Sau khi hợp đồng kí kết, công ty sẽ triển khai các công việc để thực hiện hợp đồng .
Không nằm ngoài nội dung lý thuyết mà chúng ta đã nghiên cứu ở trên. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty cũng tuân theo quy trình đó.
Không giống như các hàng hoá thông thường khác, việc xin giấy phép nhập khẩu đối với các hàng dược phẩm phải thông qua Bộ y tế mà cụ thể là qua Cục quản lý dược Việt Nam . Việc quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu dược phẩm được phân làm hai đối tượng : đối tượng nhập khẩu có số đăng kí (gọi là có VISA) và đối tượng nhập khẩu không có số đăng kí.
Đối với đối tượng nhập khẩu có số dăng kí thì việc nhập khẩu chúng sẽ không bị hạn chế về số lượng. Còn đối tượng nhập khẩu chưa có VISA sẽ bị hạn chế về số lượng nhập, sự hạn chế này tuỳ thuộc vào Cục quản lý dược.
Để được nhập khẩu hàng hoá, công ty phải tiến hành gửi giấy xin nhập khẩu trong đó nêu rõ: tên hàng, quy cách, số lượng, nhà sản xuất gửi tới Cục quản lý dược xét cấp. Đối với những đối tượng chưa có VSA thì công ty phải tiến hành xin Quata nhập khẩu, công việc này phải qua hai giai đoạn.Quata nhập khẩu phải thông qua Tổng công ty Dược Việt Nam đề nghị Cục quản lý Dược xét cấp. Khi chuyển qua Cục dược toàn bộ đơn hàng được đối chiếu, xác minh nếu không vi phạm những nguyên tắc hiện hành thì được trả lời bằng văn bản cho phép nhập khẩu với đầy đủ các thủ tục cần thiết khác.
2.Mở L/C
Thủ tục mở L/C gồm có:
+ Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu (Do Vietincombank phát hành). + Một uỷ nhiệm chi để ký quỹ.
+ Một uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí.
+ Hai uỷ nhiệm chi do đích thân giám đốc ký.
Qua số liệu cho thấy số hợp đồng được thanh toán bằng L/C chiếm tỉ lệ không cao khoảng 20% đến 30%. Điều này chứng tỏ sự tín nhiệm lẫn nhau giữa công ty và đối tác. Thông thường điều kiện này ít thay đổi giữa các hợp đồng với một nhà cung cấp. Với các hãng của Anh, Đài Loan, ấn công ty thường sử dụng điều kiện này.
3+4. Thuê tàu, lưu cước phí, mua bảo hiểm: Do các hợp đồng của công ty đều được ký theođiều kiện CIF Hải Phòng hay CIP Nội Bài, cho nên việc thuê tàu lưu cước mua bảo hiểm do bên bán đảm nhận.
5. Làm thủ tục hải quan
Sau khi đã khai đầy đủ, chi tiết và chính xác về hàng hoá, công ty nộp tờ khai hải quan cùng giấy phép nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ ( CO), phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất, bảng kê chi tiết hàng hoá cùng những chứng tứ cần thiết khác. Tiếp đó công ty mời bên hải quan đến kiểm tra hàng hoá, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra được nhanh chóng, chính xác. khi xuất trình hàng hoá xong công ty chờ quyết định của hải quan để thực hiện theo quyết định đó. Thông thường thủ tục kiểm tra hàng hoá ở hải quan
diễn ra rất nhanh chóng, xong cũng có khi hàng bị lưu lại một thời gian để chờ quyết định của hải quan.
6. Nhận hàng từ tàu chở hàng.
Hàng hoá nhập về trong nước của công ty được thông qua hai cửa khẩu chính là cửa khẩu đường không và cửa khẩu đường biển.
Số liệu về hợp đồng được vận chuyển bằng đường không, đường biển. Đv:bản
Năm 1997 1998 1999
Đường không 145 176 378
Đường biển 497 531 542
Đối với các hợp đồng được vận chuyển bằng đường biển nếu hàng về cảng Hải Phòng, công ty sẽ thuê VIETRANS Hải Phòng, nếu tại cảng Sài Gòn thuê VIETRANS T.P HCM.Cơ quan này sẽ tiến hành làm thủ tục nhận hàng cho công ty, công ty chỉ việc đến nhận hàng từ VIETRANS và chở về.
Hàng năm, công ty sẽ ký kết với VIETRANS một hợp đồng uỷ thác nhận hàng. Mỗi khi có hàng hoá, công ty gửi cho VIETRANS các tài liệu cần thiết để làm thủ tục nhận hàng.
Chỉ những hợp đồng vận chuyển bằng đường không về sân bay Nội Bài thì công ty mới trực tiếp đứng ra làm thủ tục để nhận hàng.
