II Một số kiến nghị hoàn thiện.
2. Sử dụng phối hợp các công cụ lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm bảo hành Viettel.
2.1. Xây dựng và áp dụng quy trình, quy định trong công tác lập kế hoạch.
Do Trung Tâm bảo hành Viettel mới đi vào hoạt động ( tháng 4/ 2008), chưa xây dựng được hoàn chỉnh bộ quy trình, quy định chuẩn của Trung Tâm nói chung và các quy định, quy trình cho công tác lập kế hoạch nói riêng. Công tác kế hoạch chưa tỉ mỉ, sâu sát với các đơn vị dẫn đến chất lượng báo cáo còn thấp, làm giảm sút hiệu quả điều hành, khả năng phân tích và dự báo còn yếu; nhiều lúc còn lúng túng bị động khi khối lượng công việc nhiều.
Kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm bảo hành Viettel phải phù hợp với mục tiêu kế hoạch chiến lược của Công Ty Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Viettel, phù hợp với định hướng kinh doanh dịch vụ bảo hành của Tổng Công Ty Viễn Thông Quân Đội.
Biện pháp đặt ra cho công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm là cần phải chú trọng, đầu tư nhiều hơn vào công tác nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong, cũng như môi trường bên ngoài Trung Tâm để việc lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành được đạt hiệu quả cao.
+ Xây dựng ban nghiên cứu và phát triển dịch vụ bảo hành tại Trung tâm bảo hành Viettel.
+ Nâng cao năng lực, đào tạo nhân viên chuyên trách nghiên cứu thị trường cho công tác kế hoạch của Trung tâm.
Ngoài ra để nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm thì các báo cáo tuần, Tháng, quý, năm...của các đơn vị kinh doanh dịch vụ bảo hành trong Trung Tâm: các báo cáo theo định kì từ các Khu Vực bảo hành 1, 2, 3, 4; và hệ thống Siêu Thị bảo hành của Trung Tâm phải phản ảnh được mọi hoạt động kinh doanh bảo hành của đơn vị mình: Nội Dung báo cáo cần thể hiện rõ các vấn đề sau:
+ Các báo cáo của các phòng, ban kinh doanh dịch vụ bảo hành cần phải chi tiết, cụ thể hoá cho từng nội dung đã triển khai trong tuần, tháng, quý, năm, để ban kế hoạch tổng hợp, nắm bắt được, tổng hợp trình ban Giám Đốc Trung Tâm để có biện pháp chỉ đạo kịp thời và phê duyệt các kế hoạch có tính khả thi cao.
+ Số liệu trong báo cáo phải phản ánh một cách trung thực kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ bảo hành của các đơn vị. Muốn đạt được điều đó thì trong báo cáo của các đơn vị cần phải lập được Bảng biểu chung tại( QĐ 839/ QĐ- TCT VTQĐ), có mục so sánh với hoạt động sản xuất kinh doanh của kì trước và đề ra mức độ khoán cụ thể đối với từng cá nhân trong bộ phận kinh doanh. So sánh với kế hoạch được giao, và thực hiện của kì trước, từ đó phân tích những điểm mạnh, điểm yếu là cơ sở cho công tác lập kế họach kinh doanh bảo hành của Trung tâm.
2.2. Đảm bảo hệ thống thông tin đồng bộ làm căn cứ xây dựng kế hoạch.
Thông tin là công cụ của nhà quản lý:
+ Thông tin là cơ sở của công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm bảo hành Viettel: Các cán bộ làm công tác lập kế hoạch của phòng kế hoạch tổng hợp tại Trung Tâm phải tiến hành thu thập thông tin bên ngoài: Thông tin đối thủ cạnh tranh trên thị trường bảo hành, thông tin về các Hãng cung cấp dịch vụ bảo hành; thông tin bên trong Trung Tâm: Thông tin về hệ thống mục tiêu chiến lược của các cấp quản lí cấp cấp cao- cấp TCT Viễn Thông Quân Đội, cấp Công Ty TM và XNK Viettel, thông tin về nguồn nhân lực, tài lực, vật lực của Trung Tâm bảo hành Viettel...theo định kì kế hoạch ngày, tuần, tháng, năm là nguồn thông tin quan trọng trong việc lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành của Trung Tâm.
