IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI 1 Tình hình chung.
2. Hoạt động giám sát:
Với một khối lượng hợp đồng khá lớn, trung bình mỗi ngày phải thực hiện 1, 5 hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng chồng chéo lên nhau, có những hợp đồng ký kết trước nhưng lại thực hiện sau, phương thức vận tải, phương thức thanh toán đa dạng. Mỗi phương thức lại đòi hỏi phải có những bước công việc khác nhau. Đấy là còn chưa nói đến còn có nhiều vấn đề khác phát sinh. Vậy làm sao công ty có thể theo dõi giám sát được tất cả các công việc cần phải làm, để đảm bảo rằng sẽ không có một công việc nào bị bỏ quyên, hay q uyền lợi của công ty có thể bị vi phạm mà công ty không có những nhắc nhở hoặc phản ứng kịp thời.
1. Giám sát việc tiến hành giao hàng của nhà cung cấp : ngày hàng rời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, hàng ngày về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà cung cấp, thông báo về vận tải, thông báo ngày hàng cập cảng quy định
2. Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của công ty: giám sát quá trình xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng hoá tại ga, cảng.
Trình tự các công việc cần giám sát phụ thuộc vào những gì mà người mua và người bán thoả thuận trong hợp đồng. Chẳng hạn, thanh toán có thể phải thực hiện trước khi kết thúc hợp đồng hay sau khi đã nhận được các chứng từ về vận tải chứng tỏ nhà cung cấp đã gửi hàng đi. Cũng có thể thanh toán sẽ phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng.
VD: Hợp đồng số 321/KH _97 quy định: Thanh toán bằng TT:20 % giá trị hợp đồng thanh toán trước 20 ngày, 80 % thanh toán vào lúc giao nhận hàng.
Để thực hiện hoạt động giám sát công ty đã sử dụng một số biện pháp sau: + Thiết lập một hệ thống giám sát thủ công : thông qua việc lập các bộ hồ sơ theo dõi hợp đồng .
Bộ hồ sơ theo dõi này sẽ được phân thành hai loại : Hồ sơ theo dõi hợo đồngnhập khẩu thành phẩn và hồ sơ theo dõi hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu và được giao cho hai người theo dõi.
Trên bộ hồ sơ theo dõi này sẽ ghi : tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số lượng, phương thức thanh toán, ngày xếp hàng dự kiến, số lần giao hàng. Và một phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng .
Nội dung của phiếu này như sau:
1 2 Hợp đồng số
Hoá đơn thương mại Vận đơn
Phiếu đóng gói
Phiếu kiểm tra chất lượng Giấy chứng nhận chất lượng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờ khai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho
Cột (1) giúp người theo dõi hợp đồng nắm bắt được những chứng từ nào đã có, chứng từ nào còn thiếu và chứng từ nào là không cần có. Bằng cách đánh dấu vào cột này, các chứng từ đã nhận được sẽ đánh dấu (v), cột (2) dùng để ghi chú: ngày nhận chứng từ, có những sửa đổi chứng từ hay không.
Hàng ngày nhân viên theo dõi hợp đồngsẽ tham khảo thường xuyên hồ sơ này để xem có hoạt động giám sát nào cần làm. công việc quan sát trọng tâm nhất vẫn là thời gian biểu về các sự kiện và công việc, giám sát thời gian hàng về. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố gắng giữ liên lạc thường xuyên với các bộ phận khác của cơ quan để đảm bảo mọi thông tin từ phía người xuất khẩu phải được chuyển giao cho bộ phận này. Khi đó thông tin này được
bộ phận giám sát sử dụng để kiểm tra mọi việc cần làm liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đường biển), CIP (đường không), các điều kiện này đã rút ngắn các công việc mà công ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ: như thuê tàu đến cảng xuất khẩu để chở hàng, mua bảo hiểm... Các công việc này thuộc trách nhiệm của người xuất khẩu, điều này cũng có nghĩa là công ty không thể theo dõi, quan sát được các công việc này như: việc chuẩn bị hàng hóa, việc thuê tàu, xếp hàng lên tàu, cũng như quá trình hàng hóa trên đường vận chuyển. Có chăng công ty cũng chỉ nắm bắt được ngày hàng sẽ rời cảng xếp hàng và ngày hàng dự định cập cảng qua các thông báo của người xuất khẩu.
Nhiều khi có những hợp đồng đã bị vi phạm thời gian giao hàng mà bộ phận giám sát vẫn không nắm bắt được, chỉ đến khi nhận được thông báo giao hàng của người xuất khẩu, kiểm tra lại hồ sơ hợp đồng mới phát hiện ra.
Việc giám sát được thời gian biểu cho tất cả các hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất khó khăn bởi số lượng hợp đồng tương đối lớn.