I Hệthống thôngtin quản lý
I.9 -Các phơng pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý
đợc nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin.
Giai đoạn tích hợp ứng dụng:
Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin vào một chủ thể ( lúc này con ngời có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin ).
Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu:
Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực cần để mọi ngời trong tổ chức tiếp cận và sử dụng một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng.
Giai đoạn hoàn chỉnh:
Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn.
I.9 - Các phơng pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý lý
Có hai phơng pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý: phơng pháp tin học hoá toàn bộ và phơng pháp tin học hoá từng phần
* Phơng pháp tin học hoá toàn bộ
Nội dung: phơng pháp này chủ yếu là tin học hoá đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay cho cấu trúc hiện có của đơn vị.
Ưu điểm : các chức năng quản lý đợc tin học hoá một cách triệt để .đảm bảo tính nhát quán trong toàn bộ hệ thống, tránh đợc sự d thừa thông tin .
Nhợc điểm : Thực hiện lâu và khó khăn,đầu t ban đầu về trang thiết bị lớn.
* Phơng pháp tin học hoá từng phần
Nội dung : Tin học hoá từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định. Các phân hệ của hệ thống đợc tách biệt và độc lập với các giải pháp đợc chọn của các phân hệ khác. Các phân hệ này thờng đợc ứng dụng trên các máy tính và hoạt động trong các hệ thống phân tán.
Ưu điểm : Khi thực hiện chơng trình là đơn giản vì các công việc đợc phát triển một cách tơng đối độc lập với nhau, đồng thời phơng pháp này không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sác về cấu trúc của hệ thống.
Nhợc điểm: phơng pháp náy có tính nhất quán không cảo trong toàn bộ hệ thống , do đó khó tránh khỏi trùng lặp và d thừa thông tin.
I.10 - Vồng đời phát triển của hệ thống
Vòng đời phát triển của hệ thống đợc khởi sinh từ khi có yêu cầu phát triển hệ thống thông tin của nhà quản lý hoặc ngời sử dụng đầu cuối .
Có 5 giai đoạn phát triển vòng đời hệ thống theo sơ đồ dới. Mỗi giai đoạn đợc thể hiện trong một khung cữ nhật ,các mũi tên dùng để liên kết đầu vào và đầu ra của từng vòng đời.
II hệ thống thông tin kế toán
II.1 - Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán đợc hiểu là tập hợp các nguồn lực nh con ngờ , thiết bị máy móc đợc thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Thông tin kế toán là những thông tin động về toàn hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất ,tiêu thụ và tài chính, phản ánh tính hai mặt tăng, giảm của vốn và nguồn vốn.
Hệ thống thông tin kế toán hiện đại là hệ thông thông tin có sử dụng công nghệ thông tin dới quyền chủ động tuyệt đối của con ngời để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lu trữ và chuyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp.
Khái niệm Tiêu thức
Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán
Tổ chức dữ liệu Sổ nhật ký Sổ cái
Mức độ quan tâm Tức thời Liên tục, lâu dài
Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng
II.2 - Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán
Chu trình nghiệp vụ đợc hiểu là l lợng các hoạt động đợc lặp đi lặplại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Các chu trình nghiệp điển hình của sản xuất kinh doanh nh sau:
Chu trình tiêu thụ: Gồm những sự kiện liên quan đến bán hàng hoá và dịch vụ.
Chu trình cung cấp: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá và dịch vụ.
Chu trình sản xuất : Gồm những sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hoá và dịch vụ
Chu trình tài chính: Gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động vốn và quản lý các nguồn vốn quỹ.
H - Sơ đồ các chu trình trong hệ thống thông tin kế toán
II.3 - Các chế độ xử lý nghiệp vụ trong hệ thông kế toá
Quy trình xử lý nghiệp vụ thủ công
Trong hệ thống kế toán thủ công, các tài liệu gốc đợc ghi chép lại trong các sổ nhật ký nhằm lu trữ một cách có hệ thống các nghiệp vụ , sau đó chúng đợc chuyển sang sổ cái để tổng hợp dữ liệu tài chính – Trình tự xử lý bắt đầu từ các tài liệu gốc, rồi đến sổ nhật ký, sau đó là sổ cái và kết thúc bằng báo cáo tài chính.
