- Accuracy (chính xác)
Thông tin truyền đạt phải chính xác là nguyên tắc tối quan trọng để đảm bảo cho giao tiếp thành công.
Thực tế đã chứng minh rằng: Thông điệp càng chính xác thì giao tiếp càng hiệu quả. “Chính xác” ở đây bao hàm cả việc dùng từ ngữ nêu sự kiện chính xác (ví dụ: đối với người cần nêu rõ họ tên, địa chỉ, đặc điểm, mục đích liên hệ… Đối với vật cần nêu rõ: tên gọi, quy cách, phNm chất,…), nêu con số chính xác (ví dụ: gặp mặt vào lúc nào, mấy giờ, mấy phút: Giao hàng vào lúc nào, nêu ngày giờ cụ thể, số lượng là bao nhiêu,… Số liệu trích dẫn phải có nguồn gốc rõ ràng,…) và chính xác cả về khả năng thực hiện lời cam kết của mình. Trong giao tiếp cố gắng tránh “hứa hão”, “nói bừa”, vì nó sẽ làm mất đi niềm tin của đối tác, làm tổn hại uy tín của người giao tiếp. Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng: Biết chắc công việc ngày mai mới có thể hoàn thành, nhưng vì sợ mất khách, nên cứ hẹn khách đến chiều nay. Khách đến nhưng việc chưa xong, khách mất công đi lại, chờ đợi, nên rất bực bội, bạn sẽ mất người khách đó mãi mãi. Hơn thế nữa, người khách đó sẽ tuyên truyền cho các người khách khác, bạn sẽ mất uy tín và lầm vào tình cảnh tồi tệ.
Ví dụ 1: một giáo sư có uy tín, có rất nhiều sinh viên đã và đang theo học. Là một học trò cũ, khi gọi điện đến nhờ giáo sư để xin một cái hẹn, bạn không nên nói chung chung: “Tôi là sinh viên cũ của giáo sư có việc cần hẹn gặp”. Mà nên trình bày cụ thể, chính xác: “Tôi là N guyễn Văn A., sinh viên lớp KTXD K42, được giáo sư hướng dẫn N ghiên cứu khoa học năm học 2002-2003, muốn được gặp giáo sư để xin thư giới thiệu đi du học”.
Ví dụ 2: Để đơn hàng được thực hiện một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, tránh được những rủi ro, tổn thất, bạn không nên viết chung chung: “Đặt mua một số bộ bàn ghế gỗ”. Mà nên viết cụ thể:
“+ Tên hàng và quy cách: Bộ bàn ghế gỗ mã S123, gồm: 01 bàn (1.150 mm x 610 mm x 840 mm). 01 ghế dài (1.040 mm x 600 mm x 150 mm). 02 ghế tay vịn (590 mm x 610 mm x 840 mm). Hàng đóng đồng nhất 01 bộ/ 1 thùng. Hàng được làm từ gỗ bạch đàn nhập khNu từ N am Phi. Hàng sản xuất tại Việt N am, mới 100%
+ Số lượng 500 bộ (± 10%).
+ Thời hạn giao hàng: Trong tháng 12 năm 2009.
+ Đơn giá: 100 USD/ bộ.”
- Brevity (ngắn gọn)
Thông tin được truyền đạt phải ngắn gọn, có giá trị. Tránh truyền những thông điệp dài dòng, rườm rà, vòng vo, với nhiều thông tin thừa không cần thiết.
Các tác giả C. N orthcote Parkinson và N igel Rowe trong cuốn “Giao tiếp” (1979) đã đưa ra một nguyên tắc rất đáng để chúng ta suy ngẫm và vận dụng “Thông tin quá nhiều cũng nguy hiểm như quá ít vậy. Hãy nói cho mọi
người những gì họ cần biết, nhưng đừng bao giờ để họ bị chìm ngập trong quá nhiều thông tin”.
Vì vậy, khi giao tiếp bạn cần cân nhắc, chọn lọc thật kỹ lưỡng để có được những thông tin vừa đủ mà bạn muốn truyền đạt.
