IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI 1 Tình hình chung.
2. Hoàn thiện phương pháp xây dựng hợp đồngnhập khẩu và nội dung ký kết:
Hiện nay việc thực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu như nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc, do vậy đã gây nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng, bởi vậy nhiệm vụ cần thiết trước mắt của bộ phận làm hợp đồng nhập khẩu là:
a. Trong công tác chuẩn bị ký kết:
+ Phải căn cứ vào kế hoạch nhập khẩu cụ thể cho các thới điểm trong năm, công ty cần cụ thể hoá để nhập từng mặt hàng xác định từ từng hãng cung cấp, trong từng thời gian, với số lượng, chất lượng xác định…
+ Tìm hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phá, xác định hướng đi rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu được hiệu quả tối đa.
+ Đặt ra mục đích, yêu cầu cho cuộc đàm phán: Đặc biệt là vấn đề giá cả. Cần phải làm thế nào để nhập được với giá thấp…Cần phải chuẩn bị trước những lý lẽ để thuyết phục đối phương trong thương lượng, đàm phán.Phải lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán, tránh trường hợp bị bất ngờ, lập kế hoạch và vạch sẵn những phương án để giải quyết trong trường hợp cuộc đàm phán không thành công.
Có sự chuẩn bị về thời gian để tra đổi về hợp đồng giữa các phòng, ban có trách nhiệm liên quan về hợp đồng trước khi đàm phán.
Cần cập nhật kịp thời các thông tin về nhà cung cấp để biết điểm mạnh, điểm yếu của họ, biết mình muốn gì, trong điều kiện nào.
+ Duy trì mối quan hệ thường xuyên với bạn hàng.
♦ Khi xây dựng nội dung hợp đồng cần chú ý một số điều khoản cơ bản sau:
*Điều khoản về tên hàng và quy cách phẩm chất hàng hoá
Như phần trên chúng ta đã nghiên cứu, dược phẩm là một loại hàng hóa tiêu dùng đặc biệt, phức tạp cả về tên hàng lẫn tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa. Tên hàng đòi hỏi phải ghi một cách chính xác tên hoá học, thường là tên của thành phần hoá học cơ bản chứa trong sản phẩm. Việc ghi không chính xác sẽ dễ dàng gây ra sự hiểu nhầm và do đó giao nhầm hàng.
Sự đa dạng về chất lượng dược phẩm cũng là một khó khăn khi đàm phán điều khoản chất lượng, cần phải nêu rõ hoặc phải có phụ lục về qui cách, thành phần các chất chứa trong đó .Nghiệp vụ này đòi hỏi người tham gia kí kết phải nắm vững và có kiến thức về dược phẩm.Trong điều khoản về quy
cách phải luôn luôn chú ý đến thời hạn sử dụng của sản phẩm, thời hạn sử dụng sản phẩm là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu dược phẩm, nó mang tính chất bắt buộc.
*Điều khoản về giá cả.
Giá cả hàng nhập sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng tiêu thụ của công ty. Vì thế khi phán đàm về giá cả, công ty cần phải đặc biệt chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả hàng nhập khẩu như :
+ Xác định mức giá cần nhập
+ Các điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả. Công ty cần phải làm sao lựa chọn được các điều kiện thuận lợi nhất nhưng giá cả phải hợp lý.
+ Phải tham khảo giá của các đối thủ cạnh tranh và của các nhà phân phối khác để nắm bắt thông tin.
+ Đối với những hợp đồng nhập khẩu thành phẩm và có thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, thì trong điều kiện giá cả có thể không cần đòi hỏi có sự điều chỉnh giá. Nhưng đối với những hợp đồng có thời gian thực hiện dài(hàng năm) hay những hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu, thì cần phải chú ý đưa vào điều kiện điều chỉnh giá cả để tránh những tổn hại không đáng có khi có sự biến động của giá cả đối với công ty.
♦Hình thức đàm phán ký kết hợp đồng
* Phương pháp trực tiếp: trực tiếp gặp gỡ nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản giao dịch và trực tiếp ký kết. Phương pháp này thường được áp dụng với những bạn hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với công ty hoặc bạn hàng có những hợp đồng lớn hoặc những mặt hàng mới. Do vây yêu cầu đặt ra đối với người trực tiếp tham gia đàm phán là:
+ Có thái độ niềm nở, lịch sự với bạn hàng.
+ Tìm hiểu về nhà cung cấp, kiểm tra mức độ uy tín của họ. + Tranh thủ giới thiệu với bạn hàng về công ty.
+ Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán, tạo sự tin tưởng cho bạn hàng.
+ Có thái độ nhã nhặn nhưng cương quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc.