Các sự kiện kinh tế
Chu trình
tiêu thụ Chu trình cung cấp
Chu trình báo cáo tài chính
Chu trình
sản xuất Chu trình tài chính
H Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán thủ công Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Sổ nhật ký Sổ cái Báo cáo kế toán Lập chứng từ Ghi sổ kế toán Chuyển sổ Lập báo cáo
Quy trìng xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá
Trong hệ thống kế toán tự động, với việc xử dụng máy tính trong các nghiệp vụ kế toán. Các tài liệu gốc đợc nhập vào máy tính thông qua thiết bị nhập liệu trên cơ sở các tệp dữ liệu nghiệp vụ sau đó các tệp này đợc chuyển vào các tệp sổ cái và các sổ cái sẽ đợc sử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính .
H - Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán tự động
III Ph ơng pháp phân tích ,thiết kế và cài đặt hệ hệ thống thông tin quản lý lý
Nhìn một cách tổng thể ,quá trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm các bớc tuần tự sau: xuất phát từ những sự kiện cụ thể trong thực tế để thiết lập mô hình khái niệm, sau đó xây dựng mô hình logic và cuối cùng chuyển sang mô hình vật lý. Việc thiết kế một hệ thống thông tin theo mô hình quan hệ chính là việc biến đổi một mô hình thực tế theo cách nhìn của ngời dùng thành một phần mềm tơng ứng. Các thực thể dới con mắt ngời đùng sẽ trở thành các bảng trong cơ sở dữ liệu ,các chức năng mà ngời dùng yêu cầu sẽ trở thành các thành phần của một hay nhiều chơng trình ứng dụng.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ kế toán
Tệp số liệu chi tiết
Tệp số liệu tổng hợp cuối tháng
Báo cáo tài chính sổ sách
kế toán
Lập chứng từ
Cập nhật chứng từ vào máy
Tổng hợp số liệu cuối tháng
Hệ thống thônh tin quản lý có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới hệ thống thônh tin .
Hệ thống thônh tin quản lý cần những yêu cầu mới trong nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế mới hệ thống.
Hệ thống thônh tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn.
Các nhà quản lý của hệ thống thônh tin có những chính sách đa ra nhằm thiết kế hệ thống mới có chất lợng.
Trong quá trình phát triển hệ thống,thiết kế chính là một trong những giai đoạn quan trọng nhất, nó ảnh hởng to lớn đến chất lợng và hiệu quả cuối cùng của hệ thống . Bản thân từ “hệ thống” đã bao hàm một tập hợp các ứng dụng đợc tổ chức một cách chặt chẽ, hợp lý. Nếu nh chúng đợc xây dựng một cách tuỳ tiện , không theo một thiết kế thống nhất thì sẽ rất khó khăn trong việc tơng tác liên hệ giữa chúng ,vì vậy không thể tạo nên hệ thống tốt. Mặt khác việc thiết kế cơ sở dữ liệu vô cùng qoan trọng, nó không những đảm bảo cho việc tránh d thừa dữ liệu ,nâng cao hiệu quả hệ thống mà còn tác động đến sự hoạt động và tơng tác giữa các chơng trình khác , và quan trọng hơn nữa một hệ thống chỉ có thể mở rộng ,sửa đổi rễ ràng để đáp ứng các yêu cầu luôn biến động nếu nh nó dựa trên một thiết kế tốt. Nếu hệ thống không đợc dựa trên một thiết kế tốt thì quá trình bảo trì nâng cấp hệ thống sẽ thực sự trở thành gánh nặng , cha kể đến hệ thống có thể bị đào thải . Vì có vai trò và tầm quan trọng không thể phủ nhận đợc nh vậy , gần đây việc phân tích thiết kế hệ thống đã đợc coi trọng hơn. Hệ thống thông tin đang xây dựng ở đề tài này tuy không phải là một hệ thống đợc xây dựng hoàn toàn mới, song ta vẫn thực hiện tỷ mỉ từng công việc trong phân tích , thiết kế để đảm bảo một nền tảng thiết kế tốt cho hệ thống ,tạo điều kiện tốt cho công việc bảo trì hoặc mở rộng,thay đổi hệ thống sau này.
