Sau khi tiến hành khảo sát và thu thập thông tin của hệ thống, cho ta một số các thông tin bao gồm:
Thông tin đầu ra
Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng
Sổ chi phí sản xuất,kinh doanh
Bảng kê luân chuyển vật t,sản phẩm hàng hoá Sổ theo giõi luân chuyển vật t sản phẩm hàng hoá Sổ tiền mặt, tiền giửa
Sổ theo giõi nợ phải thu Sổ theo giõi nợ phải trả
Một số mẫu sổ kế toán Sổ nhật ký chung Năm ... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày...tháng....năm.200..
Sổ nhật ký bán hàng
Tháng ...năm 200.. Nhóm mặt hàng dịch vụ có thuế xuất ....%
Chứng từ
Diễn giải Doanh số Thuế GTGT Tổng giá thanh Ghi Số
hiệu Ngày tháng
1 2 3 4 5 6 7
Cộng
Xác nhận của cơ quan thuế Ngời ghi sổ Chủ hộ
Các thông tin đầu vào
Hoá đơn bán hàng
Bảng kê thu mua nông, lâm, thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất Bảng kê bán lẻ hàng hóa và dịch vụ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho hàng giửi bán đại lý Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi
Các loại vé tàu, vé xe, vé vui trơi giải trí... Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho Bảng chấm công Phiếu thu Phiếu chi Giấy báo nợ Giấy báo có Một số mẫu chứng từ Phiếu nhập kho
Ngày....tháng....năm 200..
Họ tên ngời giao:...Địa chỉ... Theo số...ngày...tháng...năm 200.. của... Nhập tại kho:... Số
TT Tên vật t hàng hoá Mã số Đơn vị Số lợngTheo Đơn giá Thành tiền chứng từ Thực nhập
A B C D 1 2 3 4=2x3
Cộng x X X X X X
Tổng số tiền(viết bằng chữ):... Nhập ngày....tháng....năm 200...
Chủ hộ Ngời giao hàng Thủ kho
Hoá đơn bán hàng Liên.... Ngày ....tháng...năm 200.... Đơn vị bán hàng... Địa chỉ ... Số tài khoản... Điện thoại...MS...
Họ tên ngời mua
hàng.. ... Đơn vị... Địa chỉ... Hình thức thanh toán... .MS... Số TT
Tên hàng hoá Đơn vị tính
Đơn giá Số lợng Thành tiền
Cộng tiền bán hàng hoá và dịch vụ ...
Số tiền viết bằng chữ...
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
III Phân tích hệ thống
Kế toán hộ kinh doanh
Nhận và sử lý chứng từ
Lập định khoản và ghi sổ
Lên báo cáo tài chính kế toán Kiểm tra chứng từ Phân loại chứng từ Ghi sổ nhật ký chung Ghi số dư đầu kỳ+ghi sổ cái đặc biệt Ghi số dư đầu kỳghi sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Bảng kê luân chuyển vật tư hàng hoá Sổ chi tiết vật tư hàng hoá Bảng kê luân chuyển vật tư hàng hoá
III.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
III.3 Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram)
Chứng từ Nhập vào máy Xử lý các chứng từ In báo cáo Sổ sách kế toán Dữ liệu Kế toán tổng hợp Nhà cung cấp
Ngân hàng Kế toán viên
Chủ hộ kinh doanh
Kho Sổ sách kế toán
Hoá đơn nhập/xuất Nghiệp vụ kế toán
Giấy báo ngân hàng
Hoá đơn bán hàng
Hình thức thanh toán
III.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 (DFD)
III.5 Các Module của hệ thống
1 Phân loại các Module :
Trong hệ thống kế toán hộ kinh doanh, các Module đợc phân thành các nhóm chính : Nhập số liệu, Báo cáo tổng hợp, Tra cứu số liệu, Quản lý danh mục hệ thống. Việc phân tách này hoàn toàn rập khuôn nh sơ đồ phân rã chức năng cho đến khi chúng ta có những thay đổi, điều chỉnh sao cho hợp lý.
Nhập và xử lý chứng từ Lên sổ sách kế toán Lập định khoản Kế toán viên
Kho vật tư Ngân hàng
Khách hàng/nhà cung cấp Kế toán viên Nghiệp vụ kế toán Tình hình thanh toán Hoá đơn bán hàng Chứng từ nhập/xuất
Giấy báo ngân hàng
Nghiệp vụ kế toán
Chứng từ hợp lệ
Chủ hộ kinh doanh Chứng từ sau khi
định khoản
Cơ quan đại diện Bộ tài chính Các loại thuế
2 Chức năng của các module trong chơng trình:
Để giải quyết các nhiệm vụ đặt ra cho Bài toán, hệ thống kế toán hộ kinh doanh gồm 3 phần lớn :
-Phần quản lý các danh mục của hệ thống và thực hiện các chức năng khác -Phần quản lý dữ liệu của cả hệ thống
-Phần tra cứu, tổng kết báo cáo
Mỗi phần này đảm nhiệm một nhiệm vụ của Bài toán
Phần Quản lý các Danh mục Hệ thống của Chơng trình :
Chức năng : Thay đổi các danh mục hệ thống của Chơng trình. Các danh mục này đợc sử dụng trong các modul của chơng trình cho phép ngời sử dụng làm việc dễ dàng hơn với Chơng trình và Cơ sở dữ liệu Hệ thống trở nên nhất quán hơn.
