II. Thực tế kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc
2.4.2. Chứng từ đợc sử dụng trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Ch
nhánh bao gồm:
+ Hóa đơn GTGT
+ Hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Bảng kê bán hàng theo ngày
+ Thẻ kho + Phiếu thu tiền
+ Giấy nộp tiền vào ngân hàng + Bảng phân bổ chênh lệch giá + Bảng tính chiết khấu thừa- thiếu + Bảng kê hao hụt
Hóa đơn Giá trị giá tăng
Hóa đơn GTGT đợc lập 3 liên và đợc luân chuyển theo quy định của Bộ tài chính, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc sử dụng Hóa đơn GTGT tự in theo mẫu đã đăng ký với Tổng cục thuế. Hóa đơn GTGT đợc lập khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
Theo phơng thức bán lẻ:
Các nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng thờng không phải viết hóa đơn nhng nếu khách hàng mua hàng yêu cầu viết hóa đơn, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành viết hóa đơn cho khách và giao cho hóa đơn cho khách sau khi khách đã ký nhận hàng vào hóa đơn. Sau mỗi ca làm việc nhân viên cửa hàng bán lẻ sẽ tính ra số l- ợng hàng bán trong ca làm việc đó cha lập hóa đơn và tiến hành lập hóa đơn một lần cho toàn bộ số hàng cha đợc lập hóa đơn đó.
Số lợng hàng cha lập hóa đơn = Tổng lợng hàng bán đợc trong ca làm việc - Số lợng hàng đã đợc lập hóa đơn
Mẫu hóa đơn đợc thiết kế nh sau: Biểu 1: Chi nhánh XD Vĩnh Phúc Phờng Đống Đa – Thị Xã Vĩnh Yên Mã số thuế: 0100107564-006 Hóa đơn (GTGT) Liên 2: Khách hàng Ngày 05 tháng 01 năm 2005 Số : 0005000
Đơn vị cửa hàng: Cửa hàng 113
Địa chỉ: Đống Đa Vĩnh Yên– Tên khách hàng: Khách hàng vãng lai Địa chỉ : Chứng từ số :………….. Nguồn hàng:………….. Mã số thuế:……… Hình thức thanh toán:…
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Mogas 90 lít 400 5.727,27 2.290.908 02 Mogas 92 lít 2600 5.909,09 15.363.634 03 Diezel lít 500 4.136,38 2.068.190 Thuế suất GTGT: 10% Mứcphí XD: 500đ/l Cộng tiền hàng: 19.722.732 Tiền thuế GTGT: 1.972.273 Tiền phí xăng dầu: 1.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 23.445.005 Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi ba triệu bốn trăm bốn mơi lăm ngàn đồng chẵn
Ngời mua hàng Ngời lập phiếu Kế toán Thủ trởng đơn vị
Đối với phơng thức bán trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý thì hóa đơn GTGT do phòng Kinh doanh lập căn cứ vào lợng hàng thực xuất cho khách hàng. Mẫu Hóa đơn GTGT nh mẫu Hóa đơn GTGT ở trên.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập trong trờng hợp xuất hàng từ kho này đến kho khác trong nội bộ Chi nhánh và đợc coi là một chứng từ đợc sử dụng tại Chi nhánh (Mẫu chứng từ đã đợc đăng ký với Tổng cục thuế). Nghiệp vụ này chỉ xảy ra tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc Chi nhánh.
Biểu 2:
Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ
Liên 3: (nội bộ)
Ngày 07 tháng 01 năm 2005
Mẫu số: 04
Ký hiệu: KV1/2000 Số: 00090245
Địa chỉ xuất hàng: Cửa hàng 113
Địa chỉ: Đống Đa Vĩnh Yên– Mã số thuế:
Nguồn hàng:
Lệnh điều động số 12
Đơn vị nhập: Cửa hàng 116
Địa chỉ: Hơng Canh Vĩnh Phúc– Mã số thuế
Chứng từ số: 06
Phơng thức xuất: Xuất D chuyển NB
Kho xuất: Cửa hàng số 113
Họng ống:
Ngày 11 tháng 01 năm 2005 Số giấy GT:……ngày……….. PT vận chuyển:
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Mỡ LEP2 Thùng 04 383.500 1.534.000
02 Matoroil Lít 150 14.000 2.100.000
Tổng cộng 3.634.000
Số tiền bằng chữ: Ba triệu sáu trăm ba mơi bốn ngàn đồng chẵn
Bảng kê bán hàng theo ngày.
Bảng kê bán hàng theo ngày đợc in ấn theo mẫu của Công ty xăng dầu Khu vực I. Hàng ngày, các cửa hàng căn cứ vào hóa đơn xuất bán để lập Bảng kê bán hàng rồi chuyển cho phòng Kinh doanh của Chi nhánh để cập nhập số liệu.
