2.4.2.1.Mô tả bài toán
Công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang là công ty chuyên sản xuất các loại hoá chất. Do vậy, nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty là các danh nghiệp ở trong nước, và một số doanh nghiệp ở nước ngoài.
Vật tư mua về được người giao đưa về kho cùng hoá đơn bán hang. Trước khi nhập kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hang kiểm tra xác định phẩm chất, quy cách, chất lượng, số lượng …vật tư .Dựa vào kết quả kiểm tra thực tế, thủ kho lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho
được lập thành 3 liên, 1 liên đưa cho người giao hang để làm căn cứ thanh toán, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán vật tư.
Khi phân xưởng sản xuất có yêu cầu nguyên vật liệu, tổ trưởng tổ sản xuất viết phiếu yêu cầu vật tư gửi cho giám đốc kí duyệt. Sau khi phiếu yêu cầu có chữ kí xác nhận của giám đốc, phiếu yêu cầu vật tư được chuyển đến phòng kế to án, bộ phận kế toán vật tư liên hệ với thủ kho để biết số lượng, quy cách, phẩm chất … vật tư được yêu cầu, từ đó viết phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, 1 liên giữ tại phòng kế toán để hạch to án vật tư, 1 liên chuyển xuống kho để thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành xuất kho vật tư. Đồng thời thủ kho ghi thẻ kho( chi tiết cho từng loại vật tư). Tất cả chứng từ bao gồm hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều được phòng kế toán lưu giữ. Bộ phận kế toán vật tư tiến hành cập nhật và xử lí dữ liệu, đưa ra sổ chi tiết vật liệu, bảng kê nhập-xuất-tồn. Sau đó, đối chiếu số liệu trên thẻ kho của thủ kho và số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Cuối tháng, kế toán vật tư xuống kho cùng thủ kho kiểm kê vật tư thực tế t ồn trong kho. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập-xuất- tồn nguyên vật liệu, thủ kho lập biên bản kiểm kê.
Cuối quý, cuối niên độ kế toán hoặc khi có yêu cầu của giám đốc, kế toán v ật tư lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, báo cáo tồn kho nguyên vật liệu gửi cho giám đốc để có kế hoạch mua xuất vật tư cho tháng tiếp theo.