Trong bớc này chúng ta cần thu đợc những câu trả lời đầy đủ cho các câu hỏi Ai?,cái gì?, khi nào?, ở đâu?, nh thế nào? Đồng thời trong khi giải đáp những câu hỏi đó, chúng ta cũng luôn phải đặt ra câu hỏi tại sao?.
Ai ? ai là ngời thực hiện từng thủ tục trong hệ thông thông tin hiện có ? Tại sao lại là ngời đó ? Có đúng là ngời thích hợp không? Liệu nhiệm vụ này có thể dao cho ai khác đợc không ?.
Cái gì? những xử lý gì đang đựơc làm? Những thủ tục gì đang tiến hành để thực hiện những xử lý đó? Tại sao những xử lý này lại cần thiết ?
Khi nào ? Khi nào thì thủ tục đợc thực hiên? Tại sao nó lại thực hiện vào thời điểm đó? Liệu đó có phải là thời điểm tốt nhất cha?
Ơ đâu ? Việc vận hàng hệ thống đang thực hiện ở đâu ? Tại sao? Liệu hệ thống có thể đợc vận hành ở chỗ nào khác hiệu quả hơn không?
Nh thế nào? Mỗi một thủ tục đợc thực hiện nh thế nào? Tại sao nó lại đợc thực hiện theo cách đó? Liệu nó có thể thực hiện tốt hơn không? Có hiệu quả coa và chi phí thấp hơn không?
Để thu đợc câu trả lời cho những vấn đề trên chúng ta có nhiều phơng pháp: nh phỏng vấn, quan sát, tra cứu tài liệu, dùng phiếu hỏi...Mỗi phơng pháp trong số đó có u điểm và nhợc điểm riêng. Trong mỗi điều kiện thực hiện đề tài này, tôi chỉ phối hợp ba phơng pháp : Phỏng vấn, quan sát và tra cứutài liệu.
III .4.2 Phân tích yêu cầu hệ thống
Có rát nhiều phơng pháp đặc tả yêu cầu hệ thống đợc các nhà phân tích hệ thống sử dụng trong hơn 30 năm qua. Song từ những năm 1970 lại đây phân tích có cấu trúc đã tỏ ra là một phơng pháp u việt nhất. Theo phơng pháp này để phân tích các yêu cấu của hệ thống chúng ta sẽ sử dụng những công cụ sau :
Sơ đồ chức năng nhiệp vụ : Sơ đồ này là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo sát .Mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần sẽ đợc phân thành các chức năng con, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Sơ đồ này giúp ta tăng cờng cách tiếp cận logic tới hệ thống cần nghiên cứu . Các chức năng đợc xác điịnh ở đây đợc dùng trong nhiều mô hình sau này.
Sơ đồ dòng dữ liệu (DBF) : Đây là một trong những công cụ quan trọng nhất việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đa ra một phơng pháp thiết lập quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình với những thông tin mà chúng sử dụng. Đây là một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống, vì nó sác định rõ thông tin nào có mặt trớc khi một quá trình đợc thực hiện.
Đặc tả yêu cầu của hệ thống ta phải xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu , bớc đầy tiên trong việc xây dựng bộ này phải thiết lập sơ đồ khung cảnh của hệ thống(Context diagram). Đây là một sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra sự chao đổi thông tin giữa hệ thông thông tin với các tác nhân bên ngoài,và cũng là mức nhìn bao
quát nhất về hệ thống. Nó đợc bố chí trên một trang,bao gồm một vòng tròn biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu đợc bao quanh bởi các tác nhân bên ngoài của hệ thống và có các mũi tên chỉ hớng thông tin đợc truyền vào/ra khỏi hệ thống .
Bớc tiếp theo trong quá trình xây dựng bộ sơ đồ luồng dữ liệu là thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Sơ đồ này đa ra một cái nhìn chi tiết hơn về hệ thông thông tin so với sơ đồ khung cảnh.Nó chỉ ra các sử lý ,các dòng dữ liệu,các kho dữ liệu chính của hệ thông thông tin . Việc phân rã xử lý trong sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh sẽ cho chúng ta các sơ đồ luồng dữ liệu mức 1, và tuỳ thuộc vào độ phức tạp của các xử lý mà ta có thể phải tiếp tục phân rã các sơ đồ luồng dữ liệu mức xâu hơn.
III .5 Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế logic và thiết kế vật lý.
Thiết kế logic xác định mọi đầu vào ,đầu ra mọi xử lý của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống đã đợc xác định song không quan tâm đến việc chúng ta sẽ đợc thực thi nh thế nào. Trong khi thiết kế logic chỉ quan tâm đến việc những cái gì đợc đòi hỏi phải có , thì thiết kế vật lý lại quan tâm đến việc làm thế nào để thoả mãn những đòi hỏi đó . Thiết kế logic đợc thực thiện đồng thời với chính giai đoạn phân tích hệ thống , khi mà chúng ta khảo sát ,xác định, phân tích, tổ chức và mô tả các yêu cầu logic của hệ thống về các đầu vào, các đầu ra và các xử lý. Do đó trong giai đoạn thiết kế hệ thống này chúng ta duyệt lại các yêu cầu của hệ thống và tiến hành thiết kế.
III .5.1 Thiết kế các đầu ra của hệ thống
Chủ yếu bao gồm các mẫu biểu báo cáo tổng kết sẽ đợc in và các màn hình chích rút thông tin theo yêu cầu quản lý. Để làm tốt phần thiết kế này ta luôn phải quan tâm đến đối tợng nhận báo cáo và mức độ chi tiết của báo cáo mà ngời đó yêu cầu.
III .5.2 Thiết kế đầu vào của hệ thống
Những công việc cụ thể mà ta phải làm trong phần thiết kế này:
Thiết kế hoặc hiệu chỉnh nguồn dữ liệu sao cho rễ đọc ,rễ sử dụng và co thẩm mĩ với chi phí phải trăng nhằm tạo cơ sở thuận lợi cho việc nhập dữ liệu vào hệ thống.
Xác định cách thức nhập dữ liệu
Thiết kế màn hình nhập liệu: Sao cho đệp mắt lôi cuốn và không rắc rối , các mục thông tin cũng nh việc điều khiển vị trí của con trỏ trên màn hình ,các thông báo và các hớng dẫn cũng nh việc sử dụngcác thuật ngữ phải thống nhất ,tạo điều kiện thuận lợi cho ngời sử dụng ,...
III .5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Xác địh các mục đích của cơ sở dữ liệu
Phân loại mô hình dữ liệu : Xác định thực thể và các thuộc tính của các thực thể , xác định mối quan hệ giữa các thực thể .
Duyệt lại mô hình dữ liệu nhằm đảm bảo giảm thiểu sự trùng lặp, tránh d thừa hay bỏ xót dữ liệu, tăng cờng tính đọc lập giữa các bảng tơng ứng với các thực thể .
Tạo lập cơ sở dữ liệu nghĩa là phiên dịch mô hình dữ liệu đã thiết kế đã thiết kế thành cơ sở dữ liệu theo các quy tắc sau:
+ Mỗi thực thể trở thành một bảng trong cơ sở dữ liệu có cùng tên + Mỗi thuộc tính cuả thực thể trở thành một cột trong bảng có cùng tên
+ Mỗi bảng đều có một khoá chính để xác định một cách duy nhất các cá thể trong bảng
+ Thiết lập mối quan hệ Một – Một
Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B đợc ghi nhận bằng hai bảng dữ liệu A và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một-một giữa hai thực thể A, B (hay hai bảng A, B ) nếu mỗi dòng của A tơng ứng với một dòng của B và ngợc lại mỗi dòng của bảng B tơng ứng với một dòng của bảng A. Việc sát nhập hai bảng A, B lại vẫn có thể dễ dàng. Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng rất nhiều cột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn.
+ Thiết lập mối quan hệ Một - Nhiều
Ta nói rằng có một mối quan hệ một – nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A, B) nếu mỗi dòng trong bảng A tơng ứng với nhiều dòng trong bảng B nhng ngợc lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tơng ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A ở phía một gọi là “bảng chủ”, bảng B ở phía nhiều gọi là “bảng quan hệ”.
Mô hình nh sau:
+ Thiết lập mối quan hệ Nhiều – Nhiều
Ta nói rằng có một mối quan hệ Nhiều – Nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A và B) nếu mỗi dòng trong bảng A tơng ứng với nhiều dòng trong bảng B và ngợc lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trong bảng A.
NTNHOM *Mã nhóm TN Tên nhóm TN ... NTNHOM *Mã nhóm TN Tên nhóm TN ... MTMUC *Mã mục TM Mã nhóm TN ... ... MTMUC *Mã mục TM Mã nhóm TN ... ...
