Xác định luồng hệ thống nhằm phân định công việc giữa người và máy, các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình được thay thế bằng các file tương ứng.
*Luồng dữ liệu cho biểu đồ “1.0-Nhập kho” + Xử lí mỗi khi có vật tư nhập kho
+ Sau khi xác định số lượng thực nhập vào kho, thủ kho nhập đầy đủ thông tin về hang nhập kho, người giao….Sau đó in phiếu nhập để giao cho các đối tượng liên quan.
+ Tiến trình “1.2-Lập biên bản kiểm nghiệm”: Sau khi thủ kho kiểm tra vật tư, thủ kho ghi vào biên bản kiểm nghiệm và được lưu giữ ở kho.
+Tiến trình “1.4-Ghi thẻ kho”: Căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho.
*Luồng hệ thống cho tiến trình “2.0-Xuất kho”
NGUOIGIAO 1.1 Kiểm tra vật tư 1.3 Viết phiếu nhập kho 1.2 Lập biên bản KN vật tư 1.4 Ghi thẻ kho Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập kho
a…Hoá đơn bán hàng
e…Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Phiếu nhập kho b…Phiếu nhập kho d…Thẻ kho Thông tin vật tư
+ Xử lí mỗi khi kế toán vật tư cần phiếu xuất
+ Sau khi nhập mã vật tư cần xem, hệ thống sẽ tổng hợp và tính số lượng tồn kho theo công thức
Số lượng hiện tại=Số lượng tồn ĐK+Số lượng nhập TK-Số lượng xuất trong kì + Tiến trình “2.2-Viết phiếu xuất” và “2.3-Ghi thẻ kho”: Kế toán nhập thông tin xuất vào máy và có thể in phiếu xuất.
*Luồng hệ thống cho biểu đồ “3.0-Cập nhật dữ liệu” Tiến trình “3.3-Lập bảng kê N-X-T”
+ Xử lí vào cuối mỗi tháng
PXSX
2.1
Kiểm tra vật tư tồn kho
2.2
Viết phiếu xuất kho Kế toán 2.3 Ghi thẻ kho Phiếu yêu cầu vật tư
j…Phiếu yêu cầu VT
Thông tin vật tư
c…Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
+ Sau khi nhập vào thời gian cần bảng kê, bảng kê được tạo ra dưới dạng một báo cáo.
- Số lượng tồn CK=SL tồn ĐK+SL nhập TK-SL xuất TK
- Giá trị tồn CK=Giá trị tồn ĐK+Giá trị nhập TK-Giá trị xuất TK
*Luồng hệ thống cho biểu đồ “5.0-Báo cáo”
+ Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, máy sẽ lập báo cáo tồn kho dựa trên số liệu nhập vào máy
3.1Cập nhật Cập nhật dữ liệu 3.2 Lập sổ chi tiết vật tư 3.3 Lập bảng kê N-X-T Thông tin vật tư nhâp-xuất
b…Phiếu nhập kho c…Phiếu xuất kho
a…Hoá đơn bán hàng
f…Sổ chi tiết nguyên vật liệu
+ Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu,máy sẽ lập và in ra báo cáo nhâp-xuất tồn dựa trên số liệu nhập vào máy.
5.1Lập BC Lập BC tồn kho 5.2 Lập BC N-X-T GD
f…Sổ chi tiết vật liệu
g…Bảng kê nhập-xuất-tồn
YC báo cáo tồn kho YC Báo cáo N-X-T Báo cáo tồn kho Báocáo N-X-T