- Kiểm tra vật tư nhập kho: thủ kho sẽ dựa vào hoá đơn giao hàng cộng với kết quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng, quy cách, mẫu mã, chất lượng… theo các chỉ tiêu của công ty.
- Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư: Căn cứ vào hoá đơn bán hang, yêu cầu vật tư đặt mua của công ty đối với nhà cung cấp, thủ kho căn cứ vào kết quả kiểm tra vật tư để lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm cần ghi rõ số vật tư đúng phẩm chất, quy cách và số vật tư không đúng phẩm chất, quy cách.
- Viết phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận, giá trị vật liệu nhập kho ghi trên hoá đơn ( ghi giá đích danh).
- Ghi thẻ kho: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập).
- Kiểm tra tồn kho vật tư cần xuất: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán vật tư phải gọi điện cho thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất, từ đó viết phiếu xuất kho.
1.4.Ghi thẻ kho
Kế toán vật tư
1.Nhập kho 2.Xuất kho 3.Hạch toán vật tư 4.Đánh giá vật tư 5.Báo cáo 1.1.Kiểm tra vật tư 1.2.Lập biên bản kiểm nghiêm 1.3. Viết phiếu nhập kho 2.1.Kiểm tra vật tư 2.2.Viết phiếu xuất kho 2.3.Ghi thẻ kho 3.1.Cập nhật dữ liệu 3.2.Lập sổ chi tiết 3.3.Lập bảng kê N-X-T 4.1.Kiểm kê vật tư 4.2.Lập biên bản kiểm kê 5.1.Lập báo cáo tồn kho 5.2.Lập báo cáo N-X-T
- Viết phiếu xuất: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên), ghi trên cột yêu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.
- Ghi thẻ kho: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất.
- Cập nhật dữ liệu: Các bộ phận khác đều phải chuyển các hoá đơn chứng từ cần thiết ( hoá đơn, phiếu nhập - xuất, …) về bộ phận phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán chi tiết vật tư ghi và lưu lại các dữ liệu.
- Ghi sổ chi tiết vật liệu: Phần mềm kế toán xử lý số liệu sẽ đưa ra từng nghiệp vụ nhập, xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.
- Lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn: kế toán vật tư sau khi cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm xử lý số liệu sẽ đưa ra được bảng kê Nhập - Xuất - Tồn vật tư.
- Kiểm kê thực tế: Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế tình hình tồn kho của từng vật tư, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập - xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu.
- Báo cáo tồn kho: Phần mềm kế toán sẽ xử lý số liệu, từ các chứng từ nhập, xuất vật tư để đưa ra báo cáo tồn kho vật tư.
- Báo cáo Nhập - xuất - tồn kho vật tư: Dựa vào bảng kê nhập - xuất - tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở cột số lượng).