+ Một phương hướng quan trọng của công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành của Trung Tâm bảo hành Viettel là tăng cường công tác nghiên cứu dự báo, mà nguồn thông tin là cơ sở. Nguồn dữ liệu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh quá khứ, thông tin khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh...là cơ sở quan trọng cho công tác lập kế hoạch.
Vì vậy đảm bảo hệ thống thông tin và nâng cao chất lượng thông tin trong công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm là điều hết sức quan trọng. Trung bảo hành Viettel về cơ bản đã thực hiện được cung cấp luồng thông tin nội bộ và thông tin môi trường bên ngoài về kinh doanh dịch vụ bảo hành phục vụ cho công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành. Xong còn nhiều hạn chế, luồng thông tin nội bộ chủ yếu được thu thập thông qua hệ thống: các báo cáo hàng tuần, hàng tháng, quý, năm...; bảng biểu, từ các phòng ban kinh doanh dịch vụ bảo hành về phòng kế hoạch của Trung Tâm. Như vậy luồng thông tin sẽ hạn chế về tính cập nhật, và có những sai lệch trong quá trình báo cáo từ các đơn vị, bộ phận
bảo hành của Trung Tâm. Do các phòng ban của trung tâm về kinh doanh dịch vụ bảo hành ngày càng được mở rộng mạng lưới ra khắp cả nước. Do đó giải pháp nâng cao chất lượng hệ thông tin là rất cần thiết.
+ Đảm bảo thông tin giữa liên lạc giữa Trung Tâm bảo hành Viettel với cấp quản lí bậc cao- cấp TCT Viễn Thông Quân Đội, cấp Công Ty TM và XNK Viettel. Đảm bảo việc thực hiện mục tiêu kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành của Trung Tâm nhằm hướng tới thực hiện được mục tiêu cấp chiến lược cao hơn.
+ Trung tâm đã có giải pháp về xây dựng phần mềm quản lý bảo hành phục vụ cho công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung Tâm nói chung. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ về tình hình kinh doanh của Trung Tâm: thông tin về khác hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, góp phần nâng cao chất lượng của công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm bảo hành Viettel.
2.3. Giải pháp về nguồn tài chính trong lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành.
Lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành Trung Tâm bảo hành Viettel phải dự kiến được nguồn lực cho kế hoạch gồm: nguồn vật lực, nguồn nhân lực, tài lực, vốn, khoa học công nghệ...( yếu tố nguồn lực trả lời câu hỏi: Kế hoạch có thể được thực hiện hay không?). Trong đó nguồn tài chính là một trong những nhân tố nội lực quan trọng ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch, cũng như tính khả thi của kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành.
Do Trung Tâm thương mại chưa có đơn vị hoạch toán tài chính độc lập. Nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động kinh doanh cuả Trung Tâm phụ thuộc vào sự cấp vốn đầu tư của Công Ty TM và XNK Viettel. Trung Tâm không chủ động về tài chính trong công tác lập kế hoạch kinh doanh, làm hạn
chế khả năng nghiên cứu và dự báo môi trường trong công lập kế hoạch, cũng như việc thiết lập hệ thống mục tiêu kinh doanh dịch vụ bảo hành nói riêng và hoạt động kinh doanh của Trung tâm nói chung. Giải pháp cho vấn đề này:
+ Trung Tâm bảo hành Viettel tiến tới hoạch toán tài chính độc lập, nâng cao nguồn tài chính cung cấp cho công tác lập kế hoạch. Đồng thời nâng cao sự chủ động, sáng tạo trong việc xây dựng hệ thống mục tiêu kinh doanh, cũng như công tác lập kế hoạch kinh năm cho knh doanh dịch vụ bảo hành của Trung Tâm.
