I. Môi trường kinh doanh bên trong của công ty.
i. Công tác quản trị
Theo khái niệm chung nhất quản trị công ty là quá trình quản lý của cổ đông tới hoạt động của toàn công ty nhằm đảm bảo quyền lợi của mình và xã hội. Hiểu một cách rộng hơn quản trị công ty phát triển đến quyền lợi của những người liên quan không chỉ là cổ đông mà còn là nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, môi trường và các cơ quan nhà nước. Theo quy chế của bộ tài chính mới ban hành thì quản trị công ty là hệ thống các quy tắc để đảm bảo công ty được định hướng điều hành và được kiểm soát một cách có hiệu quả vì quyền lợi của cổ đông và những người liên quan đến công ty.
Công ty Hợp Phát hình thành và phát triển từ năm 1995 đến nay đã thu được những thành tựu to lớn một phần cũng là vì công tác quản trị của công ty luôn luôn được chú trọng và đề cao. Phạm trù quản trị cũng là một lĩnh vực rộng lớn mà trước hết chúng ta không thể không nói đến công tác lập kế hoạch. Công ty Hợp Phát luôn đưa ra những kế hoạch để nâng cao hoạt động trong công ty và đảm bảo cho công ty có thể đứng vững trong môi trường khắc nghiệt bên ngoài khi mà thị trường hiện tại đang có rất nhiều các công ty kinh doanh chỉ chuyên về phần mềm và các thiết bị điện tử. Ngoài ra các nhà lãnh đạo còn phải chuẩn bị cho tơng lai liên quan đến việc dự báo, thiết lập các mục tiêu cho phù hợp để đảm bảo cho quyền lợi của nhân viên và thu được nhiều lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh của mình. Hợp Phát với một quan điểm kinh doanh duy nhất là: “Tín – Nghĩa – Danh – Lợi”, đến nay Hợp Phát đã từng bước khẳng định mình và dành niềm tin của khách hàng bằng uy tín, chất lượng và giá cả. Trong thời gian qua ban lãnh đạo công ty luôn có những chính sách kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo nhân viên của mình chấp hành đúng kỉ luật và cũng ban hành nhiều chính sách đãi ngộ với các nhân viên làm them giờ hay những người có những sáng kiến mới trong hoạt
động kinh doanh, những người làm việc nhiệt tình, miệt mài trong công tác… và tuyển dụng những nhân viên có năng lực kinh nghiệm, đào tạo nhân viên mới và cho họ tham gia các khóa học đào tạo, hàng tháng tổ chức các cuộc giải trí sinh hoạt tập thể nhằm củng cố niềm tin của mọi người vào hội đồng quản trị và giúp họ làm việc tích cực có nhiều đóng góp hơn nữa cho Hợp Phát. Bên cạnh đó cũng không thể không nói đến công tác kiểm soát đảm bảo những kết quả thu được đúng với kế hoạch mà đã đề ra. Các chính sách trước khi đưa ra bao giờ cũng được xem xét một cách kĩ lưỡng về sự chấp hành nó cũng như phản ứng của những người có liên quan. Bởi vậy mà tuy mới được thành lập nhưng công ty đã thu được nhiều lợi nhuận một phần cũng là do công tác quản trị ở công ty đã có những kết quả tốt nên thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty.