Khi có mối quan hệ Nhiều – Nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thực thể giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ Một – Nhiều
Mô hình nh sau:
Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu để đảm bảo cho các bảng ứng với các thực thể thoả mãn ba dạng chuẩn sau:
+ Dạng chuẩn 1NF : Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ nhất khi và chỉ khi tất cả các thuộc tính trong mỗi danh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặo đó ra thành các danh sách con và có ý nghĩa của nó .
+ Dạng chuẩn 2NF: Một bảng thuộc dạng chuẩn thú hai khi và chỉ khi nó thuộc chuẩn thứ nhất và tất cả các cột không thuộc khoá chính đều phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc một phần vào khoá chính. Nếu có sự phụ thuộc đó thì phải tách thuộc tính phụ thuộc đó thành một danh sách con mới, tức là không tồn tại một cột không thuộc khoá chính mà chỉ phụ thuộc một phần vào khoá chính.
+ Dạng chuẩn 3NF: Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ ba khi và chỉ khi nó thuộc dạng chuẩn thứ hai và không có sự phụ thuộc khoá bắc cầu, tức là không tồn tại một cột không thuộc khoá chính mà phụ thuộc hàm vào một cột khác cũng không thuộc khoá chính. Nếu có thì phải tách thành hai danh sách.
III .5.4 Thiết kế các xử lý của hệ thống
Bao gồm hai công doạn :
Chọn lựu phơng pháp xử lý : Xử lý trực tuyến, xử lý theo lô, xử lý kết hợp , đồng thời cần xác định xem đây là hệ thống xử lý một ngời dùng hay hệ thống xử lý nhiều ngời dùng ?
Xác định các chức năng xử lý chính
III .5.5 Thiết kế ứng dụng
Công việc bao gồm hai bớc : NHOM *Mã nhóm Tên nhóm ... NHOM *Mã nhóm Tên nhóm ... NTNHOM * Mã nhóm TN Tên nhóm TN ... NTNHOM * Mã nhóm TN Tên nhóm TN ... TIEUNHOM *Mã TN ... TIEUNHOM *Mã TN ...
Bớc 1: Xây dựng các chơng trình cần có và nhiệm vụ của mỗi chơng trình, nó đợc thực hiện trong giai đoạn thiết kế hệ thống
Bớc 2 : Thiết kế cụ thể các module của từng chơng trình, nó đợc thực hiện trong giai đoạn xây dựng trơng trình .
III .6 Xây dựng chơng trình
Giai đoạn xây dựng chơng trình đòi hổi chúng ta phải thực hiện ba công đoạn: Lựu chọn ngôn ngữ thiết kế cơ sở dữ liệu và lập trình
Lập trình
Kiểm tra chơng trình
III.7 Cài đặt và đánh giá hệ thống
Giai đoạn cài đặt và đánh giá hệ thống đồi hỏi chúng ta phải thực hiện bốn công đoạn sau:
Hoàn thiện môi trờng kiểm tra thử Đoà tạo ngời xử dụng
Thay thế hệ thông thông tin cũ bằng hệ thông thông tin mới Đánh giá kết quả cài đặt và khai thác hệ thống
IV ứng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh
IV.1 Các bớc xây dựng hệ thống
Khảo sát và đặt vấn đề : Chiếm 15% cồng việc, khảo sát hệ thông hiện tại nắm rõ đợc hoạt động thực tại nhằm khắc phục các nhợc điểm của nó, để phát triển thành một hệ thống mới, có tính u việt hơn, định hớng cho giai đoạn sau. Xem xét tính khả thi về mặt tài chính, mặt kỹ thuật và mặt tổ chức.
Phân tích yêu cầu hệ thống : Chiếm 35% công việc, phân tích hệ thống là tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại, dựa vào các thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, trê cơ sở đó xây dựng các lợc đồ khái niệm, chức năng của hệ thống cho một hệ thống mới.
Thiết kế và xây dựng hệ thống : Chiếm 40% công việc, thiết kế tổng thể , chức năng của hệ thống, xây dựng các quy trình nghiệp vụ cho các đơn thể và cho chơng trình.
Cài đặt hệ thống : Chiếm 10% công việc, là công việc cuối cùng để kết thúc chơng trình, thiết lập các mối quan hệ giữa chơng trình và môi trờng, chạy thử và bảo trì hệ thống mới, hớng dẫn ngời sử dụng.
