luật thanh toán
Như phân tích ở trên ta thấy rằng nợ ngắn hạn của Công ty là rất lớn trong cơ cấu nguồn vốn. Cụ thể năm 2009 chiếm tới 83.48%, hơn nữa Công ty cũng đang gặp khó khăn trong thanh toán nợ ngắn hạn. Do vậy Công ty cần biến các khoản nợ ngắn hạn này thành nợ dài hạn, để có thời gian sử dụng vốn lâu hơn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lâu hơn nữa. Muốn vậy Công ty cần lựa chọn các điều khoản tín dụng có lợi cho mình khi kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa như những hợp đồng có thời gian được chịu dài, giá trị tiền hàng trả chậm lớn…để khai thác triệt để nguồn vốn tín dụng thương mại, cụ thể:
• Gắn bó mật thiết kế hoạch mua chịu với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo cung cấp đúng về thời gian, số lượng nguyên vật liệu cần thiết.
• Doanh nghiệp cần lập kế hoạch dự toán thu chi bằng tiền, đảm bảo khả năng thanh toán tại mọi thời điểm, quan trọng nhất là tôn trọng kỷ luật thanh toán với các nhà cung cấp: Trả đúng hạn, đúng số lượng đã cam kết. Thực hiện tốt việc này sẽ củng cố niềm tin với bạn hàng, là cơ sở để tiếp tục mua chịu với khối lượng cần thiết.
• Tạo mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp, xác định họ là những đối tác chiến lược trong hoạt động kinh doanh của mình.
Muốn làm được điều này Công ty cần phải tạo dựng cho mình một hình ảnh cùng với uy tín trong kinh doanh:
Tạo ra môi trường văn hóa trong doanh nghiệp, cải thiện môi trường làm việc kinh doanh, áp dụng hệ thống CRM (customer relationship management). CRM là một hệ
thống giúp phục vụ khách hàng tốt hơn. Hoạt động của CRM tạo nên một môi trường tựa như “văn phòng ảo” giúp cho việc quản lý được liên tục, không phụ thuộc vào việc nhân viên đang làm việc tại nhiệm sở hay đang đi công tác. Hạt nhân của CRM là hệ thống cơ sở dữ liệu thu thập được từ các bộ phận khác nhau trong công ty. Hệ thống có thể được thiết kế gồm nhiều thành phần như quản lý thông tin khách hàng, quản lý tương tác khách hàng, quản lý quy trình bán hàng, quản lý marketing, quản lý sản phẩm dịch vụ, báo cáo thống kê. Đối với việc xây dựng, ứng dụng một hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, có thể nói là một chiến lược khó có thể thực hiện đối với công ty, vì ứng dụng này khá đắt, nhưng xu hướng này đang được ứng dụng khá rộng rãi trong môi trường kinh doanh, nếu như công ty quyết tâm cho một sự đầu tư có lợi thì chắc chắn rằng nó mang lại nhiều lợi ích hơn so với những gì mà công ty bỏ ra đặc biệt cho công ty hoạt động sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng. Nó tạo điều kiện cho nhân viên thực hiện tốt mối quan hệ với khách hàng, đồng thời giúp cho việc quản lý khách hàng được hiệu quả hơn. Mang lại cho công ty những khách hàng tiềm năng, tạo ra những mối quan hệ khách hàng tốt để có những thuận lợi hơn trong việc mua bán hàng và trong việc thanh toán.
