2.1 Mở một book mới (mở mới một file)
c1. Nhấp biểu tượng (New) trên thanh Standard. c2. Vào File\New
c3. Ctrl+N
2.2 Mở một book đã có trên đĩa
c1. Nhấp biểu tượng (Open) trên thanh Standard, tìm đến tệp cần mở, nhấp vào tên tệp, nhấp nút Open.
c2. Vào File\Open, tìm đến tệp cần mở, nhấp vào tên tệp, nhấp nút Open. c3. Ctrl+O, tìm đến tệp cần mở, nhấp vào tên tệp, nhấp nút Open.
2.3 Di chuyển con trỏ trong bảng tính
a. Dùng chuột: nhấp chuột vào ô cần đến.
b. Dùng phím: Tab, các phím mũi tên, PageUp, PageDown, Home, End, kết hợp Ctrl, Shift, Ctrl+Shift với các phím trên.
2.4 Cách sử dụng các nút lệnh trên thanh các công cụ
* Ta có thể cho hoặc không cho hiển thị các thanh công cụ bằng các cách sau: c1. Vào View\Toolbar, nhấp chọn hoặc bỏ chọn tên thanh đó.
c2. Nhấp phải tại cuối thanh menu, , nhấp chọn hoặc bỏ chọn tên thanh đó.
* Ta có thể di chuyển các thanh công cụ đến vị trí thích hợp bằng cách trỏ chuột vào đầu thanh và rê.
Hoặc nếu thanh công cụ đang ở trong vùng soạn thảo thì nhấp vào phần tiêu đề của nó và rê.
2.4.1 Trạng thái của nút lệnh
Bình thường mỗi nút lệnh có hai trạng thái: on (đang có tác dụng) và off (không có tác dụng). Trạng thái on khi nút lệnh đang được chọn hoặc chìm xuống.
** Nếu nút lệnh có màu nhạt (trắng hơn) thì ta không thể sử dụng nó ở thời điểm đó.
2.4.2 Áp dụng lệnh cho ô, vùng:
chọn ô, vùng à nhấp các nút lệnh hoặc vào menu tương ứng à chọn các lệnh tương ứng.
Trỏ chuột vào vị trí nnày và rê đến vị trí mới
2.5 Lưu book
2.5.1 Lưu lần đầu tiên
c1. Nhấp biểu tượng (Save) à chỉ định nơi để lưu book à nhập tên book ànhấp nút Save.
c2. Vào menu File à Save hoặc Save as à chỉ định nơi để lưu book à nhập tên book ànhấp nút Save.
c3. Ctrl + S à chỉ định nơi để lưu book à nhập tên book ànhấp nút Save.
2.5.2 Lưu lại
- Nếu muốn bảo tồn book cũ thì phải vào menu File à Save as à chỉ định nơi để lưu book à nhập tên book ànhấp nút Save. (gần giống như lưu lần đầu tiên).
- Nếu không cần bảo tồn book cũ thì chỉ cần nhấp vào để lưu. Khi làm việc bạn nên thỉnh thoảng nhấp vào nút lệnh này để lưu lại những thông tin đã nhập vào book để đề phòng sự cố.
2.6. Đóng book đang mở
Đóng book đang mở khác với đóng chương trình Excel. c1. Vào menu File\Close
c2. Ctrl +F4
** Nếu bạn đóng chương trình Excel mà chưa lưu các book thì Excel sẽ thông báo để bạn lưu lại. Hãy chọn nút lệnh Yes to All để lưu tất cả.
2.7. Ẩn hiện book
vào menu Window à chọn lệnh Hide hoặc Unhide
3.Khái niệm cơ bản
3.1 Workbook
Workbook hay book, là một tệp tin do Excel tạo ra, có phần mở rộng là .xls, gồm có nhiều sheet.
3.2 Worksheet
Worksheet hay sheet, là thành phần chính của book, gồm nhiều ô (cell) – giao của hàng (row) và cột (column).
• Một book có tối đa 255 sheet.
• Một sheet có 256 cột , 65536 hàng, do đó có 256 * 65536 ô.
• Các hang và các cột trong sheet được phân cách bàng đường viền mờ (gridlines). Gridlines không được in ra. Ta có thể cho hiển thị gridlines (hoặc không) bằng cách vào Tool\Option\View\Nhấp chọn Gridlines.
3.3 Một số khái niệm khác 3.3.1 Ô hiện hành
3.3.2 Sheet hiện hành
Là sheet mà ta đang làm việc với nó.
3.3.3 Vùng dữ liệu
là tập hợp một số ô (liên tục hoặc không).
3.4 Địa chỉ
Địa chỉ của ô, vùng cho ta biết vị trí của ô, vùng đó trong bảng tính.
3.4.1 Địa chỉ của cell
Được kí hiệu là : <chỉ số cột><chỉ số hàng>. Ví dụ: A10 là địa chỉ của cell có chỉ số cột là A, chỉ số hàng là 10;
3.4.2 Điạ chỉ của vùng
a. Nếu vùng liên tục thì địa chỉ của nó được ghi là: <địa chỉ ô đầu tiên>:<địa chỉ ô cuối cùng>. Ví dụ: A1:B50
b. Nếu vùng không liên tục thì địa chỉ của nó được ghi là địa chỉ của các ô và các vùng liên tục, chúng được cách nhau bởi dấu phẩy. Ví dụ: A1:b50,a2,a5, a10:b20
3.4.3 Điạ chỉ tương đối
Ví dụ: A1, a2, IV10,…
Đặc điểm: khi ta sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hàng và chỉ số cột
bị thay đổi tương ứng theo.
3.4.4 Địa chỉ tuyệt đối
Ví dụ: $A$1,$B$5, $i$20,…
Đặc điểm: khi ta sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hàng và chỉ số cột
không bị thay đổi.
Cách viết nhanh địa chỉ tuyệt đối: gõ phím F4 sau khi gõ địa chỉ tương đối. Ví dụ: trong công thức, nếu ta gõ a2F4 thì ta sẽ được $A$2.
3.4.5 Địa chỉ hỗn hợp
Là địa chỉ có một chỉ số là tuyệt đối. Ví dụ: $a10, b$20,…
Đặc điểm: khi ta sao chép công thức từ ô này sang ô khác thì chỉ số hàng, cột có thể bị thay đổi tùy theo hướng sao chép.
Chú ý:
* Có thể dùng chữ thường hoặc chữ hoa để ghi địa chỉ.
* Dùng phím F4 sau địa chỉ của ô để chuyển đổi qua lại giữa các loại điạ chỉ.
3.5. Hình dạng chon trỏ 3.5.1 Con trỏ chuột
Có hình dạng khác nhau tùy theo từng vị trí, thời điểm, thao tác đang thực hiện. Ví dụ: hình mũi tên, hình đồng hồ cát, hình dấu cộng, …
3.5.2 Con trỏ soạn thảo
Là một vạch nhấp nháy mà tại đó cho phép ta nhập liệu vào ô.