Trong phần quản lý các danh mục hệ thống, ngời sử dụng có thể lập các mối quan hệ giữa các danh mục với các chứng từ có liên quan.
Đăng ký thêm các thông tin mới cho các Danh mục hệ thống của Chơng trình . Sửa đổi các thông tin của các Danh mục hệ thống
Xóa bỏ các thông tin không cần thiết
Kiểm tra chặt chẽ các thông tin của các Danh mục Hệ thống, đảm bảo các thông tin cập nhật vào Danh mục luôn phải đúng nguyên tắc mà chơng trình tuân thủ theo.
Phần quản lý dữ liệu
Chức năng : Quản lý về các thao tác cập nhật, sửa, xóa. tra cứu mọi thông tin, số liệu của các chứng từ kế toán
Phần tra cứu lên các báo cáo kế toán
Chức năng : Tổng hợp số liệu từ các tệp dữ liệu đợc tạo lập ở phần trên và đa các số liệu này vào các sổ kế toán để lên báo cáo theo định kỳ .
IV Thiết kế hệ thống
Mục tiêu chính của công đoạn thiết kế CSDL là hệ thống cần có bao nhiêu tệp, trong mỗi tệp có bao nhiêu thuộc tính và các tệp có mối quan hệ với nhau nh thế nào. Có nhiều phơng pháp xây dựng CSDL, nhìn từ thực tế đề tài thì phơng pháp thực nghiệm là tốt nhất. Với phơng pháp đó, CSDL của đề tài đợc thiết kế đi từ thông tin đầu ra (đi từ cấu trúc các mẫu báo cáo thực):
Bớc 1: Lập danh sách tất cả các tên của thông tin đầu vào.
Bớc 2: Đối với mỗi thông tin đầu vào phải liệt kê danh sách tất cả các phần tử thông tin có trong thông tin đầu vào đó, gạch bỏ tất cả các phần tử thông tin là thuộc tính thứ sinh , gạch chân các thuộc tính khoá.
Bớc 3: Chuẩn hoá mức 1 cho từng danh sách ở Bớc 2 (1NF) là bảo đảm không đợc tồn tại các thuộc tính lặp trong một danh sách, vậy nếu có, phải tách chúng ra
thành danh sách con, gắn cho nó một thuộc tính khoá của danh sách chung và tìm ra thuộc tính khoá riêng.
Bớc 4: Chuẩn hoá mức 2 cho các danh sách ở Bớc3 (2NF) là bảo đảm các thuộc tính phải phụ thuộc hoàn toàn vào thuộc tính khoá, nếu có thuộc tính phụ thuộc một phần thì tách ra thành danh sách con.
Bớc 5: Chuẩn hoá mức 3 cho các danh sách ở Bớc 4 (3NF) là bảo đảm các thuộc tính nếu có tính chất phụ thuộc bắc cầu với nhau thì tách ra thành danh sách con. Bớc 6: Tích hợp tất cả các danh sách cùng mô tả về một thực thể bằng cách dồn các danh sách thu đợc từ sau Bớc 5 cho tất cả các thông tin đầu vào thành một danh sách chứa các thuộc tính chung và riêng cho nó.