2. Công tác marketing
Hợp Phát luôn tự hào là một trong những doanh nghiệp phân phối điều hòa không khí hàng đầu Việt Nam. Với thế mạnh là đơn vị phân phối cấp 1 của nhiều thương hiệu điều hòa lớn tại Việt Nam, Hợp Phát luôn dẫn đầu thị trường về chất lượng sản phẩm dịch vụ với giá cả phải chăng và thường xuyên đưa ra các chương trình khuyến mại lớn nhằm đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Công tác marketing luôn được chú trọng, các thông tin về sản phẩm luôn được tìm hiểu một cách dễ dàng ở webside của công ty là www.hopphat.com. Đây là trang web được thiết kế rõ ràng và dễ sử dụng. Các sản phẩm trên trang web này luôn được mô tả chi tiết về mặt kĩ thuật, các điểm vượt trội để khách hàng dễ dàng hơn khi quyết định mua và tránh các sản phẩm không đúng như mong đợi. Thường xuyên đưa ra các chương trình khuyến mại cho sản phẩm của mình và đảm bảo mức giá cạnh tranh, khách hàng sẽ tiết kiệm chi phí khi mua hàng tại Hợp Phát với các dịch vụ tiện ích như miễn phí lắp đặt các sản phẩm và miễn phí một số sản phẩm trong đợt
khuyến mại. Hợp Phát luôn cam kết bảo hành các dịch vụ để đảm bảo uy tín trên thị trường như đối với điều hòa Daikin thì bảo hành 1năm với toàn bộ thiết bị còn riêng máy nén thì bảo hành 4 năm, đối với các điều hòa khác thì bảo hành 1 năm với toàn bộ các thiết bị hoặc theo quy định riêng của nhà sản xuất không dưới 1 năm bảo hành. Ngoài ra công ty còn có một số cam kết như đối với các công trình trong nội thành Hà Nội thì trong vòng 24h yêu cầu nhân viên phải có mặt để xử lý hay đối với các công trình trong vòng bán kính 100km thì trong vòng 1 -2 ngày yêu cầu thì nhân viên kĩ thuật của Hợp Phát sẽ có mặt để xử lý. Công ty còn có quan hệ tốt với các đối tác cung cấp nước ngoài như Nhật, Mỹ, Thái Lan… để có thể đáp ứng nhanh chóng và đa dạng các yêu cầu về thiết bị và phụ tùng chuyên dụng. Đó cũng là yếu tố quan trọng góp phần làm lên thành công trong chiến lược marketing của công ty Hợp Phát. Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ bảo trì ngăn ngừa hoặc bao trọn gói với các mục tiêu giảm chi phí vận hành cho khách hàng, duy trì hoạt động ổn định hiệu quả kéo dài tuổi thọ của thiết bị. Chính vì làm tốt công tác về dịch vụ khuyến mãi và hậu mãi nên Hợp Phát đã duy trì và củng cố niềm tin của khách hàng trong thời gian qua, cộng thêm mức giá cạnh tranh so với các công ty khấc đã làm lên chiến lược marketing của Hợp Phát. Nhưng có một điều mà công ty chưa làm được đó là khi đưa ra các sản phẩm mới thì chi phí dành cho quảng cáo là không nhiều điều đó cũng làm hạn chế hiểu biết của khách hàng về tính năng của sản phẩm do tâm lý của người dân Việt Nam không phải lúc nào họ cũng ngồi trên máy tính hay vào các trang Web để họ xem các sản phẩm của công ty. Nên hình thức quảng cáo bằng áp phích, tờ rơi hoặc các biển quảng cáo cũng nên được chú trọng hơn nữa trong chiến lược marketing của công ty Hợp Phát. Trong công tác marketing công ty cũng đã chú trọng thu thập thông tin của khách hàng và các thông tin này cần đảm bảo độ chính xác cao, tìm hiểu xem khách hàng có nhu cầu gì và họ mong muốn
về một sản phẩm như thế nào? Quan tâm đến vấn đề về sản phẩm thay thế, quy mô và giá bán của nó ở thị trường hiện tại, đưa ra các sản phẩm mục tiêu và có thế mạnh cho hoạt động kinh doanh của mình trong quá trình hoạch định sản phẩm. Hợp Phát cũng đã xác định được sản phẩm nào nên bổ sung vào danh mục sản phẩm và sản phẩm nào không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì nên loại ra khỏi danh mục các sản phẩm theo thị hiếu và nhu cầu của khách hàng trong giai đoạn hiện nay. Chỉ những sản phẩm nào sinh lợi thì mới cần được duy trì còn các sản phẩm khác thì nên được loại bỏ. Những sản phẩm nào được coi là chiến lược thì nên có những đánh giá thường xuyên và loại bỏ khi việc duy trì này là không cần thiết. Hợp Phát luôn có phương châm làm hài lòng khách hàng với các sản phẩm và dịch vụ cung ứng, đó cũng là một thành công lớn, một ưu điểm nổi bật của công ty so với các đối thủ trong ngành. Lại nói đến đối thủ cạnh tranh của mình, công ty đã có chính sách để đánh bại đối thủ bằng cách đưa ra các ưu đãi về giá và các dịch vụ chăm sóc khách hàng để vừa chiến thắng đối thủ vừa nâng cao vị thế cạnh tranh của mình. Một điểm cũng rất quan trọng trong công tác marketing đó là Hợp Phát không ngừng nâng cao trình độ năng lực và mức độ hoàn thành cho các nhân viên marketing để có những điểm nổi trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh của mình nên hoạt động marketing có nhiều bước tiến đáng kể.
