Thực tế quá trình tìm hiểu tại Công ty TNHH Sản Xuất, Xuất Nhập Khẩu, Dịch Vụ và Đầu Tư Việt Thái cho thấy, do Công ty thực hiện công tác kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ – BTC. Theo Quyết định này, hệ thống tài khoản kế toán không có TK 641 – “Chi phí bán hàng” mà chỉ có TK 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh”. Vì vậy doanh nghiệp phản ánh chung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 642
2.2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
* Thủ tục kế toán:
Để phục vụ cho công tác bán hàng và công tác quản lý doanh nghiệp Công ty đã chi ra các khoản để trả cho những chi phí phát sinh liên quan đến bán hàng và quản lý hành chính. Các khoản chi phí bán hàng được tính tổng hợp cho toàn bộ hoạt động bán hàng chứ không phân bổ riêng cho từng nhóm, loại hàng hóa. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi nhận từng khoản mục chi phí để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ vào hóa đơn GTGT của các dịch vụ mua mua ngoài, kế toán ghi nhận chi phí.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Căn cứ vào hóa đơn GTGT của các đồ dùng văn phòng, kế toán ghi nhận chi phí.
- Chi phí nhân viên: Căn cứ vào Bảng chấm công và Bảng thanh toán lương, thưởng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ mà kế toán tiền lương đưa lên.
- Chi phí thuế, phí, lệ phí: Căn cứ vào biên lai thu thuế, phí, lệ phí, kế toán ghi nhận chi phí.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định kế toán TSCĐ đưa lên.
- Chi phí bằng tiền khác: Căn cứ vào Phiếu chi tiền mặt kế toán ghi nhận chi phí.
* Một số mẫu chứng từ tiêu biểu:
Mẫu 2.2.2.a: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (Liên 2: Giao cho khách hàng)
Ngày 2 tháng 3 năm 2010
MẪU SỐ 01/GTKT-3LL LĐ/2010B
000680
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần đại lý vận tải Safi tại Hà Nội Địa chỉ: 51 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Số tài khoản:
Điện thoại: 043.9745.570 Mã số thuế: 0301471330 Họ và tên người mua: Trần Ngọc Thái
Đơn vị: Công ty TNHH Sản Xuất, Xuất Nhập Khẩu, Dịch Vụ và Đầu Tư Việt Thái
Địa chỉ: Phòng kinh doanh - Công ty TNHH Sản Xuất, Xuất Nhập Khẩu, Dịch Vụ và Đầu Tư Việt Thái
Số tài khoản:
Mã số thuế: 0100367509 Hình thức thanh toán:
TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền
1 Vận chuyển hàng cho Công ty TNHH Sản Xuất, Xuất Nhập Khẩu, Dịch Vụ và Đầu Tư Việt Thái
300.00 0
Cộng tiền hàng
Thuế suất thuế GTGT: 10%
300.00 0 30.000 330.00
Mẫu 2.2.2.b: Bảng chấm công (Phòng kinh doanh)
Công ty TNHH Sản xuất, Xuất nhập khẩu, Dịch vụ và Đầu tư
Việt Thái
Mẫu số 01a – LĐTL
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng 3 năm 2010
STT Họ và tên ậ B Ngày trong tháng Quy ra công ký hiệu chấm công
1 2 3 … 30 31 Số công hưởng lương SP Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng 50% lương Số công hưởng BHXH A B C 1 2 3 30 31 32 33 34 35 36 37
1 Trần Thu Hiền 2,96 x x x … x x 23 Lương SP: K
2 Đỗ Thanh Hoa 3,58 x x x … x x 23 Lương thời gian: +
3 Lê Thị Thanh 5,32 x x x … x x 23 Ốm điều dưỡng: ô
4 Mai Ngọc Bích 2,96 x x x … x x 23 Con ốm: Cố
Hội nghị, học tập: H Nghỉ bù: NB
Ngừng việc: N
Cộng Tai nạn: T
Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
Mẫu 2.2.2.c: Bảng thanh toán lương, thưởng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Công ty TNHH Sản xuất, Xuất nhập khẩu, Dịch vụ và Đầu tư
Việt Thái
Mẫu số 02 – LĐTL
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
Bảng thanh toán lương, thưởng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ
BHYT…CộngSố tiềnKý nhậnTrần Thu HiềnĐược lĩnhCác khoản khấu trừTổng sốThưởng A, B, CPhụ cấp trách nhiệmLương thời gian và nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lươngLương sản phẩm 2.113.44062.16010.360 51.8002.175.600103.60 2.556. 600 250.6 00 B 2.306.000 23 4.2 82. 60 0 55 8.6 00 A 3.724.000 23 Lê Thị Thanh
Mẫu 2.2.2.d: Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định
Công ty TNHH Sản xuất, Xuất nhập khẩu, Dịch vụ và Đầu tư
Việt Thái
Mẫu số 06 – TSCĐ
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
Tháng 3 năm 2010
STT Chỉ tiêu Thời gian
sử dụng
Nơi sử dụng
TK 627 TK 642 TK 632
Toàn doanh nghiệp Nguyên giá Khấu hao
I Số khấu hao đã trích tháng trước 85.000.000 40.000.000 35.000.000 10.000.000
II Số khấu hao tăng: 53.850.000 647.500 647.500
TSCĐ dùng ở BPQLDN 5 23.850.000 397.500 397.500
TSCĐ dùng ở BPQLDN 5 30.000.000 250.000 250.000
III Số khấu hao giảm: 15.000.000 125.000 125.000
TSCĐ dùng ở BPQLDN 5 15.000.000 125.000 125.000
IV Số khấu hao phải trích tháng này 85.522.500 40.000.000 35.522.500 10.000.000
Người lập
Mẫu 2.2.2.e: Phiếu chi