Ví dụ 1: Một lời chào hàng thì cần nêu rõ: • Chào bán loại hàng gì?
• Chất lượng, quy cách ra sao? • Giao hàng khi nào, ở đâu? • Giá cả bao nhiêu?
• Thanh toán bằng cách nào?
Chứ không nên sa đà giới thiệu dài dòng về công ty, về phong cảnh, thời tiết của đất nước mình,…
Ví dụ 2: Khi được yêu cầu viết một bài luận dài không quá 15 trang khổ
A4 về chủ đề: “Cần liên kết đa ngành, đa lĩnh vực để khai thác hiệu quả tiềm năng du lịch Việt N am”. Muốn bài luận đạt điểm xuất sắc, bạn cần lưu ý các tiêu chuNn sau:
• Bài luận cần có đủ các phần: mở bài, thân bài, kết luận.
• Phải giới thiệu cho người đọc thấy được tiềm năng du lịch Việt N am. • Phải phân tích, đánh giá thực trạng du lịch Việt N am trong thời gian
qua. Tập trung phân tích những yếu kém trong quan hệ giữa các ngành, các lĩnh vực có liên quan và ảnh hưởng của chúng tới sự phát triển du lịch Việt N am. Trên cơ sở phân tích rút ra nhận định: sự phối hợp thiếu chặt chẽ giữa các ngành, các lĩnh vực có liên quan là một trong những nguyên nhân làm cho du lịch Việt N am phát triển chưa tương xứng với tiềm năng của ngành.
• Các phân tích, nhận xét phải có số liệu, chứng cứ có nguồn gốc đáng tin cậy để minh chứng.
• Phải đề xuất được các giải pháp có tính khả thi để tăng cường liên kết đa ngành nhằm phát triển có hiệu quả du lịch Việt N am.
• Bài viết phải có bố cục hợp lý, lập luận chặt chẽ, hành văn trong sáng, không có lỗi chính tả.
• Phải có danh mục tài liệu tham khảo.
• Và điều đặc biệt quan trọng là phải ngắn gọn, phải không quá 15 trang
khổ A4.
- Clarity (rõ ràng)
Thông tin cần truyền đạt một cách rõ ràng, chuNn xác, tránh dùng những từ ngữ (hoặc những cách mã hóa khác) mập mờ, có thể hiểu hai, ba cách khác nhau.
Thông tin truyền đạt càng rõ ràng, dễ hiểu thì càng giảm thiểu được những rủi ro giao tiếp, hiệu quả giao tiếp càng cao.
Ví dụ 1: Trong một tổ chức, khi phân công nhiệm vụ cho các nhân viên (đặc biệt là nhân viên mới) và khi nhiệm vụ phức tạp thì cần mô tả chi tiết công việc dưới dạng văn bản và phổ biến đến từng nhân viên.
Ví dụ 2: Khi chọn đề tài nghiên cứu khoa học, phải cân nhắc thật kỹ từng chữ để chọn tên đề tài thật rõ ràng, chính xác. Việc làm này có ảnh hưởng lớn đến phạm vi nghiên cứu và kết quả nghiên cứu. Ví dụ: không nên chọn đề tài chung chung: “Mô hình trường Đại học Harvard, Việt N am”, mà nên xem xét kỹ trong từng bối cảnh cụ thể để chọn đề tài thật rõ ràng:
• N ếu chưa có mô hình trường Harvard tại Việt N am thì nên chọn: “Xây dựng mô hình trường Đại học Harvard, Việt N am”.
• N ếu đã có, nhưng mô hình chưa hoàn chỉnh, chưa phù hợp, thì nên chọn đề tài: “Hoàn thiện mô hình trường Đại học Harvard, Việt N am”. • N ếu đã có mô hình và trường đã được xây dựng ở một địa phương, nay
muốn theo hình mẫu đó để xây dựng ở một địa phương khác, thì nên chọn đề tài: “N hân rộng mô hình trường Đại học Harvard, Việt N am, tại…”.
Bên cạnh nguyên tắc ABC, trong giao tiếp còn có các nguyên tắc 5C, 7C.