Dới đây là trình bày quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý bao gồm 5 giai đoạn:
III.1 - Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời phát triển hệ thống Trong giai đoạn này chúng ta phải làm sáng tỏ đợc bản chất và quy mô của vấn đề đợc đề cập tới trong yêu cầu phát triển hệ thống thông tin ,đồng thời đánh giá tính khả thi cùng hiệu quả sơ bộ của hệ thống thông tin mới.
III.2 - Làm sáng tỏ yêu cầu và quy mô của vấn đề
Để làm sáng tỏ vấn đề đợc nêu ra trong yêu cầu phát triển hệ thống thông tin thì chúng ta phải tìm hiểu xem
Lí do dẫn tới yêu cầu đó là gì: Là vì muốn cải tiến chất lợng dịch vụ dành cho những ngời sử dụng cuối? Là vì muốn nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin hiện thời? Hay là vì những thông tin mà hệ thống thông tin hiện thời cung cấp
còn cha đầy đủ ,cha kịp thời, cha thích hợp với yêu cầu quản lý ? Hay là bởi sự kiểm soát dữ liệu trong hệ thống thông tin còn lỏng lẻo hoặc hiệu quả kinh tế còn cha cao?
Yêu cầu phát triển hệ thống thông tin đó xuất phát từ nguồn nào: Từ ngời sử dụng cuối với những yêu cầu ngày càng phong phú? Từ chỉ thị của các nhà quản lý cấp cao ? Hay là từ chính hệ thống thông tin hiện thời với những sai sót nào đó? Hay là từ kiến nghi của trung tâm thông tin trong kổ chức ? Hay là từ các tác nhân bên ngoài tổ chức?
III 3 - Đánh giá tính khả thi và hiệu quả sơ bộ củ hệ thống thông tin thông tin
Để đánh giá tính khả thi cùng hiệu quả sơ bộ của hệ thống thông tin đang đ- ợc yêu cầu phát triển ,ta cần xem xét các mặt sau:
Tính khả thi về mặt kỹ thuật : Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin có tính khả thi về mặt kỹ thuật nếu nh tổ chức hiện đã có hoặc có khả năng co những trang thiết bị cùng đội ngũ nhân sự cần thiết để xây dựng, cài đặt và vận hàng hệ thống thông tin mới.
Tính khả thi về mặt tổ chức : Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin đợc coi là có tính khả thi về mặt tổ chức nếu sau khi việc phát triển và cài đặt hệ thống hoàn thành thì hệ thống thông tin mới sẽ đợc sử dụng.Để xem xét khía cạnh có khả thi về mặt tổ chức ta phải xét những vấn đề sau: Liệu những ngời sử dụng cuối cùng có đợc lôi cuốn váo phát triển hệ thống thông tin mới không? Kế hoạch phát triển hệ thống thông tin mới có hợp lý không? Cán bộ lãnh đạo và những ngời sử dụng cuối cùng có ủng hộ phát triển hệ thống thông tin này không?.
Tính khả thi về mặt kinh tế :Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin mớ đợc coi là khả thi về mặt kinh tế nếu những lợi ích mà hệ thống thông tin mới đem lại vợt quá ngững chi phí phát triển ,cài đặt và vận hành nó. Để xem xét xem hệ thống thông tin mà đề tài của mình xây dựng có khả thi về kinh tế hay không ,ta đã phái giải quyết những vấn đề sau: Ước lợng chi phí cho nhân sự phát triển hệ thống ,ớc lợng chi phí cho việc mua sắm trang thiết bị cần thiết, ớc lợng lợi ích thu đợc từ hệ thống mới, ớc lợcg chi phí cơ hội trong trờng hợp không phát triển hệ thống thông tin mới.