Thông thường chỉ những mặt hàng có khối lượng nhỏ, cần nhập nhanh thì công ty mới sử dụng đường hàng không. Năm 1999 số hợp đồng nhập theo đường hàng không tăng là do sự biến động của thị trường nên công ty phải nhập với số lượng nhỏ, nhanh để đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng.
7. Kiểm tra hàng hoá
Kiểm tra hàng hoá dược phẩm là công việc hết sức quan trọng, nó không chỉ là thủ tục thực hiện hợp đồng, tác động tới kết quả kinh doanh nhập khẩu của công ty mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ và tính mạng người tiêu dùng. Các tiêu chuẩn về dược phẩm cũng đa dạng và phức tạp, nó tuỳ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nước, nhưng quy định tiêu chuẩn chất lượng cũng rất ngặt nghèo. ý thức được điều này, công ty đã đầu tư những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ về dược phẩm làm công tác này, cụ thể là phòng kĩ thuật kiểm nghiệm của công ty.
Công việc kiểm tra này thường được thực hiện khi hàng chuẩn bị nhập về kho công ty. Việc làm này giúp giảm bớt chi phí trong qúa trình kiểm tra hàng hoá của công ty lại vừa nhanh chóng và tiện lợi.
Trong quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu, nếu có nghi ngờ gì về vấn đề chất lượng, số lượng thì công ty sẽ tiến hành mời một cơ quan giám định
trung lập, được các bên thoả thuận trong hợp đồng đến giám định, và có sự chứng kiến của các bên liên quan. Cơ quan giám định thường là VINACONTROL
8. Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu
Đối với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, công ty sẽ phải tiến hành giao hàng cho đơn vị đặt uỷ thác. Việc giao hàng này thường được tiến hành ngay tại ga cảng nhập hàng. Công ty sẽ đứng ra làm mọi thủ tục cần thiết để thông quan hàng hoá. Thông báo hàng ngày hàng về ga, cảng để cho đơn vị đặt uỷ thác đến nhận hàng.
Theo công ty, số hợp đồng uỷ thác ngày càng giảm là do ngày càng có nhiều đơn vị được phép kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nên một phần đơn vị uỷ thác chuyển sang các đối tác khác để uỷ thác hay nhập khẩu trực tiếp.
Hình thức hợp đồng nhập khẩu của công ty CPCI (đ.v bán)
Năm 1997 1998 1999
Công ty 552 643 847
Uỷ thác 90 64 73
Các đơn vị đặt uỷ thác nhập khẩu cho công ty bao gồm : Hiệp phát Huy Cường, Bình Nguyên, Hướng Dương, Kim Đô, Đông Đô, Thiên Thảo
9. Làm thủ tục thanh toán.
Đối với các hợp đồng được thanh toán bằng L/C bộ chứng từ vận chuyển hàng hoá nước ngoài sẽ về ngân hàng VIETINCOMBANK tại Hà Nội .Ngân hàng sẽ gửi thông báo cho công ty biết là chứng từ đã về và đề nghị công ty lên thanh toán, nhận bộ chứng từ . Công ty sẽ đến ngân hàng trả tiền để nhận bộ chứng từ đi nhận hàng.
Đối với những hợp đồng có qui định thannh toán khác, thủ tục thanh toán sẽ được tiến hành tuỳ theo từng phương thức thanh toán. Ba hình thức thanh toán thường được sử dụng trong các hợp đồng mua bán ngoại thương của công ty là : D/A, D/P, TT . Trong đó thanh toán bằng TT chiếm tỉ lệ lớn nhất 40% trong tổng số các hợp đồng được ký kết.
Phân loại hợp đồng theo phương thức thanh toán.
Đv:bản Phương thức 1997 1998 1999 T/T 205 268 358 D/P 224 261 340 L/C 167 170 212 Khác 46 8 10 Tổng hợp đồng 642 707 920
Nếu thanh toán bằng TT, người xuất khẩu sẽ đưa ra tên ngân hàng và tài khoản của họ để công ty chuyển tiền vào tài khoản đó, mọi chi phí liên quan đến việc chuyển tiền sẽ do người xuất khẩu chịu .
Thanh toán này thường quy định bao nhiêu % giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán trước, sau hoặc cùng thời gian nhận hàng.
Như vậy số hợp đồng thanh toán theo phương thức T/T, và DP tăng dần. Nhờ sự tín nhiệm mà công ty đã giảm được một phần chi phí so với phương thức LC. Tuy nhiên công ty cần có sự chú ý lựa chọn phương thức thanh toán cẩn thận với từng đối tác.
10. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng hay sau khi kiểm tra hàng hoá nếu phát hiện thấy bên bán có sự vi phạm hợp đồng thì công ty nhanh chóng lập biên bản giám định ( đối với trường hợp hàng hoá không đúng với hợp đồng) có xác nhận của cơ quan giám định đồng thời thông báo khiếu nại với bên bán về sự thực hiện sai hợp đồng đó. Thông thường các vấn đề phát sinh đều được công ty giải quyết bằng phương pháp khiếu nại.