II. Nghiệp vụ quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh.
2. Quy trình kế toán gửi của hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm.
2.1. Tại bàn gửi tiết kiệm.
2.1.1. Quy trình nghiệp vụ kế toán giao dịch.
Xử lý đầu ngày: Dự kiến doanh số thu, chi hàng ngày, đầu giờ giao dịch thủ quỹ viết giấy tạm ứng (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán) có ý kiến của trưởng phòng kế toán và duyệt của Tổng giám đốc.
Với tiền gửi không kỳ hạn. - Nhận tiền gửi lần đầu:
+ Kế toán hướng dẫn khách hàng lập giấy gửi tiền.
+ Căn cứ vào giấy gửi tiền khách hàng nộp, viết sổ tiết kiệm, phiếu lưu và yêu cầu ký chữ ký mẫu. Sau đó ký tên, chuyển sang bộ phận kiểm soát trước quỹ.
+ Bộ phận kiểm soát trước quỹ kiểm soát chứng từ, ghi nhật ký quỹ và chuyển chứng từ sang thủ quỹ.
+ Thủ quỹ kiểm soát lại, ký tên và chuyển cho người kiểm soát ký, đóng dấu vào sổ tiết kiệm, sau đó trả sổ khách hàng, chuyển chứng từ cho kế toán viên.
+ Kế toán nhận chứng từ, xuất sổ in quan trọng hàng ngày, giấy gửi tiền, đóng nhật ký ngày.
+ Định khoản: Nợ TK: Tiền mặt tại quỹ. Có TK: Tiền gửi khách hàng. - Nhận tiền gửi tiếp:
+ Khách hàng phải nộp sổ tiết kiệm cũ và trình tự xử lý hạch toán tương tự như gửi tiền lần đầu.
Điểm khác: Không viết sổ tiết kiệm.
Khách hàng không phải đăng ký chữ ký mẫu.
- Trả một phần số dư trên sổ:
+ Khách hàng nộp sổ tiết kiệm cho kế toán và yêu cầu rút tiền. + Kế toán viết giấy lĩnh tiền và yêu cầu khách hàng ký chữ ký mẫu.
+ Kế toán rút phiếu lưu kiểm soát, đối chiếu chứng minh thư và chữ ký mẫu, ghi sổ tiền lấy ra, rút số dư trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và giấy lĩnh tiền, ký tên vào nhật ký quỹ sau đó chuyển sang kiểm soát trước quỹ ( Giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm, phiếu lưu). Bộ phận này kiểm soát lại, sau đó chuyển sang thủ quỹ giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm còn phiếu lưu trả cho kế toán để lưu.
+ Thủ quỹ đối chiếu lại giấy lĩnh tiền và sổ tiết kiệm, chi tiền cho khách hàng, đóng dấu đã chi tiền vào giấy lĩnh tiền, vào sổ quỹ, ký tên và chuyển trả chứng từ cho bộ phận kiểm soát.
+ Bộ phận kiểm soát kiểm soát lại chứng từ, trả sổ tiết kiệm cho khách hàng và chuyển chứng từ cho kế toán.
+ Kế toán nhận lại giấy lĩnh tiền, cuối ngày đóng vào tập nhật ký chứng từ.
+ Định khoản: Nợ TK : Tiền gửi khách hàng.
Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. - Trả hết số dư trên sổ:
+ Trình tự xử lý tương tự như trả một phần số dư trên sổ. + Điểm khác:
Kế toán tính lãi từ ngày khách hàng gửi đến ngày khách hàng rút hoặc số lãi còn được lĩnh ( nếu khách hàng tính lãi hàng tháng ) và thông báo lãi cho khách hàng.
Căn cứ số lãi tính được, lập phiếu chi lãi và tính toán sổ tiết kiệm.
Số tiền gửi sau khi tính toán được đính kèm giấy lĩnh tiền đóng vào tập chứng từ trong ngày.
Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi không kỳ hạn. Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ.
Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ.
Trường hợp khách hàng rút lãi hàng tháng, phải nộp sổ tiết kiệm vào Quỹ tín dụng, kế toán sau khi tính lãi thông báo cho khách hàng, lập phiếu chi, ghi vò sổ tiết kiệm ( ngày thang trả lãi, trả đến thời gian nào, số lãi đã trả). Trên sổ tiết kiệm, khi trả lãi kế toán và thủ quỹ ký tên.