4.5 Áp dụng hình thức thanh toán hợp lý, tổ chức tốt công tác thu hồi nợ
Các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trong khá lớn trong cơ cấu vốn lưu động, năm 2009 chiếm tới 34.7% trong tổng VLĐ. Các khoản phải thu tăng dần qua các năm, gây ứ đọng vốn, hơn nữa công ty lại không lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Để tránh bị chiếm dụng vốn doanh nghiệp cần tổ chức công tác thu hồi nợ. Cụ thể: - Đề ra hình thức khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng sớm, thanh toán
ngay khi giao hàng như giảm giá bán ở mức hợp lý, tăng tỷ lệ chiết khấu. Tuy nhiên việc xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt trong mối quan hệ với lãi suất vay vốn hiện hành của ngân hàng. Vì khi bán hàng trả chậm, Công ty cần phải đi vay vốn của ngân hàng để bù đắp kịp thời nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh. Do đó, việc công ty giảm giá cho khách hàng một tỷ lệ nhất định tính trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay vốn bù đắp thì vẫn có lợi hơn. - Trước khi thực hiện hợp đồng bán trả chậm, Công ty cần phải xem xét, nghiên cứu
kỹ từng đối tượng khách hàng, tức là cần làm tốt công tác thẩm định uy tín khách hàng. Công ty có thể từ chối ký hợp đồng với khách hàng nợ nần dây dưa, hoặc thiếu khả năng thanh toán. Có như vậy mới tránh tình trạng thất thoát VLĐ do khách hàng không chịu thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán.
- Trong hợp đồng mua bán, cần quy định rõ về thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán,…và kèm theo các điều khoản yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm một cách đầy đủ, nghiêm chỉnh các quy định trong hợp đồng phù hợp với chính sách tài chính quy định, chẳng hạn như: Nếu thanh toán chậm với thời hạn quy định sẽ xử phạt vi phạm hợp đồng, hoặc nợ quá hạn phải chịu lãi suất theo lãi suất nợ quá hạn của ngân hàng.
- Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ, thường xuyên giám sát, đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Cần xác định, đánh giá chính xác tuổi nợ của từng khoản nợ: nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi. Bóc tách từng khoản nợ để có những biện pháp cứng rắn giải quyết đối với từng khoản nợ sao cho áp hợp lý, hiệu quả và vẫn giữ được uy tín, khách hàng.
- Cụ thể trong bảng kê công nợ không có các khoản phải thu dài hạn, nhưng những khoản phải thu ngắn hạn có giá trị lớn nhưng chưa thu hồi được chẳng hạn như các khoản nợ của các công ty Ban quản lý dự án các công trình điện miền Bắc, miền Nam, thép Hồng Nam, Thép Vạn Lợi, Siemens,.. với tổng số nợ lên tới vài chục tỷ đồng. Nếu khoản nợ này thu hồi được nhanh chóng và đúng hạn sẽ làm tăng một lượng lớn tiền trong lưu thông để thực hiện sản xuất, giảm thiểu được khoản tiền phải đi vay cũng như chi phí lãi vay. Do vậy, tuy đây là những khách hàng quen thuộc của Công ty, vì vậy mà Công ty không dám thu hồi nợ, cứ để tình trạng nợ đọng mà cần có các biện pháp hợp lý trong việc thu hồi nợ.
- Trong công tác thu hồi công nợ nên áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền trước hạn nhằm thu hồi nhanh như sử dụng các hình thức chiết khấu cho khách hàng trả nợ trước thời hạn chiết khấu này có thể tính chính là khoản lãi mà doanh nghiệp nợ đến hạn mới trả cho Công ty.
- Đối với các khoản nợ chuẩn bị đến hạn trả, Công ty nên gửi giấy báo cho khách hàng để khách hàng biết chuẩn bị tiền trả nợ.
- Đối với các khoản nợ khó đòi, cần có những biện pháp cứng rắn như: Cử người gặp trực tiếp khách hàng, cương quyết yêu cầu khách hàng trả nợ, thậm chí có thể yêu cầu cơ quan quyền lực can thiệp,…
- Đối với khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty nên tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn” không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ thường xuyên.
- Với những khách hàng lớn, trước khi kí hợp đồng công ty cần phân loại khách hàng và tìm hiểu kỹ khách hàng về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toán và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng.
- Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thu, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản phải thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
- Công ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm quá thời hạn thanh toán.
- Đối với các khách hàng thanh toán chậm thì công ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ cơ quan chức năng can thiệp nếu áp dụng biện pháp trên không mang lại kết quả. Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản nhằm tránh thất thoát, hỏng hóc hàng hoá dựa trên nguyên tắc “ giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong kí kết hợp đồng.
