I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm.
1. Mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh.
quốc doanh.
Hệ thống huy động tiết kiệm được tổ chức như sau:
- Các địa điểm huy động vốn (bàn gửi tiết kiệm) làm nhiệm vụ chủ yếu là giao dịch với khách hàng: nhận và thực hiện yêu cầu gửi, rút tiền của khách hàng.
- Phòng kế toán quản lý tổng hợp các hoạt động về nghiệp vụ huy động vốn thông qua các bàn gửi tiết kiệm.
- Tình hình huy động tiết kiệm được phòng kế toán tổng hợp, báo cáo thường xuyên lên lãnh đạo.
Sau đây là mô hình hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm:
LÃNH ĐẠOLÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO Bàn huy động vốn 1 Bàn huy động vốn 1 Bàn huy động vốn 2 Bàn huy động vốn 2 Bàn huy động vốn 3 Bàn huy động vốn 3 …… Phòng kế toán Phòng kế toán
2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm.
2.1. Phân tích chung.
Trong hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm ta phân ra làm hai cấp: Cấp quản lý là phòng kế toán, cấp thừa hành là bàn gửi tiết kiệm.
2.2. Phân tích sự lưu chuyển thông tin tại các bàn gửi tiết kiệm.
2.2.1. Đầu ngày.
Đầu ngày, các bàn gửi tính lãi đầu ngày và thực hiện nhập lãi vào gốc nếu đến hạn theo nguyên tắc:
+ Với loại sổ không kỳ hạn, lãi được cộng dồn hàng ngày. Để đảm bảo lãi được tính hàng ngày, kể cả các ngày nghỉ, chương trình phải sử dụng khái niệm
ngày số dư(ngaysd) và ngày làm việc(ngay). Ngày làm việc là ngày giao dịch hiện
tại, ngày số dư là ngày giao dịch trước đó. Khi tính lãi, chương trình sử dụng vòng
KHÁCH HÀNGKHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG
PHÒNG KẾ TOÁNPHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KẾ TOÁN
Yêu cầu gửi, rút tiền
Báo cáo, sao kê thường nhật, định
kỳ
Sơ đồ lưu chuyển thông tin trong hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm:
LÃNH ĐẠOLÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO
Báo cáo, sao kê, định kỳ Hệ thống quản lý tiết kiệm Quyết định thay đổi BÀN HUY ĐỘNG VỐN BÀN HUY ĐỘNG VỐN Thực hiện thay đổi chính sách
lặp chạy từ ngay sau ngày số dư đến ngày làm việc. ứng với mỗi vòng lặp, lãi ngày được tính một lần và cộng đồn vào trường lãi. Nếu gặp ngày 1/1, máy sẽ thực hiện nhập lãi vào gốc, số lãi là số phát sinh của loại phát sinh lãi nhập gốc, phát sinh này được ghi nhận vào tệp phát sinh ngày.
+ Với loại sổ có kỳ hạn, căn cứ vào ngày gửi và số tháng gửi của kỳ hạn, máy sẽ tính được ngày đến hạn. nếu ngày đến hạn nằm trong phạm vi từ sau ngày số dư đến ngày làm việc, sổ này sẽ được nhập lãi vào gốc và gửi ở kỳ hạn mới, ngày gửi mới tính từ sau ngày đến hạn một ngày. Phát sinh lãi nhập gốc cũng được phản ánh vào tệp phát sinh ngày.
Vào đầu ngày, sau khi tính lãi nhân viên sử dụng phải lập bản Sao kê chi tiết
phát sinh lãi nhập gốc, liệt kê tất cả những sổ tiết kệm được nhập Lãi vào Gốc. 2.2.2. Trong ngày.
Trong ngày, bàn gửi thực hiện giao dịch gửi, rút tiền với khách hàng. + Trường hợp khách hàng gửi tiền lần đầu, khách hàng được cấp sổ tiết kệm, các thông tin về sổ tiết kiệm của khách hàng được ghi trong tệp Sổ tiết kiệm với các thuộc tính: Số sổ tiết kiệm, họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày
cấp và nơi cấp chứng minh nhân dân; ngày gửi tiền, loại tiền gửi, loại kỳ hạn, số tiền gửi. Nếu khách hàng gửi có kỳ hạn, lãi được tính và ghi lại, trừ trường hợp với
loại sổ rút lãi trước thì lãi sẽ được đặt bằng 0.