Bớc 7: Xác định mối quan hệ giữa các danh sách và chuyển đổi danh sách thành biểu diễn tệp CSDL ,sau đó vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
IV.1 Liệt kê các thông tin đầu vào :
Các báo cáo đợc lập từ các thông tin ban đầu và chủ yếu là các chứng từ gốc. Trên cơ sở khảo sát thực tế ta đa ra một số các thông tin đầu vào từ các chứng từ gốc nh sau :
Hoá đơn bán hàng Bảng kê thu mua nông,lâm, thuỷ
sản
Mã số hoá đơn Mã số hoá đơn Liên Tên cơ sở sản xuất Ngày bán hàng Mã cơ sở XS
Đơn vị bán hàng Địa chỉ cơ sở Mã đơn vị Địa chỉ nơi mua Địa chỉ Ngời phụ chách mua Điện thoại Ngày mua
Số tài khoản Họ tên ngời bán Họ tên khách hàng Địa chỉ ngời bán Đơn vị khách hàng Tên hàng hóa Địa chỉ khách hàng Mã hàng hoá Mã khách hàng Số lợng Hình thức thanh toán Đơn giá Tên hàng hoá Thành tièn Mã hàng hoá Tổng thành tiền Số TT
Đơn vị tính Số lợng Đơn giá
Thành tiền Tổng cộng tiền VAT
Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Mã số hoá đơn Mã số chứng từ Tên cơ sở kinh doanh Tên hộ kinh doanh Mã cơ sở kinh doanh Mã hộ kinh doanh
Địa chỉ Địa chỉ
Họ tên ngời bán Ngáy xuất vật t hàng hoá Địa chỉ nơi bán Diễn giải
Tên hàng hoá Họ tên ngời vận chuyển Mã hàng hoá Địa chỉ
Đơn vị tính Phơng tiện vận chuyển Số lợng Xuất tại kho
Đơn giá Nhập tại kho Thành tiền Tên hàng hoá Tổng tiền bán Số TT Mã hàng hoá Đơn vị tính Số lợng nhập Số lợng xuất Đơn giá Thành tiền Tổng tiền
Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho
Mã số chứng từ Mã số chứng từ Tên hộ kinh doanh Tên hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Địa chỉ hộ Địa chỉ
Ngày xuất kho Ngày nhập kho Họ tên ngời nhận hàng Họ tên ngời giao
Địa chỉ Địa chỉ
Diễn giải Diễn giải Xuất tại kho Nhập tại kho Tên hàng hoá Tên hàng hóa
Mã hàng hoá Số TT Đơn vị tính Đơn vị tính
Số lợng yêu cầu Số lợng theo chứng từ Số lợng xuất thực Số lợng nhập thực
Đơn giá Đơn giá
Thành tiền Thành tiền Tổng tiền Tổng tiền
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Mã số chứng từ Tên hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Địa chỉ
Ngày xuất Diễn giải
Họ tên ngời vận chuyển Phơng tiện vận chuyển Xuất tại kho
Nhập tại kho Tên hàng hoá Số TT Mã hàng hoá Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Tổng tiền
Bảng chấm công Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi
Mã số chứng từ Mã số chứng từ Tên hộ kinh doanh Tên hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Mã hộ kinh doanh Địa chỉ hộ Địa chỉ hộ
Tháng năm Ngày thanh toán Ngày chấm công Diễn giải
Họ tên công nhân Ngời đại diện bên đơn vi Mã số công nhân Ngời đại diện bên đại lý Địa chỉ công nhân Từ ngày
Số TT Đến ngày
Số công hởng theo thời gian Số TT
Số công hởng theo sản phẩm Mã hàng hoá Đơn vị tính Số lợng tồn đầu kỳ Số lợng nhận trong kỳ Số lợng hàng bán trong kỳ Số lợng tồn cuối kỳ Hoa hồng đợc hởng Tông số liền thanh toán
V.2 Chuẩn hoá các dữ liệu đầu vào
Sau khi thu thập và liệt kê các thông tin đầu vào ta tiến hành chuẩn hoá
Hoá đơn bán hàng
Cha chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF
Mã số hoá đơn Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_BH
Liên Liên Liên Mã số chứng từ
Ngày bán hàng Ngày bán hàng Ngày bán hàng Mã khách hàng Đơn vị bán hàng Đơn vị bán hàng Đơn vị bán hàng VAT
Liên
Địa chỉ đơn vị Địa chỉ đơn vị Địa chỉ đơn vị Ngày bán hàng Điện thoại Điện thoại Điện thoạI Số tài khoản Số tài khoản Số tài khoản Số tài khoản Hình thức thanh
toán Họ tên khách hàng Họ tên khách hàng Họ tên khách hàng DM_KH Đơn vị khách hàng Đơn vị khách hàng Đơn vị khách hàng Mã khách hàng Địa chỉ khách
hàng Địa chỉ khách hàng Địa chỉ khách hàng Tên khách hàng Mã khách hàng Mã khách hàng Mã khách hàng Địa chỉ khách
hàng Hình thức thanh
