hữu các công nghệ sản xuất thuỷ tinh và gốm xây dựng tiên tiến nhất trên thế giới. Thị trƣờng này không chỉ là nơi cung cấp các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho việc sản xuất gạch, kính, gốm sứ… mà nó còn là nơi cung cấp một sản lƣợng lớn các sản phẩm thuỷ tinh và gốm xây dựng cao cấp với chất lƣợng và mẫu mã tuyệt vời, có nhãn mác nổi tiếng và đƣợc đánh giá là thuộc “chiếu trên” trong làng thuỷ tinh và gốm xây dựng thế giới. Bên cạnh đó, Việt Nam cũng có quan hệ khá tốt đẹp với các nƣớc này nên việc nhập khẩu hàng hoá của Công ty từ các quốc gia này diễn ra khá suôn sẻ. Do vậy, đây là một thị trƣờng nhập khẩu ổn định của Công ty. Tuy nhiên, các mặt hàng có chất lƣợng tốt thì thƣờng dẫn đến một hệ quả là giá cả của các mặt hàng đó thƣờng cao hơn so với giá cả các sản phẩm ở các thị trƣờng khác, thêm vào đó là do khoảng cách về mặt không gian địa lý làm cho chi phí vận chuyển hàng hoá trong quá trình nhập khẩu rất lớn, từ đó đẩy giá thành của các mặt hàng nhập khẩu lên cao, làm giảm bớt hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu của Công ty. Đây chính là khó khăn mà Công ty gặp phải khi nhập khẩu ở các thị trƣờng này.
3.3.2. Thị trường Trung Quốc và nhật Bản.
Trong thời gian qua Công ty đã tiến hành nhập khẩu từ hai thị trƣờng Châu Á này nhiều hơn cả do vị trí địa lý đó là những nƣớc gần Việt Nam, đã buôn bán lâu dài và có những sản phẩm giá thành rẻ, phù hợp với nhu cầu và khả năng thanh toán của thị trƣờng.
Thị trường Nhật Bản.
Nhật Bản là thị trƣờng cung cấp máy móc thiết bị trong lĩnh vực sản xuất thuỷ tinh và gốm xây dựng cũng vào loại tiên tiến trên thế giới, không thua kém các nƣớc nhƣ: Italy, Tây Ban Nha, Anh, Mỹ… Bao thế kỉ qua,
ngƣời Nhật đã làm đồ gốm, đồ sứ ở nhiều nơi trên khắp đất nƣớc. Dù chịu ảnh hƣởng của Trung Quốc và bán đảo Triều Tiên nhƣng gốm sứ Nhật Bản vẫn phát triển theo phong cách rất riêng, độc đáo và đầy tính sáng tạo. Gốm sứ xây dựng Nhật Bản phong phú các chủng loại, đa dạng về màu sắc và kiểu dáng, tinh tế ở độ nhẵn bóng trên bề mặt và giá cả thì phải chăng so với giá cả các sản phẩm gốm sứ xây dựng trên thế giới. Từ năm 1999, Việt Nam và Nhật Bản đã dành cho nhau thuế suất tối huệ quốc nên các hàng hoá của Việt Nam nhập khẩu về từ Nhật Bản sẽ đƣợc hƣởng mức thuế ƣu đãi. Có thể nói, Nhật Bản là thị trƣờng nhập khẩu vô cùng thuận lợi của Công ty. Vậy nên trong những năm qua giá trị các mặt hàng mà Công ty nhập khẩu về từ Nhật Bản luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tất cả các thị trƣờng mà Công ty nhập khẩu.
Thị trường Trung Quốc.
Những năm gần đây, “hàng Trung Quốc” đã trở thành một “khái niệm toàn cầu” khiến tất thảy các nền kinh tế từ nhỏ tới lớn đều lo lắng. Nhật Bản, Mỹ và một số nƣớc Châu Âu đã phải ban hành một số biện pháp nhằm ngăn chặn làn sóng hàng Trung Quốc tràn ngập vào các thị trƣờng này. Các mặt hàng thuỷ tinh và Gốm xây dựng cũng là một trong những thế mạnh của Trung Quốc. Trung Quốc vốn là nƣớc có bề dày và nổi tiếng về ngành thuỷ tinh và gốm sứ. 2-3 năm trở lại đây, ngành thuỷ tinh và gốm sứ Trung Quốc với công suất chiếm hơn phân nửa tổng công suất sản xuất toàn cầu đã có những bƣớc điều chỉnh nhỏ, nhƣng vừa đủ để cùng kết hợp với nhiều con đƣờng đã thâm nhập trở lại thị trƣờng Asean. Các sản phẩm thuộc ngành thuỷ tinh và gốm sứ Trung Quốc tuy chất lƣợng không vào loại cao cấp nhƣng mức giá thấp, mẫu mã phong phú đa dạng, đẹp mắt, nắm bắt đƣợc thị hiếu tiêu dùng vẫn tạo nên sức hấp dẫn đặc biệt. Trong đó, Trung Quốc đặc biệt có ƣu thế trong việc cung cấp các nguyên liệu phục vụ cho việc sản xuất các sản
phẩm thuỷ tinh và gốm xây dựng nhƣ: thạch cao, hoá chất, Sôđa…Dự đoán trong thời gian tới đây sẽ là thị trƣờng cung cấp các mặt hàng thuộc ngành thuỷ tinh và gốm xây dựng rất lớn của thế giới.
3.3.3. Thị trường các nước Asean.
Đây là thị trƣờng có quan hệ gần gũi, lâu năm với Việt Nam và có vị trí địa lý gần với Việt Nam do đó hàng hoá của Công ty nhập khẩu từ các thị trƣờng này về có nhiều thuận lợi nhƣ: vận chuyển hàng hoá tƣơng đối dễ dàng, chi phí thấp, ít rủi ro… Mặt khác, các nƣớc Asean đã ký hiệp định về ƣu đãi thuế quan chung Asean (CEPT) mà trong đó mặt hàng thuỷ tinh và gốm xây dựng là một trong 15 mặt hàng thuộc chƣơng trình giảm thuế nhanh có hiệu lực vào năm 2000 nên hàng hoá của Việt Nam nhập khẩu từ thị trƣờng này đƣợc hƣởng mức thuế suất ƣu đãi hơn rất nhiều so với các nƣớc ngoài Asean. Đây là một thuận lợi rất lớn cho Công ty.
Trên đây là vài nét khái quát chung về thị trƣờng nhập khẩu của Công ty. Đây cũng là một trong những cơ sở để Công ty tìm ra giải pháp đúng đắn cho công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình.
3.4. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.
Qua những phần đã trình bày ở trên, em đã nói lên đƣợc những nhận định của mình về thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera cũng nhƣ nêu ra đƣợc phƣơng hƣớng phát triển trong tƣơng lai của Công ty. Đó là kết quả của thời gian em thực tập, cố gắng nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu hoạt động của Công ty nói chung cũng nhƣ công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty nói riêng. Giả định những nhận định của em là đúng, trên cơ sở những nhận định đó cũng nhƣ tham khảo sách báo và các công ty kinh doanh ngành hàng tƣơng tự nhƣ Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, em xin mạnh dạn
đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera nhƣ sau:
3.4.1. Giải pháp từ phía Công ty.
3.4.1.1. Tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong Công ty.
Tổ chức phân công chuyên sâu công tác tổ chức nhập khẩu theo từng lĩnh vực, ngành hàng cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nhờ đó mà các cán bộ xuất nhập khẩu có thể chuyên môn hoá, chuyên nghiệp hoá nghiệp vụ của mình, từ đó tạo ra chiều sâu trong quá trình làm việc, mang lại chất lƣợng và hiệu quả trong công việc. Điều này làm cho thời gian, công sức, chi phí cho hoạt động nhập khẩu sẽ giảm xuống. Nói chung, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các bộ phận phòng ban sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm nhân lực cho Công ty. Từ đó, Công ty có thể bố trí nhân lực cho các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách thích đáng, nhờ đó có thể khắc phục đƣợc những tồn tại do thiếu nhân lực, đặc biệt là tồn tại trong khâu kiểm tra giám sát hàng hoá.
Bên cạnh đó, cần phối hợp chặt chẽ các phòng kế toán của các Công ty thành viên và cán bộ nhập khẩu trực tiếp để chủ động đề ra các biện pháp giải quyết những vƣớng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác nhƣ thanh toán đúng hạn theo đúng hợp đồng quy định, giải quyết nhanh chóng chi phí lƣu thông kiểm hoá… để đảm bảo uy tín với phía nhà cung cấp nhằm nâng cao mối quan hệ làm ăn tốt đẹp.
Sang năm tới, để thực hiện đƣợc các điều khoản trên, Công ty nên chỉ đạo các đơn vị kinh doanh và kế toán phải thƣờng xuyên phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu cung cấp linh kiện phụ kiện, nguyên liệu… cho các đơn vị sản xuất trực thuộc Tổng Công ty nhƣ: mở L/C, thu hồi công nợ, giao hàng đúng tiến độ đảm bảo tính an toàn, hiệu quả, chi phí thấp nhất. Củng cố việc lƣu trữ và luân chuyển chứng từ khoa học, tuân thủ chặt chẽ các quy định của ISO trong công tác nhập khẩu với phƣơng châm
làm đúng ngay từ đầu. Điều này cũng góp phần khắc phục sự chậm trễ trong khâu xin giấy phép nhập khẩu. Bởi vì khi việc lƣu trữ và luân chuyển chứng từ trong toàn Công ty đƣợc tiến hành một cách khoa học sẽ giúp cho việc tập hợp những giấy tờ cần thiết để lập hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng. Từ đó sẽ rút ngắn thời gian thực hiện khâu này một cách tối ƣu.
3.4.1.2. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ.