+ Trường hợp gửi thêm vào loại sổ không kỳ hạn, số dư gốc trong sổ tiết kiệm sẽ được cộng thêm với số tiền gửi vào.
+ Khi thực hiện rút tiền loại không kỳ hạn, số tiền rút phải được chỉ rõ là rút
Gốc hay rút Lãi, loại tiền rút và phải kiểm tra xem khách hàng có đủ số dư trên sổ
hay không. Tương ứng với rút Gốc và rút Lãi, số dư gốc và số dư lãi được trừ đi theo số tiền rút. Nếu như khách hàng thực hiện tất toán hoặc sau khi rút tiền, khách hàng không còn số dư gốc và số dư lãi, sổ tiết kệm sẽ được tất toán. Thông tin về
sổ tiết kệm sẽ được chuyển sang tệp Sổ tiết kệm lưu. các thông tin này dùng để tra cứu khi khách hàng có thắc mắc, khiếu nại…
+ Với loại sổ tiết kiệm có kỳ hạn, khi đến hạn mà khách hàng đến rút tiền, họ sẽ được tất toán sổ tiết kiệm – rút hết gốc lẫn lãi. Khi khách hàng muốn rút trước hạn, lãi sẽ được tính lại theo phương pháp tính lãi không kỳ hạn kể từ ngày gửi đến ngày làm việc.
2.2.3. Cuối ngày.
Vào cuối ngày, căn cứ vào nhật ký phát sinh ngày, bàn gửi lập báo cáo tình
hình huy động vốn ngày, sao kê chi tiết các loại phát sinh và nếu có yêu cầu sẽ lập
bản sao kê chi tiết sổ tiết kiệm của khách hàng.
Vào cuối tháng, cuối năm, bàn huy động còn lập thêm báo cáo tình hình huy
động vốn tháng và báo cáo tình hình huy động vốn năm.
2.3. Phân tích sự lưu chuyển thông tin tại phòng kế toán.
Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là thường xuyên cập nhật những yêu cầu thay đổi của lãnh đạo về các loại tiền gửi, loại kỳ hạn, mức lãi suất ứng với mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến đổi về tỉ giá của mỗi loại tiền gửi, loại kỳ hạn và những biến động về tỉ giá của mỗi loại ngoại tệ.
Phòng kế toán còn quản lý danh sách người sử dụng (các bàn gửi), có thể
cài đặt, loại bỏ người sử dụng. Công việc này chỉ được thực hiện khi mới đưa hệ
thống vào sử dụng hoặc khi các Ngân hàng này mở thêm, thay đổi địa điểm gửi. Tất cả các thông tin này chỉ được cập nhật, thay đổi tại phòng kế toán, các bàn gửi chỉ được sử dụng, tra cứu.
Phòng kế toán làm nhiệm vụ sao lưu dữ liệu theo định kỳ nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu khi có rủi ro hệ thống, khi cần thiết các dữ liệu này sẽ được phục hồi. Việc sao lưu và phục hồi dữ liệu còn có tác dụng khắc phục sai sót trong nhập liệu (hê thống phải chạy lại từ trước khi có sai sót).
Hàng ngày, phòng kế toán tiến hành tổng hợp các báo cáo từ bàn gửi để lập
báo cáo ngày. Báo cáo tháng, báo cáo năm cũng được tổng hợp từ các báo cáo
tháng, năm của bàn gửi. Bên cạnh các báo cáo này, phòng kế toán còn lập danh sách khách hàng và thông tin chi tiết về khách hàng khi cần thiết, căn cứ vào dữ liệu trong các tập tin sổ tiết kiệm của phòng kế toán (một khách hàng có thể có nhiều sổ tiết kiệm tại các bàn gửi khác nhau, căn cứ tổng hợp là số chứng minh nhân dân của khách hàng hoặc số hộ chiếu nếu khách hàng là người nước ngoài).