III 4 Phân tích hệ thống
Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống :Là phải hiểu rõ hệ thống thông tin hiện có ,xác định rõ yêu cầu hệ thống và các đầu vào, đầu ra, các xử lý, kiểm soát và thời gian thực hiện, đa ra các khiến nghị thay đổi và xây dựng những mục tiêu cụ thể cần đạt đợc trong hệ thông thông tin mới.
Để đạt đợc mục đích trên ,trong giai đoạn chúng ta phải thực hiện hai công việc chính:
III .4.1 Xác định các yêu cầu hệ thông
Trong bớc này chúng ta cần thu đợc những câu trả lời đầy đủ cho các câu hỏi Ai?,cái gì?, khi nào?, ở đâu?, nh thế nào? Đồng thời trong khi giải đáp những câu hỏi đó, chúng ta cũng luôn phải đặt ra câu hỏi tại sao?.
Ai ? ai là ngời thực hiện từng thủ tục trong hệ thông thông tin hiện có ? Tại sao lại là ngời đó ? Có đúng là ngời thích hợp không? Liệu nhiệm vụ này có thể dao cho ai khác đợc không ?.
Cái gì? những xử lý gì đang đựơc làm? Những thủ tục gì đang tiến hành để thực hiện những xử lý đó? Tại sao những xử lý này lại cần thiết ?
Khi nào ? Khi nào thì thủ tục đợc thực hiên? Tại sao nó lại thực hiện vào thời điểm đó? Liệu đó có phải là thời điểm tốt nhất cha?
Ơ đâu ? Việc vận hàng hệ thống đang thực hiện ở đâu ? Tại sao? Liệu hệ thống có thể đợc vận hành ở chỗ nào khác hiệu quả hơn không?
Nh thế nào? Mỗi một thủ tục đợc thực hiện nh thế nào? Tại sao nó lại đợc thực hiện theo cách đó? Liệu nó có thể thực hiện tốt hơn không? Có hiệu quả coa và chi phí thấp hơn không?
Để thu đợc câu trả lời cho những vấn đề trên chúng ta có nhiều phơng pháp: nh phỏng vấn, quan sát, tra cứu tài liệu, dùng phiếu hỏi...Mỗi phơng pháp trong số đó có u điểm và nhợc điểm riêng. Trong mỗi điều kiện thực hiện đề tài này, tôi chỉ phối hợp ba phơng pháp : Phỏng vấn, quan sát và tra cứutài liệu.
III .4.2 Phân tích yêu cầu hệ thống
Có rát nhiều phơng pháp đặc tả yêu cầu hệ thống đợc các nhà phân tích hệ thống sử dụng trong hơn 30 năm qua. Song từ những năm 1970 lại đây phân tích có cấu trúc đã tỏ ra là một phơng pháp u việt nhất. Theo phơng pháp này để phân tích các yêu cấu của hệ thống chúng ta sẽ sử dụng những công cụ sau :
Sơ đồ chức năng nhiệp vụ : Sơ đồ này là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo sát .Mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần sẽ đợc phân thành các chức năng con, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Sơ đồ này giúp ta tăng cờng cách tiếp cận logic tới hệ thống cần nghiên cứu . Các chức năng đợc xác điịnh ở đây đợc dùng trong nhiều mô hình sau này.
Sơ đồ dòng dữ liệu (DBF) : Đây là một trong những công cụ quan trọng nhất việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đa ra một phơng pháp thiết lập quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình với những thông tin mà chúng sử dụng. Đây là một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống, vì nó sác định rõ thông tin nào có mặt trớc khi một quá trình đợc thực hiện.
Đặc tả yêu cầu của hệ thống ta phải xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu , bớc đầy tiên trong việc xây dựng bộ này phải thiết lập sơ đồ khung cảnh của hệ