* Phương pháp gián tiếp: phương pháp này là phương pháp ít tốn kém chi phí giao dịch, nó được sự hỗ trợ của công nghệ thông tin liên lạc. Mọi việc đàm phán, ký kết đều được thực hiện thông qua thư tín, điện thoại, fax, Internet...phương pháp này được sử dụng đối với các khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty .
+ Nếu việc đàm phán, ký kết được tiến hành qua thư tín: thường sử dụng hệ thống Fax và bằng tiếng Anh. Do vậy cần chú ý rằng thư từ là sứ giả của mình gửi đến khách hàng nên cách viết, cách trình bày, diễn đạt phải rõ ràng, sáng ý, chính xác và khoa học. Khi gửi thư cần phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh để thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trương của công ty.
+ Nếu bằng điện thoại: đây là hình thức được thường xuyên sử dụng hàng ngày, ngừơi trực tiếp giao dịch phải chuẩn bị trước các nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng tốt, trân thành, không miễn cưỡng, giả tạo nhằm tránh gây sự hiểu nhầm của bạn hàng. Sau khi trao đổi, cần phải có văn bản xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho bạn hàng.
* Xây dựng mẫu hợp đồng có sẵn.
Bởi vì công ty Dược phẩm Trung ương I chỉ kinh doanh nhập khẩu một loại hàng hóa là dược phẩm (gồm có tân dược và dược liệu). Sự đơn nhất này giúp công ty có thể tạo ra những khuôn mẫu hợp đồng có sẵn, với số lượng điều khoản cần có. Những điều khoản đựơc xem là cố định như khiếu nại, trọng tài, phạt vi phạm, các điều khoản khác...
Có thể xây dựng mẫu hợp đồng cho nhập khẩu thành phẩm một dạng và cho hợp đồng nhập khẩu nguên liệu dạng khác. Cũng có thể xây dựng mẫu cho từng nhà cung cấp một, thường với những nhà cung cấp có quan hệ thương mại lâu dài, thường xuyên với công ty. Những điều khoản về tên hàng, qui cách phẩm chất, số lượng, giá cả, phương thức gíao hàng và phương thức thanh toán là những điều khoản sẽ được điều chỉnh cho từng lần giao hàng cụ thể. Mẫu hợp đồng này sẽ được lưu giữ trong máy tính và sẽ được đem ra sử dụng khi ký kết hợp đồng.
Chú ý rằng mẫu hợp đồng nhập khẩu này chỉ phù hợp với những đối tác có quan hệ làm ăn thường xuyên, lâu dài với công ty, còn đối với những bạn hàng mới, không nên xây dựng hợp đồng trên các khuôn mẫu sẵn có đó được, phải tuỳ thuộc vào tập quán và độ tin cậy của phía đối tác nước ngoài mà xây dựng các điều khoản hợp đồng hợp lý và hiệu quả.
♦ Bảo đảm cơ sở pháp lý của hợp đồng nhập khẩu .
Có thể nói rằng, không bao giờ chúng ta có thể lường trước được hết những rủi ro để đưa vào hợp đồng nhằm xây dựng một hợp đồng hoàn thiện nhất. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hợp đồng, các nhà đàm phán, kí kết luôn luôn hạn chế tối đa những sai phạm, rủi ro có thể gặp phải. Và một nội dung quan trọng và dễ dàng kiểm soát được đó là xây dựng được cơ sở pháp lý cho việc thự hiện hợp đồng nhập khẩu, nội dung bao gồm:
Các chủ thể tham gia hợp đồng phải hợp pháp, không bị lừa đảo: việc xác định tư cách đôi stác mà công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng, vì chỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì
hợp đồng sau khi ký mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng.
Một bản hợp đồng nếu đảm bảo được năm yêu cầu sau thì được coi là có giá trị pháp lý.
1. Hợp đồng phải được xây dựng trên sự thoả thuận, tán thành của hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên sự cưỡng ép hoặc lừa đảo.
2. Các bên tham gia chỉ được ký kết trong khả năng, phạm vi, thẩm quyền của mình.
3. Một văn bản nếu được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp đồng.
4.Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên, nghĩa là hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quền lợi, nghĩa vụ.
5. Một hợp đồng được hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng.
* Điều kiện để thực hiện các nội dung trên.
+ Có sự lựa chon thương nhân để giao dịch. Trong điều kiện cho phép thì hiệu quả nhất là chọn nhà cung cấp trực tiếp và lớn, tuy nhiên nếu là thị trường nhập khẩu mới thì có thể lại cần phải giao dịch qua trung gian. Nếu ký kết với đại lý thì cần phải xem xét giấy uỷ nhiệm mà người đại lý được cung cấp có hợp lệ hay không.
+ Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác thì người đàm phán cần liên hệ ngay với các tổ chức thương mại có thẩm quyền hoặc tham tán thương mại Việt Nam ở nước đó.
+ Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu.
+ Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đối với hợp đồng.
+ Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng.