6.1. Một số kiểu dữ liệu cơ bản của excel
Ta phải nắm vững các kiểu dữ liệu của Excel để chủ định cho việc nhập, định dạng dữ liệu của mình khi nhập vào.
Excel có các kiểu dữ liệu: kiểu text (chuỗi), Number (số), Formulas (công thức), Data (ngày tháng), Time (giờ).
6.1.1 Kiểu text
- Là đoạn văn bản bao gồm các kí tự (chữ cái, chữ số, các kí tự khác) - Theo mặc định kiểu này được canh trái
- Những chuỗi chỉ gồm số (như số điện thoại, số nhà,…), khi nhập phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn.
6.1.2 Kiểu Number
- Bắt đầu bởi: các số 0, 1,…,9 hoặc các dấu kí hiệu được Excel quy định như +, -, $ (đơn vị tiền tệ).
- Theo mặc định kiểu này được canh phải.
6.1.3 Kiểu Date
- Được Excel lưu dưới dạng một số tuần tự. Số này được hình thành bằng cách quy đổi dữ liệu kiểu Date sang số theo một mốc thời gian (01/01/1900). Ngày 01/01/1900 được quy đổi thành số 1, ngày 10/01/1900 thành số 10,…
- Cách nhập kiểu Date, Time: tùy theo định dạng của máy tính: Ta có thể xem hoặc thiết lập dạng nhập liệu cho kiểu này bằng cách vào Start à(Settings) à Control Panel à Regional and Language Options à Chọn Tab Regional Options à nhấp nút Customize à
Chọn hoặc nhập vào dạng ngày tháng à OK Tương tự cho việc xác lập kiểu Time.
- Để xem số tuần tự của kiểu Date ta dùng Ctrl+Shift + ~, để quay lại dùng Ctrl + Shift + #
6.2 Cách nhập, sửa dữ liệu trong excel
a. Nhập dữ liệu bất kì:
b1. Đặt con trỏ vào ô cần nhập b2. Nhập dữ liệu theo loại tương ứng
b3. Bấm enter, nhấp chuột sang ô khác hoặc bấm phím Tab để kết thúc việc nhập
b. Nhập dữ liệu cho một vùng: b1. Chọn vùng cần nhập
b2. Sử dụng các phím enter, Shift + enter, Tab, Shift + Tab để nhập (các tổ hợp phím trên có tác dụng khác nhau, yêu cầu tự thực hành)
c. Nhập cùng dữ liệu cho nhiều ô cùng một lúc: b1. Chọn vùng cần nhập
b2. Nhập dữ liệu cho một ô b3. Ctrl + enter
d. Nhập công thức
Bắt đầu bằng dấu =. Sau khi ấn phím Enter hoặc nhấp lệnh trên thanh công thức thì công thức nhập vào chỉ hiển thị tại ô công thức (trên thanh công thức) còn giá trị của nó được thể hiện trong cell chứa công thức.
e. Sửa đổi dữ liệu sau khi nhập
- Xóa dữ liệu: chọn ô, vùng cần xóa à delete hoặc vào menu Edit\Clear\Contents - Xóa định dạng: Chọn ô, vùng cần xóa à vào menu Edit\Clear\Formats
- Xóa ghi chú: Chọn ô, vùng cần xóa à vào menu Edit\Clear\Comments - Xóa tất cả: Chọn ô, vùng cần xóa à vào menu Edit\Clear\All
- Sửa đổi dữ liệu:
c1. Nhấp kép vào ô cần sửa à đưa con trỏ đến vị trí cần thay đổi dữ liệu c2. Bấm phím F2 rồi sửa
c3. Nhập dữ liệu mới thay cho cũ
** Nếu dữ liệu là công thức thì có thể nhấp vào ô chứa công thức rồi đuqa con trỏ lên thanh công thức và sửa.
6.3 Định dạng dữ liệu
Ngoài việc tính toán, định dạng dữ liệu là công việc quan trọng để có một bảng tính đẹp. Việc định dạng có thể tiến hành trước hoặc sau khi hoàn thành công việc tính toán. Kinh nhgiệm thì những dữ liệu liên quan đến công thức thì được định dạng trước khi ban hành công thức hoặc ngay sau đó, còn định dạng cả bảng tính thì làm sau cùng. b1. Chọn vùng cần định dạng
Tab Number: định dạng số
Tab Alignment: định dạng thẳng hàng Tab Font: định dạng Font chữ
Tab Border: định dạng kẻ khung (kiểu, màu khung) Tab Pattern: định dạng kiểu mẫu (kiểu, màu tô nền)
6.4 In bảng tính
6.4.1 Xem trước khi in:
Để biết sau khi in ta có được bảng tính (bằng giấy) như thế nào, có vừa ý không, nhấp nút hoặc vào File\Print Preview:
Tác dụng của các nút lệnh như sau: Next: xem trang sau
Previous: xem trang trước
Zoom: thay đổi độ phóng đại tài liệu đang xem Print: mở hộp thoại Print để in lài liệu
Setup: mở hộp thoại Setup để điều chỉnh một số thông tin trước khi in
Margins: hiển thị/thôi hiển thị Gridlines, ta có thể thay đổi vị trí của Gridlines bằng cách trỏ vào nó và rê.
Page Break Preview: xem theo trang
Chose: đóng chế độ Print Preview, quay lại chế độ bình thường.
6.4.2 Thiết lập một số thông tin trước khi in bằng hộp thoại Page Setup:
Vào menu File\Page Setup… Thay đổi cách thiết lập trang in:
Orientation (hướng giấy): Portrait (đứng), Landscape (ngang)
Scaling (tỷ lệ in): Adjust to normal size (chọn tỷ lệ in so với dạng chuẩn), Fit to (dãn ra hoặc nén lại vùng in theo các số chỉ định)
Paper size: khổ giấy in, thông thường là A4
Tab Margins: để thay đổi lề của trang in.
Tab Header/Footer: để tạo Footer các tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer). Tab Sheet: tự tìm hiểu thêm.
6.4.3 In bảng tính
Sau khi đồng ý với bảng tính xem trước, nhấp nút Print ở các hộp thoại trên hoặc vào hộp thoại File\Print hoặc Ctrl + P
Print range (phạm vi in): All (tất cả các trang bảng tính), Page from…to… (từ trang … đến trang…).
Print what (in cái gì): Selection (phần được chọn), Entire workbook (tất cả các sheet có trong book đang mở), Active sheet (in các bảng tính được chọn trong book đang mở) Number of copies: số lượng bảng sao cần in.
Nhấp nút Ok để in.