Duy trì mở rộng quan hệ với nhà cung cấp và các cơ quan chức năng có liên quan là một trong những nhiệm vụ mà Công ty phải làm thật tốt trong thời gian tới.
Trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thì mối quan hệ với nhà cung cấp rất phức tạp do khoảng cách xa xôi về mặt địa lý, văn hoá, phong tục tập quán, cách ứng xử ở nƣớc của nhà cung cấp. Vì vậy, nên tránh tình trạng có những hành vi ứng xử làm cho đối tác hiểu lầm gây bất hoà. Ngoài ra, Công ty cần phải tích cực củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời Công ty cũng nhƣ Tổng công ty cần phải tích cực tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới bằng cách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm trong và ngoài nƣớc, thực hiện các chuyến đi thăm viếng các nƣớc… Vấn đề nhà cung cấp rất quan trọng vì nó quyết định đến chất lƣợng của công tác thực hiên hợp đồng nhập khẩu và uy tín của Công ty cũng nhƣ Tổng công ty.
Hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ thuộc vào hiệu quả của từng khâu, từng giai đoạn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Trong một số khâu nhƣ làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, thuê phƣơng tiện vận tải… thì kết quả đạt đƣợc không chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân Công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm các thủ tục để nhập khẩu hàng hoá của Công ty hay không. Do đó, Công ty cần phải cố gắng để thiết lập mối quạn hệ tốt đẹp,
lâu dài với các cơ quan chủ quản nhƣ Bộ thƣơng mại, Tổng cụ hải quan, Bộ xây dựng… bằng cách nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy chính sách của nhà nƣớc nhằm tạo ra hình ảnh tốt và uy tín của Công ty với các cơ quan chức năng này. Từ đó việc thực hiện các thủ tục, giấy tờ trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.
Tóm lại, các mối quan hệ luôn là vấn đề nhạy cảm và hết sức quan trọng, có ý nghĩa chiến lƣợc trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu của Công ty nói riêng. Công ty cần phát triển quan hệ với các ngân hàng Thƣơng mại, Ngoại thƣơng nhằm tăng cƣờng hỗ trợ vay vốn cho các dự án nhập khẩu hàng hoá, thiết bị có giá trị lớn. Cần kể đến là Ngân hàng Ngoại thƣơng chi nhánh Cầu Giấy, Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Từ Liêm… để có thể hƣởng những mức ƣu đãi mà ngân hàng cũng nhƣ những đối tác tham gia dành cho Công ty. Đây là lời giải đáp cho bài toán lớn, hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện cho việc thanh toán và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng - tài chính. Bên cạnh đó cũng tạo điều kiện thuận lợi trong các khâu khác trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhƣ: khâu khai báo hải quan, kiểm nghiệm hàng hoá… cũng nhƣ một số tồn tại ở các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhƣ đã nêu ở chƣơng 2.
3.4.1.3. Nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ.
Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, hoạt động thƣơng mại nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng rất phức tạp, chịu sự tác động của nhiều nhân tố nhƣ tập quán, thông lệ quốc tế, các điều khoản giao dịch… mà các nhân tố này lại thƣờng xuyên thay đổi. Đội ngũ cán bộ kinh doanh trực tiếp làm nhiện vụ nhập khẩu của Công ty tuy còn rất trẻ, năng động nhƣng chƣa có nhiều kinh nghiệm, đòi hỏi cần tạo điều kiện cho họ có cơ hội cọ sát thực tế, tích luỹ kinh nghiệm, phát huy hết khả năng và chuyên môn, nghiệp vụ. Đặc
biệt, các cán bộ ngoại thƣơng cần chú trọng các nội dung kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thƣơng ở từng bƣớc, từng khâu, từng hoạt động từ nhỏ đến lớn, từ đầu đến cuối một cách bài bản, chi tiết, chuyên nghiệp và đúng với quy định của những văn bản pháp luật của nhà nƣớc. Điều này đòi hỏi các cán bộ ngoại thƣơng cần cập nhật đầy đủ các văn bản, nghị định, thông tƣ… một cách chính xác và kịp thời.
Bên cạnh đó thì công tác quản lý của Công ty cũng rất quan trọng. Cán bộ quản lý và nhất là cán bộ trực tiếp quản lý hoạt động ngoại thƣơng của Công ty phải là ngƣời có kiến thức sâu rộng và toàn diện, quyết đoán, sáng tạo và năng động. Đối với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera thì những cán bộ quản lý hiện nay là những ngƣời thực sự có năng lực. Tuy nhiên, do đòi hỏi của công việc thực tế, Công ty phải không ngừng bồi dƣỡng nâng cao trình độ hơn nữa, mặt khác, có kế hoạch đào tạo những đội ngũ kế cận đủ khả năng đảm trách trong tƣơng lai.
Để tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết năng lực vốn có của mình giúp cho Công ty ngày càng phát triển vững mạnh, ban lãnh đạo Công ty cần có nhiều hình thức động viên tinh thần làm việc. Đây là một công việc rất khó