3. Công tác tài chính, kế toán
Trước tiên phải hoan nghênh đội ngũ tài chính kế toán của công ty Hợp Phát trong thời gian qua đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình. Nếu không có được đội ngũ nhân viên trung thực thì không thể phản ánh hết được thực tế phát sinh của công tác này và còn ảnh hưởng đến sự sống còn của các công ty. Đội ngũ nhân viên này đã không vì những lợi ích cá nhân mà xâm hại đến lợi ích chung của công ty, chính nhờ có sự hỗ trợ của công tác tài chính kế toán
mà các con số được tổng hợp thống kê là căn cứ để đưa ra quản trị chiến lược. Nếu các chỉ tiêu này đánh giá sai thì công ty sẽ chuyển từ lãi dương sang lãi âm và thua lỗ nặng nề. Công tác tài chính kế toán còn đưa ra nguyên nhân dẫn đến sự tăng giảm của hệ số thanh khoản. Hệ số thanh khoản thể hiện khả năng chuyển hóa các nguồn lực tài chính thành các khoản tiền mạnh, có khả năng thanh toán trực tiếp. Bên cạnh đó công ty cũng cần đưa ra đánh giá mức độ đạt yêu cầu của hệ thống tài chính kế toán, điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống tài chính kế toán là gì và các yếu tố tác động để có những giải pháp khắc phục cụ thể.
4. Công tác sản xuất và tác nghiệp
Đây là một phạm trù rộng lớn từ quá trình sản xuất đến hoạt động nghiên cứu và phát triển, hàng tồn kho, lực lượng lao động và chất lượng của nó. Trong quá trình sản xuất việc bố trí máy móc thiết bị để vận hành cần phải được đánh giá kĩ lưỡng vì nó ảnh hưởng đến tính hợp lý trong vận chuyển, lưu giữ và tính nhịp nhàng của hệ thống, tính đồng bộ của máy móc thiết bị… Hợp Phát đã sử dụng kết quả tính toán ở phần tài chính và marketing để tính xem liệu công ty có nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hiện tại, dây chuyền sản xuất của công ty có được sử dụng hiệu quả hay không? Trong quá trình sản xuất hiện tại của công ty phải xem xét là sản xuất theo đơn đặt hàng hay là theo những chiến lược kinh doanh định sẵn của doanh nghiệp. Giảm chi phí là yếu tố ẩn sau mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì vậy về bản chất lợi nhuận là doanh thu trừ đi tổng chi phí. Do đó giảm chi phí sẽ làm tăng lợi nhuận của công ty và giúp công ty bổ sung cho các hoạt động kinh doanh của mình. Và góp phần làm mạnh thêm các nguồn lực của công ty. Trong tất cả mọi thời đại lực lượng lao động luôn được quan tâm nhất, đó chính là cách thức để gắn kết họ với công ty. Để những nhân viên tìm thấy niềm say mê trong công việc thì tất cả công việc được thiết kế ra phù hợp với năng lực và
niềm say mê. Ban giám đốc của Hợp Phát thường xuyên có những buổi trao đổi kinh nghiệm với nhân viên của mình nên có thể khích lệ hiệu quả công việc cho mỗi cá nhân. Sự quản lý nhất quán, hiệu quả và mang tính khích lệ sẽ đem lại cho chúng ta hiệu quả như mong muốn. Một khi họ cảm thấy được tôn trọng và được quan tâm thì họ sẽ làm việc nhiệt tình và thu được những kết quả cao. Chính vì thế mà ở Hợp Phát chúng ta luôn tìm thấy một môi trường làm việc thoải mái và đạt hiệu quả.
Một điểm mà rất được ban lãnh đạo của công ty quan tâm đó là chất lượng của sản phẩm dịch vụ. Hợp Phát đưa ra từng chủng loại sản phẩm theo hãng sản xuất, công suất, theo giá, công nghệ và mục đích sử dụng để có thể thích ứng với các khách hàng khác nhau. Nhưng tất cả các sản phẩm đưa ra đều có chung một yêu cầu là chất lượng tốt và đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Một hệ thống quản lý chất lượng tốt bao gồm hệ thống quản lý mà kể từ giai đoạn sản xuất đến lúc tiêu thụ và cho đến khi tiêu dùng sản phẩm. Do đó mà công ty luôn quan tâm đến vấn đề về chất lượng sản phẩm để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và nâng cao uy tín của công ty trong việc phân phối các sản phẩm về mạng, các thiết bị điện tử mà nổi bật nhất trong giai đoạn hiện nay là các thiết bị điều hòa.