toán Hình thức thanh toán Hình thức thanh toán Số tài khoản Tên hàng hoá Mã số chứng từ Mã số chứng từ HANG_BAN
Mã hàng hoá Mã hàng hoá Mã hàng hóa Mã số chứng từ Số TT Tên hàng hoá Số lợng Mã hàng hóa Đơn vị tính Số TT Đơn giá Số lợng Số lợng Đơn vị tính Thành tiền Đơn giá
Đơn giá Số lợng Số TT Thành tềin Thành tiền Đơn giá VAT
Tổng cộng tiền Thành tiền DM_HH
VAT Tổng cộng tiền Mã hàng hoá Mã hàng hoá
VAT Tên hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Đơn vị tính
Bảng kê thu mua nông, lâm, thuỷ sản
Cha chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF
Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_MH
Tên cơ sở sản
xuất Tên cơ sở sản xuất Tên cơ sở sản xuất Mã số chứng từ
Mã cơ sở XS Mã cơ sở XS Mã cơ sở XS Mã cơ sở XS Địa chỉ cơ sở Địa chỉ cơ sở Địa chỉ cơ sở Địa chỉ nơi mua Địa chỉ nơi mua Địa chỉ nơi mua Địa chỉ nơi mua Ngời phụ chách
mua Ngời phụ chách mua Ngời phụ chách mua Ngời phụ chách mua Ngày mua Ngày mua Ngày mua Ngày mua DM_KH
Họ tên ngời bán Họ tên ngời bán Họ tên ngời bán Mã cơ sở XS
Địa chỉ ngời bán Địa chỉ ngời bán Địa chỉ ngời bán Tên cơ sở sản xuất
Tên hàng hóa Mã số chứng từ Mã số chứng từ Địa chỉ cơ sở Mã hàng hoá Mã hàng hoá Mã hàng hoá HANG_MUA
Số lợng Tên hàng hoá Số lợng Mã số chứng từ Đơn giá Số lợng Đơn giá Mã hàng hoá Thành tiền Đơn giá Thành tiền Số lợng Tổng thành tiền Thành tiền Tổng thành tiền Đơn giá
Tổng thành tiền Mã hàng hoá Thành tiền Tên hàng hoá DM_HH
Đơn vị tính Mã hàng hoá
Tên hàng hoá Đơn vị tính
Cha chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF
Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_BL
Ngày bán Ngày bán Ngày bán Mã số chứng từ
Mã công nhân Mã công nhân Mã công nhân Ngày bán Họ tên ngời bán Họ tên ngời bán Họ tên ngời bán Địa chỉ nơi bán Địa chỉ nơi bán Địa chỉ nơi bán Địa chỉ nơi bán DM_CN
Tên hàng hoá Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã công nhân Mã hàng hoá Mã hàng hoá Mã hàng hoá Tên công nhân Đơn vị Týnh Tên hàng hóa Số lợng HANG_BAN
Số lợng Số lợng Đơn giá Mã số chứng từ Đơn giá Đơn giá Thành tiền Mã hàng hoá Thành tiền Đơn vị tính Tổng tiền Số lợng Tổng tiền bán Thành tiền Mã hàng hoá Đơn giá
Tổng tiền Tên hàng hoá Thành tiền Đơn vị tính DM_HH
Mã hàng hoá
Tên hàng hoá Đơn vị tính
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Cha chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF
Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_XKNB
Mã số chứng từ
Ngáy xuất vật t
hàng hoá Ngáy xuất vật t hàng hoá Ngáy xuất vật t hàng hoá Diễn giải Diễn giải Diễn giải Diễn giải
Họ tên ngời vận chuyển Họ tên ngời vận chuyển Họ tên ngời vận chuyển Ngáy xuất vật t hàng hoá
Địa chỉ Địa chỉ Địa chỉ Xuất tại kho Phơng tiện vận
chuyển Phơng tiện vận chuyển Phơng tiện vận chuyển Nhập tại kho Xuất tại kho Xuất tại kho Xuất tại kho Phơng tiện vận
chuyển
Nhập tại kho Nhập tại kho Nhập tại kho Mã công nhân
Tên hàng hoá Mã số chứng tù Mã số chứng tù Tên công nhân Số TT Mã hàng hoá Mã hàng hoá Địa chỉ
Đơn vị tính Số TT Số lợng xuất Mã số chứng tù Số lợng nhập Đơn vị tính Đơn giá Mã hàng hoá Số lợng xuất Đơn giá Thành tiền Số lợng nhập Đơn giá Số lợng nhập Số TT Số lợng xuất Thành tiền Số lợng xuất Mã hàng hoá Đơn giá Tổng tiền Thành tiền Tên hàng hoá Thành tiền
Tổng tiền Đơn vị tính DM_HH Mã hàng hoá
Tên hàng hoá Đơn vị tính
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Cha chuẩn háo 1NF 2NF 3NF
Mã số chứng từ Mã số chứng từ Mã số chứng từ HD_XK_DL
Mã số chứng từ
Ngày xuất Ngày xuất Ngày xuất Ngày xuất Diễn giải Diễn giải Diễn giảI Diễn giải Mã ngời vận
chuyển Mã ngời vận chuyển Mã ngời vận chuyển Phơng tiện vận chuyển Họ tên ngời vận chuyển Họ tên ngời vận chuyển Họ tên ngời vận chuyển
Xuất tại kho Phơng tiện vận