IV .2 Các hình thức chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới thống mới
* Chuyển đổi từng phần: Ngời sủ dụng hệ thống mới trong một giới hạn nhất định (cho từng phần một ) còn có những phần khác vẫn sử dụng hệ thống cũ, sau đó chuyển đổi dần cho đến khi hệ thống đợc thay thế hoàn toàn.
* Chuyển đổi song song: Cả hệ thống cũ và hệ thống mới cùng sử dụng trong một thời gian nhất định cho tới khi hệ thống mới hoàn toàn đảm nhận đợc sứ mệnh của mình một cách có hiệu quả và chấm dứt hệ thống cũ.
* Chuyển đổi thí điểm cục bộ: Đây là hình thức kết hợp của hai hình thức trên, tuỳ theo không gian và thời gian mà lựa chon một trong hai hình thức trên.
Trong kinh doanh thơng mại, cần xuất phát từ các đặc điểm quan hệ kinh tế và thơng mại với các bạn hàng để tìm đợc phơng thức giao dịch mua, bán thích hợp để đem lại cho đơn vị lợi ích cao nhất. Vì vậy kế toán lu chuyển hàng hoá cần đợc hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp các thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định hữu hiệu .
IV3 Môi trờng hoạt động của hệ thống
Nhiệm vụ của bài toán là xác định đợc cơ sở dữ liệu về các đầu vào là các chứng từ, cuối định kỳ lập báo cáo theo tháng, quý, năm bằng các màn hình nhập liệu, thực đơn và giao diện đầu ra là các báo cáo. Trong bài toán có một số sơ đồ khối giải thuật và cấu trúc dữ liệu của các thông tin cập nhật.
Hệ thống đợc thiết kế bằng Hệ quản trị CSDL, ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro 6.0.
• Công cụ ngôn ngữ thiết kế hệ thống: + Công cụ thiết kế: Visual Fox 6.0 + Công cụ lập trình: Visual Fox 6.0 + Cơ sở dữ liệu: Visual Fox 6.0
• Môi trờng mạng LAN, hệ điều hành mạng Windows NT Server 4.0 Cấu trúc Client - server:
+ Môi tr ờng máy chủ : Cấu hình tối thiểu:
1. Cấu hình tối thiểu Pentium Pro
2. Bộ nhớ Ram 64 MB, ổ cứng 4,3 GB HDD 3. Visual Fox server 6.0
Cấu hình tiêu chuẩn:
1. Cấu hình tối thiểu Pentium Pro - 300 2. Bộ nhớ Ram 128 MB, ổ cứng 4,3 GB HDD 3. Visual Fox server 6.0
4. Máy chủ chỉ nên dùng cho hệ thống, việc cài các ứng dụng khác có thể làm ảnh hởng đến hệ thống.
5. Có ổ bằng từ để Backup + Môi tr ờng máy trạm : Cấu hình tối thiểu:
1. Hệ điều hành Windows 95 2. Pentium 133 MHZ
3. 16 MB RAM
4. 2.1GB HDD (trên 100 MB ổ cứng còn trống trớc khi cài ứng dụng) 5. 1 card mạng
Cấu hình tiêu chuẩn:
1. Hệ điều hành Windows 95/98 2. Pentium 333 MHZ
3. 32 MB RAM
4. 2.1GB HDD (trên 250 MB ổ cứng còn trống trớc khi cài ứng dụng) 5. 1 card mạng
• Môi trờng truyền thông:
Các phơng tiện hiện đang sử dụng là đĩa mềm, đờng điện thoại.
Giải pháp:Cập nhật dữ liệu thông qua File text, yêu cầu là chuyển đợc File text từ nơi gửi tới nơi nhận.
Yêu cầu:
-Tại nơi nhận dữ liệu: Chơng trình xử lý các File nhận đợc có thể đợc cài trên 1 máy trạm hay máy chủ đã đợc cài HĐH Windows NT hoặc Windows 95, các File kết xuất kết quả xử lý sẽ đợc chơng trình truyền tin tự động truyền về cho nơi gửi. -Tại nơi gửi dữ liệu: Chơng trình kết xuất các số liệu cần gửi ra File, đặt trong một th mục riêng, các File này sẽ đợc chơng trình truyền tin tự động truyền cho nơi nhận.
Phân tích - thiết kế - xây dựng chơng trình kế toán hộ kinh doanh
I Đặc điểm chung của kế toán hộ kinh doanh
Hoạt động kinh doanh hộ kinh doanh là hoạt động lu thông phân phối hàng hoá trên thị trờng nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của hộ. Gồm có những đặn