KẾT LUẬN
Trung Tâm bảo hành Viettel trực thuộc Công Ty TM và XNK Viettel thuộc Tổng Công Ty Viễn Thông Quân Đội, được thành lập vào tháng 4/2008. Tuy Trung Tâm mới đi vào hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo hành, nhưng Trung Tâm đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường cung cấp dịch vụ bảo hành: đã kiện toàn được bộ máy tổ chức Trung Tâm gồm 4 trung tâm bảo hành khu vực 1, 2, 3, 4 và hệ thống siêu thị bảo hành của Trung Tâm trên khắp cả nước, cơ bản hoàn thành xây dựng các quy trình bảo hành, quy chế phục vụ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo hành của Trung Tâm. Mặt khác Trung Tâm bảo hành Viettel đã nhận được sự hỗ trợ mạnh mẽ từ Tổng Công Ty Viễn Thông Quân Đội và Công Ty TM và XNK Viettel; Với thương hiệu Viettel có uy tín và danh tiếng trên thị trường nói chung và thị trường Viến Thông nói riêng. Như vậy trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các nhà cung cấp dịch vụ bảo hành: giữa nhà cung cấp dịch vụ bảo hành cho chính Hãng và các nhà bảo hành được uỷ quyền của Hãng, Trung Tâm bảo hành Viettel có những điều kiện và cơ hội để trở thành nhà bảo hành, sửa chữa thiết bị đầu cuối số 1 tại Việt Nam.
Mặc dù, thời gian hoạt động của Trung Tâm bảo hành chưa lâu, có thể nói đang trong giai đoạn đầu- hoạt động thử nghiệm trên thị trường cung cấp dịch vụ bảo hành. Các đối thủ cạnh tranh ngày càng gay gắt: trên thị trường bảo hành FWP, cũng như thị trường bảo hành ĐTDĐ,…nhưng Trung Tâm bảo hành Viettel vẫn khẳng định được vị thế trên thị trường cung cấp dịch vụ bảo hành: Năm 2008 Trung Tâm đã sửa chữa, bảo hành được 63.075 máy Homphone; so sánh doanh thu thực hiện và doanh thu kế hoạch năm 2008 tăng 25% so với năm 2008; Lợi nhuận năm 2008 tăng 29% so với kế hoạch; sản lượng bảo hành tăng 80% so với kế hoạch; … Để đạt được những kết quả như vậy Trung Tâm bảo hành Viettel hàng năm đã thực hiện lập kế hoạch cho kinh doanh dịch vụ bảo hành. Công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm bảo hành Viettel được đặc biệt quan tâm đầu tư nhằm cụ thể hoá những kế hoạch chiến lược cho kinh doanh dịch vụ bảo hành
cấp Công Ty TM và XNK Viettel thành những hành động cụ thể tại Trung Tâm bảo hành Viettel trong thời gian kế hoạch (là 1 năm). Đồng thời lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm bảo hành Viettel là cơ sở để điều chỉnh mục tiêu chiến lược cho phù hợp với thực tế.
Trung Tâm bảo hành Viettel đã xây dựng được ban kế hoạch thuộc phòng kế hoạch tổng hợp phụ vụ cho công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành. Có hệ thống nhân viên chuyên trách lập kế hoạch có trình độ và nghiệp vụ trong Trung Tâm. Nhìn chung công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành của Trung Tâm: đã giúp nghiên cứu dự báo được môi trường kinh doanh dịch vụ bảo hành phức tạp, cả môi trường bên ngoài ( đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp dịch vụ bảo hành,…) và môi trường bên trong Trung Tâm ( hệ thống mục tiêu chiến lược cho kinh doanh dịch vụ bảo hành của cấp cao hơn, nguồn nhân lực, vật lực, tài lực…) vì vậy lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm bảo hành Viettel được chính xác và khả thi. Lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành đã tăng tính sử dụng nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tiến độ kế hoạch tại Trung Tâm bảo hành Viettel.
Tuy nhiên, lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành tại Trung Tâm vẫn còn những tồn tại: Trung Tâm bảo hành Viettel chưa xây dựng xong phần mềm quản lí bảo hành- là công cụ công nghệ thông tin, phục vụ cho việc kinh doanh của Trung Tâm nói chung và công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành nói riêng; Công tác dự nghiên cứu và dự báo còn nhiều hạn chế; Công tác theo dõi vật tư bảo hành còn chưa chặt chẽ do nhân lực của Ban Kho (2 người) thuộc phòng kế hoạch Tổng hợp còn thiếu. Trung Tâm bảo hành Viettel luôn xác định trong nhiệm vụ quản lí kinh doanh dịch vụ bảo hành, công tác lập kế hoạch năm cho kinh doanh dịch vụ bảo hành là nhiệm vụ ưu tiên, và cần được đầu tư nhằm giảm thiểu rủi ro trong môi trường kinh doanh dịch vụ bảo hành và cũng như tận dụng được những cơ hội.