Định khoản: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi. Có TK: Tiền mặt tại quỹ: Với tiền gửi có kỳ hạn.
- Nhận tiền gửi có kỳ hạn:
+ Trình tự xử lý giống như nhận tièn gửi không kỳ hạn.
+ Định khoản : Nợ TK : Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Tiền gửi có kỳ hạn.
- Trả tiền gửi có kỳ hạn:
+ Trình tự xử lý giống như trả tiền gửi không kỳ hạn.
+ Điểm khác : Đến cuối kỳ hạn và khách hàng không đến lĩnh tiền, kế toán tính lãi nhập gốc và coi như gửi kỳ hạn mới. ( Ngày hôm sau tính lãi cho ngày hôm trước).
+ Định khoản:
Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi có kỳ hạn ( Gốc cũ + Lãi nhập gốc) Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi
2.1.2. Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày.
Kế toán và thủ quỹ tiến hành đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ, ký xác nhận sau khi đã tiến hành kiểm quỹ.
Kế toán tiến hành lập báo cáo: Báo cáo tình hình huy động vốn tổng hợp sau khi phát sinh gửi tiền rút gốc, rút lãi. Các báo cáo lập thành 2 liên, một liên đóng vào tập chứng từ huy động vốn của bàn, một liên và giấy nộp tiền gửi về trung tâm điều hành cùng lượng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán cuối ngày.
Hàng ngày các bàn huy động vốn tiến hành khảo sát sổ vào lúc 15 giờ và giao nộp tiền, các chứng từ về trung tâm trước 16 giờ 30’ cùng ngày.
Tại bàn huy động vốn sắp xếp chứng từ và đóng thành từng tập theo thứ tự: + Nhật ký quỹ
+ Bản kê phát sinh gửi tiền + Các chứng từ gửi tiền . Bảng kê phát sinh rút tiền. . Bảng kê phát sinh rút lãi. + Bản kê phát sinh lãi nhập gốc. + Các chứng từ lĩnh tiền gốc và lãi.
Ngoài ra, còn lưu trữ báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn ngày theo tập riêng và mở sổ theo rõi ấn chỉ quan trọng nhập xuất hàng ngày.
2.1.3. Một số vấn đề cần lưu ý.
- Tại các bàn huy động vốn mở sổ quỹ và nhật ký quỹ.
- Các chứng từ của bàn huy động vốn lập, nộp về trung tâm phải được ghi rõ của bàn tiết kiệm nào.
- Căn cứ lượng tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tồn quỹ, bàn tiết kiệm phải viết giấy nộp tiền hoàn ứng ngay trong ngày.
- Căn cứ số doanh thu, chi cho khách hàng, bàn huy động vốn có thể tạm ứng hoặc nộp tiền nhiều lần trong ngày.
2.2. Tại phòng kế toán.
- Quy trình nghiệp vụ kế toán đầu ngày:
Khi bàn huy động vốn tạm ứng tiền, phòng kế toán mở tài khoản “thanh toán với bàn huy động vốn ”, tiểu khoản mở theo từng bàn huy động.
Căn cứ giấy tạm ứng tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK : Thanh toán với bàn huy động vốn
Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ
- Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Phòng ngân quỹ trung tâm nhận được giấy nộp tiền kèm theo tiền mặt, ngân phiếu thanh toán sẽ tiến hành kiểm soát kiểm đếm và ký tên trên các chứng từ, sau đó chuyển sang phòng kế toán.
Phòng kế toán căn cứ vào các bản sao kê gửi tiền, rút gốc, rút lãi của các bàn gửi tiết kiệm, sau khi kiểm soát kế toán lập phiếu chuyển khoản tổng hợp và hạch toán:
+ Nếu là giấy nộp tiền tạm ứng:
Nợ TK: Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn .
+ Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp tiền gửi: Nợ TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . Có TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền).
+ Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp trả tiền khách hàng: Nợ TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền).
(Hoặc Nợ TK: Trả lãi tiền gửi).
Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . - Công việc cuối tháng:
+ In báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn tháng.
+ Sao kê số dư tiền gửi huy động vốn cho từng kỳ hạn gửi. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng.
+ Công việc cuối năm.
+ Nhập lãi vào gốc cho các sổ tiết kiệm không kỳ hạn. + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động gửi tiết kiệm. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng.