II. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG VÀ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI TẬP ĐOÀN
2. Thực trạng hệ thống tuyển dụng
2.1 Hệ thống tuyển dụng đa cấp
2.1.1 Hệ thống quản trị theo chiều dọc - chiều ngang Hệ thống quản trị theo chiều dọc:
FPT là tập đoàn với 16 đơn vị thành viên, mỗi đơn vị thành viên lại gồm có rất nhiều các đơn vị, chi nhánh con của mình, đóng góp vào tổng nhân sự tính đến hết năm 2007 đạt 9353 người.
Với cơ cấu FPT tổng nắm quyền kiểm soát toàn bộ, hệ thống quản trị theo đó được phân cấp xuống dần. Phòng nhân sự FPT tổng nắm quyền bao quát chủ yếu, lên khung chính sách, thảo luận và gửi các đơn vị thành viên nghiên cứu. Ở cấp thấp hơn, các phòng tuyển dụng đơn vị thành viên chỉnh sửa chính sách từ FPT tổng, sao cho phù hợp và áp dụng tại đơn vị mình.
BIỂU ĐỒ 11: HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THEO CHIỀU DỌC
Phòng tuyển dụng FPT tổng thực hiện việc nghiên cứu, xây dựng chính sách tuyển dụng, trao đổi với các đơn vị thành viên và hỗ trợ các đơn vị thực hiện các chính sách, các quy trình chung áp dụng cho toàn FPT. Ngoài ra, trong các chương trình tuyển dụng cấp tập đoàn, có sự tham gia của nhiều đơn vị thành viên hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau, sự tham gia của phòng tuyển dụng FPT tổng cũng góp phần điều tíêt quan hệ giữa phòng tuyển dụng các đơn vị thành viên, đảm bảo sự hợp tác giữa các đơn vị trong quá trình thực hiện mục tiêu chung của tuyển dụng tập đoàn. Nhân sự của phòng tuyển dụng FPT tổng, một phần do phòng tuyển trực tiếp, phần khác là những cán bộ có tố chất được giới thiệu từ đơn vị lên.
Phòng tuyển dụng đơn vị tổng góp ý xây dựng chính sách cho phòng tuyển dụng FPT tổng; tiếp nhận, chỉnh sửa và triển khai tại các đơn vị thành viên của mình. Ngoài ra, phòng tuyển dụng đơn vị tổng cũng trực tiếp tham gia các chương trình tuyển dụng chung của toàn tập đoàn, tiếp nhận nhân lực và hỗ trợ các phòng tuyển dụng cấp thấp hơn thuộc cùng đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ. Trong những chương trình tuyển dụng chung của toàn đơn vị (ví dụ như ngày hội việc làm của FPT software), phòng nhân sự đơn vị tổng sẽ tham gia chính, hỗ trợ các đơn vị cấp
Thiết lập và quản lý chính sách quản lý hoạt động tuyển dụng thực hiện hoạt động tuyển dụng Phòng tuyển dụng FPT tổng Phòng tuyển dụng đơn vị tổng Phòng tuyển dụng đơn vị cấp chi nhánh 55
chi nhánh trong việc tổ chức. Nhân sự của phòng tuyển dụng đơn vị tổng, phần lớn do tuyển dụng trực tiếp, một số được giới thiệu từ đơn vị chi nhánh.
Phòng tuyển dụng đơn vị cấp chi nhánh với nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện chính sách cho phù hợp điều kiện của mình, trực tiếp đảm trách việc tuyển dụng các cán bộ phục vụ cho việc duy trì hoạt động của chi nhánh, trong đó chủ yếu là những nhân viên, cán bộ cấp thấp trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống quản trị theo chiều ngang:
BIỀU ĐỒ 12: HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THEO CHIỀU NGANG
Tập trung chủ yếu các công ty tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, FPT vẫn không ngừng mở rộng hoạt động tại các tỉnh khác. Tính đến thời điểm này, FPT đã có nhiều chi nhánh đơn vị tại Đà Nẵng, Nha Trang, Cần Thơ,… các đơn vị thành viên FPT tại cùng một tỉnh luôn có liên lạc chặt chẽ và hỗ trợ nhau trong mọi hoạt động.
Việc thực hiện các chiến lược về tuyển dụng tại các đơn vị thành viên (nhất là những đơn vị cấp chi nhánh) được sự theo dõi từ phòng tuyển dụng FPT tổng và phòng tuyển dụng đơn vị tổng có liên quan. Tại hầu hết các tỉnh mà FPT có đại lý, luôn có thêm đại diện của FPT tổng (bao gồm cả đại diện phòng tuyển dụng FPT tổng) tại cùng khu vực, đảm bảo duy trì hệ thống FPT tổng – FPT đơn vị cấp tổng – FPT đơn vị cấp chi nhánh tại các vùng địa lý khác nhau của FPT, trong đó, FPT tổng
Phòng tuyển dụng tổng
Hà Nội Hồ Chí Minh các tỉnh khác
(tại các tỉnh) nắm quyền điều tiết hoạt động FPT chi nhánh (tại các tỉnh) và tất cả đều nằm dưới sự kiểm soát của FPT tổng tại Hà Nội (trụ sở chính).
Trong những trường hợp nhất định, khi phòng tuyển dụng đơn vị chi nhánh không đủ sức thực hiện những chuơng trình quy mô lớn, phòng tuyển dụng FPT tổng và đơn vị tổng có liên quan có thể gửi cán bộ đại diện tham gia hỗ trợ chi nhánh tại chính địa phương diễn ra sự kiện.
2.1.2 Hệ thống tuyển dụng theo cấp bậc
Tại FPT, cán bộ nhân viên được phân chia theo từng cấp độ riêng biệt. Những cấp độ này trải từ Cấp 1 (ứng với những nhân viên cấp độ thấp nhất) cho tới Cấp 7 (ứng với Tổng giám đốc, Chủ tịch hội đồng quản trị,…). Việc phân chia Cấp độ cho nhân viên FPT giúp phòng Nhân sự thuận tiện trong việc quản lý, đào tạo, đãi ngộ và tuyển dụng.
Đối với công tác quản lý, ứng với từng cấp độ sẽ có bộ phận chuyên trách riêng: Đối với những cán bộ thuộc Cấp 1 và Cấp 2, phòng tuyển dụng các đơn vị cấp chi nhánh được quyền chủ động trong việc tuyển lựa. Đối với những vị trí cán bộ này, các bài thi viết, phỏng vấn, thi trắc nghiệm,… được sử dụng linh hoạt giúp cán bộ tuyển dụng lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất cho công việc của mình.
Đối với những cán bộ thuộc Cấp 3, phòng tuyển dụng đơn vị tổng sẽ trực tiếp lựa chọn, Một số cán bộ trong đó, được giới thiệu từ cán bộ Cấp 2 của đơn vị chi nhánh, hoặc trực tiếp từ đơn vị tổng, số khác được tuyển chọn từ nhiều nguồn bên ngoài doanh nghiệp.
Đối với những cán bộ thuộc Cấp 4, phòng tuyển dụng FPT tổng sẽ trực tiếp đảm nhiệm. Đa phần, những cán bộ này được tuyển từ nguồn Tìm kiếm ứng viên chất lượng cao (Head-hunting), có sự kiểm tra, đánh giá kỹ các thông tin, cũng như giai đoạn thử việc có sự giám sát chặt chẽ để quyết định việc bổ nhiệm. Các cán bộ Cấp 4 thường là những giám đốc, phó giám đốc, trưởng bộ phận của những đơn vị thành viên.
Đối với những cán bộ thuộc Cấp 5, 6 và 7, phòng Nhân sự cấp cao (thuộc Ban nhân sự FPT tổng) trực tiếp quản lý, phối hợp cùng phòng tuyển dụng FPT tổng.
Thông thường, với những vị trí cán bộ Cấp 5, phỏng vấn là phương thức hiệu quả nhất, cùng với đó là đánh giá nhiều phía về ứng viên và giai đoạn thử việc có sự theo sát của cán bộ nhân viên, cũng như cán bộ phụ trách của bộ phận có liên quan.
Đối với cán bộ thuộc Cấp 6 và đặc biệt là Cấp 7, đa phần họ đều là những lãnh đạo tổng công ty, thành viên trong Hội đồng quản trị công ty. Việc phân công, tuyển chọn, bổ nhiệm ai sẽ do Hội đồng quản trị họp và quyết định.
2.1.3 Tuyển dụng trong các trường hợp khác
Các trường hợp khác chủ yếu đề cập đến việc thuyên chuyển cán bộ trong nội bộ tập đoàn FPT. Có hai dạng thuyên chuyển: Thuyên chuyển cán bộ từ bộ phận này sang bộ phận khác thuộc cùng một đơn vị thành viên, và thuyên chuyển cán bộ giữa hai đơn vị thành viên FPT với nhau.
Thuyên chuyển cán bộ giữa hai bộ phận thuộc cùng đơn vị thành viên
Tập đoàn FPT hoạt động trên nhiều lĩnh vực, ngay bản thân trong cùng một lĩnh vực, cùng một đơn vị cũng có nhiều bộ phận khác nhau đảm đương những nhóm nhiệm vụ riêng biệt, đóng góp vào mục tiêu chung toàn tập đoàn. Cán bộ FPT có thể được chuyển sang một đơn vị khác, thực hiện chức năng khác trong cùng một đơn vị, trong các trường hợp:
Cán bộ nhân viên đó muốn chuyển sang một lĩnh vực hoạt động mới, để thay đổi môi trường làm việc, cũng như tìm kiếm những cơ hội việc làm khác.
Cán bộ đó được điều động sang bộ phận khác, để cùng bộ phận mới thực hiện những dự án quan trọng của tập đoàn (thường hay xảy ra đối với những cán bộ cấp cao – Cấp 4, Cấp 5).
Cán bộ thuyên chuyển vẫn phải trải qua các vòng thi như cán bộ ngoài công ty, nhằm đảm bảo chất lượng cán bộ đầu vào phù hợp với công việc.
Khi có sự thuyên chuyển giữa hai bộ phận trong cùng đơn vị thành viên, người cán bộ đó không bắt buôc phải làm lại hợp đồng; những chính sách áp dụng đối với cán bộ đó cũng được giữa nguyên (ví dụ như chính sách tính thâm niên tại FPT, bảo hiểm,….)
Trong trường hợp này, phòng Tổ chức và chính sách đóng vai trò trung gian, trực tiếp tư vấn và hỗ trợ cán bộ nhân viên, phụ trách hai bộ phận về hình thức trao đổi và những quy trình cần tiến hành.
Thuyên chuyển cán bộ giữa hai công ty thành viên FPT
Việc thuyên chuyển cán bộ giữa hai công ty thành viên FPT, được áp dụng giống như việc tuyển một cán bộ mới vào tập đoàn FPT. Sự thay đổi công ty làm chủ thể đứng tên trong hợp đồng khiến người cán bộ mới phải làm lại hợp đồng. Khi có sự thuyên chuyển cán bộ giữa hai đơn vị thành viên trong cùng tâp đoàn FPT, các cán bộ phụ trách công ty cũ – công ty mới sẽ trao đổi với nhau cùng thống nhất việc chuyển quyền lợi trước đây (thâm niên công tác, bảo hiểm, quyền mua cổ phiếu,….) sao cho đảm bảo lợi ích của người được thuyên chuyển không bị ảnh hưởng nhiều. Phòng tổ chức và chính sách tiếp tục đóng vai trò trung gian trong quá trình thuyên chuyển công tác này.