- Công ty nên xác định rõ kỳ thu tiền bình quân và xác định số dư các khoản phải thu: chỉ tiêu này cho thấy được nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn, tránh tình trạng mở rộng mức bán chịu.
- Như vậy khi thu hồi được các khoản phải thu, công ty sẽ có được rất nhiều cơ hội cũng như lợi nhuận. Cụ thể năm 2009, các khoản phải trả khoảng hơn 300 tỷ đồng trong khi các khoản phải thu là hơn 100 tỷ đồng, Với lãi suất vay 17% / năm, như vậy nếu thu hết các khoản phải thu để trả nợ phải trả thì công ty sẽ tiết kiệm được 17 tỷ đồng. Như vậy nó sẽ làm tăng đáng kể lợi nhuận của công ty vì lợi nhuận của công ty biến động tăng giảm chủ yếu là do lãi vay và chi phí quản lý. Đó là một con số lớn minh chứng cho việc cần phải triệt để thu hồi các khoản phải thu
4.6 Xác định mức dự trữ hợp lý cả nguyên liệu đầu vào lẫn sản phẩm đầu ra
Dự trữ vật tư:
Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tiến hành đều đặn, liên tục và hoàn thành được kế hoạch sản xuất thì việc cung ứng vật tư phải tổ chức hợp lý, thường xuyên đảm bảo các loại vật tư về số lượng, chất lượng, nhưng kịp thời tránh tình trạng dự trữ quá nhiều.
- Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng vật tư cho sản xuất là phải đảm bảo đủ số lượng. Nghĩa là nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ gây ra ứ đọng vốn và do đó sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhưng ngược lại nếu cung cấp không đầy đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất. Công ty sẽ không hoàn thành được nhiệm vụ sản xuất.
- Cung ứng vật tư kịp thời nghĩa là cung ứng đúng thời gian đặt ra của công ty, thời gian này dựa vào kế hoạch sản xuất trong kỳ. Với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty chỉ cố một số loại là nhập khẩu từ nước ngoài như mạ kẽm, còn các phôi sắt thép có thể từ các nguồn cung ứng trong nước, với đặc điểm nguồn cung cấp nguyên liệu rộng rãi và dồi dào, chúng ta có thể thực hiện giải pháp just in time trong quá trình dự trữ nguyên vật liệu. Trừ mạ kẽm cần phải dự trữ vì đó là nguyên liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài.
- Cần phải lập kế hoạch sản xuất một cách chính xác rõ ràng theo từng tuần, tháng, quý, năm… để có thể nắm bắt được rõ ràng nhu cầu vật tư cho quá trình sản xuất. - Để đáp ứng được yêu cầu trên công ty cần phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu
với tình hình sản xuất thực tế và tình hình dự trữ vật tư trong kho, luôn kết hợp hài hoà, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.
- Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những tiêu chuẩn cơ bản giảm chi phí sản xuất, giảm lượng VLĐ, hạ giá thành sản phẩm và tăng vòng quay cho vốn. Bởi vậy việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào trong sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyên trên các mặt: Khối lượng nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất sản phẩm và mức tiêu dùng nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. Thường xuyên kiểm tra nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế với khối lượng nguyên vật liệu còn trong kho chưa dùng để tổ chức việc cung cấp nguyên vật liệu hợp lý, hạn chế lượng nguyên vật liệu tồn kho tiến tới tồn kho bằng không.
- Cần phải lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín có khả năng cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên, đây là một việc làm rất quan trọng khi công ty áp dụng giải pháp Just in time.
Đối với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Trong quá trình quản lý hàng tồn kho không thể bỏ qua khoản mục này. Vì nó cũng là một nguyên nhân chính làm tăng lượng tồn kho. Giải pháp cho vấn đề này như sau: - Tăng cường hơn nữa tính đồng bộ trong sản xuất giữa các bộ phận, các giai đoạn của