Biểu 3:
STT Mặt hàng
Bán buôn Bán đại lý Bán lẻ Tổng cộng
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
1 Mogas 90 400 2.290.908 2 Mogas 92 2.600 15.363.634 3 Diezel 500 2.068.190 Cộng 19.722.732 Tiền hàng 1.972.273 Phí xăng dầu 1.750.000
Tổng tiền thanh toán 23.445.005
Kèm theo hóa đơn chứng từ số:……….đến số: Gồm 20 chứng từ
SVTH: Phạm Thị Tơi Lớp: Kế toán 44B
Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng bán lẻ xăng dầu số 113
Bảng kê hàng hóa
Ngày 05 tháng 01 năm2005
M 02:BKXB
Ngời lập biểu Ngày 05 tháng 01năm 2005
Các đại lý bán lẻ và các Tổng đại lý sau khi mua hàng của Chi nhánh sẽ tiền hành thanh toán tiền hàng cho Chi nhánh. Hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt có thể các đơn vị này trực tiếp đến nộp tại Chi nhánh nếu số tiền hàng nhỏ hoặc nhân viên Chi nhánh sẽ đến tận nơi để thu trong trờng hợp số l- ợng tiền hàng lớn. Khi các đơn vị nộp tiền kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền căn cứ vào số tiền thực nhập vào két.
Biểu 4:
Công ty xăng dầu Khu vực I
CN xăng dầu Vĩnh Phúc Ngày 10 tháng 01 năm2005 Số:
Phiếu thu tiền mặt
Căn cứ: Họ tên:
Mã CBCNV Mã đơn vị:
Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Bình
Giấy GT: Ngày…./…./….
Nội dung: Nộp tiền Công ty TNHH Thanh Bình
Số tiền: 45.000.0000
Bằng chữ: Bốn mơi lăm triệu đồng chẵn
Kèm theo chứng từ gốc: 0 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trởng Kế toán thanh toán Ngời nộp tiền Thủ quỹ
Giấy nộp tiền vào ngân hàng
TK-Nợ TK-Có Số tiền
Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc hiện nay có 19 cửa hàng bán lẻ nằm rải rắc trên địa bàn của tỉnh. Việc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt gặp rất nhiều khó khăn, nên hình thức nộp tiền chủ yếu đợc áp dụng là nộp tiền qua ngân hàng gần nhất
Định kỳ nhân viên cửa hàng nộp Hóa đơn GTGT, Bảng kê hàng hóa và Giấy nộp tiền vào ngân hàng cho phòng Kế toán tại Chi nhánh để tiền hành ghi sổ sách.
Biểu 5:
Ngân hàng
công thơng Vĩnh Phúc
Giấy nộp tiền
Nộp để vào tài khoản
Ngày 05 thángb 01năm 2005
Liên 2
Biên lai thu tiền
Ngời nộp tiền: Phạm Minh Quang
Địa chỉ: Cửa hàng số 113
Ngời nhận: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc
Địa chỉ: Vĩnh Yên Vĩnh Phúc – Tài khoản: Có Số: Nội dung Nộp tiền bán hàng Số tiền 23.445.000
Bằng chữ: Hai mơi ba triệu bốn trăm bốn mơi lăm ngàn đồng chẵn
Bảng tính chiết khấu thừa thiếu
Đối với phơng thức bán đại lý bán lẻ thì đại lý bán lẻ sẽ đợc hởng một tỷ lệ hoa hồng trên doanh số bán hàng. Phần chiết khấu này sẽ đợc trừ ngay vào giá vốn
SVTH: Phạm Thị Tơi Lớp: Kế toán 44B
hàng bán ra. Căn cứ vào doanh thu bán lẻ, doanh thu bán đại lý bán lẻ, lợng hàng hóa bán ra để lập lên bảng kê tính chiết khấu đại lý bán lẻ.
Biểu 6:
Bảng tính chiết khấu thừa thiếu
Phơng thức: Xuất bán đại lý bán lẻ
Từ ngày“.tháng“..đến ngày““tháng“..năm 2006
TT Mặt hàng
Sản
lợng Đơn giá Doanh thu Chiết khấu
đợc hởng Chênh lệch Chiết khấu Thừa(+), thiếu(-) Lít 15 Lít Giá vốn BQ Giá bán LTT Giá bán BQ Giá vốn Giá bán lẻ TT DT thực thu 01 Mogas 90 -2,736,348 02 Mogas 92 -30,339,861 03 Diezel -126,371,432 -159.447.641 SVTH: Phạm Thị Tơi Lớp: Kế toán 44B
Báo cáo hao hụt:
Căn cứ vào định mức hao phí của Công ty mà Chi nhánh xác định mức hao hụt cho phép của toàn Chi nhánh. Sau đó phân bổ định mức này cho các cửa hàng. Đến cuối tháng, căn cứ vào lợng hàng hóa bán ra trong tháng, cửa hàng trởng lập Báo cáo hao hụt gửi lên phòng Kinh doanh để cập nhập số liệu, sau đó sẽ chuyển sang cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ sách.
Vĩnh phú, ngày…tháng….năm 2006
Biểu 7:
Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc
Cửa hàng số 113 BáO CáO HAO HụT
Tháng 01năm 2005 TT Mặt hàng ĐVT Số lợng xuất qua cột bơm Tỷ lệ hao hụt theo định mức (%) Mức hao hụt Chênh lệch Định mức Thực tế Thừa Thiếu 1 Mogas 90 Lít 9.286 0,56 52 52 2 Mogas 92 Lít 103.200 0,5 516 516 3 Diezel Lít 50.667 0,15 76 76
Ngời lập biểu Ngày…..tháng…..năm 2006
Cửa hàng trởng