I. Khái quát đặc điểm sản xuất-kinh doanh và tổ chức quản lý của Chi nhánh
1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị theo mô hình tập trung, mọi công việc kế toán đều đợc thực hiện tại Chi nhánh. Các cửa hàng bán lẻ chỉ là nơi tập trung chứng từ gốc, lập bảng kê và định kỳ gửi về phòng kế toán của Chi nhánh để kiểm tra và hạch toán. Hàng quý Chi nhánh nộp các báo cáo (báo cáo tài chính, báo cáo kiểm kê tài sản của Chi nhánh…) lên Công ty xăng dầu Khu vực I.
♦ Kế toán trởng – Là ngời đứng đầu bộ máy kế toán của
Chi nhánh, là ngời chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính với Giám đốc của Chi nhánh, đồng thời chịu sự lãnh đạo nghiệp vụ của kế toán trởng Công ty xăng dầu Khu vực I.
♦ Kế toán vốn bằng tiền:
+ Kế toán tiền mặt, các khoản thu tạm ứng. Lập chứng từ thu chi tiền mặt căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ, thu hồi đầy đủ, kịp thời các khoản tạm ứng khi công việc hoàn thành.
+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Kiểm tra, hoàn thiện in nhật ký chứng từ hàng tháng của phòng. Theo dõi hoá đơn, ấn chỉ, chú ý tới lợng tồn của từng bộ phận để có kế hoạch cung cấp, đảm bảo đồng thời hóa đơn bán hàng cho toàn đơn vị, gửi báo cáo sử dụng hóa đơn về phòng in ấn. Sắp xếp lu trữ các loại chứng từ, hồ sơ, tài liệu, sổ sách báo cáo thuộc lĩnh vực đợc phân công. Mở sổ chi tiết theo dõi chứng từ. SVTH: Phạm Thị Tơi Lớp: Kế toán 44B Kế toán TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán
tiền mặt Kế toán tiền lương Thủ quỹ
Kế toán tiêu thụ Kế toán
chi phí
♦ Kế toán hàng tồn kho: Tham mu, giúp đỡ lãnh đạo theo dõi tồn kho
hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, hàng tháng lập bảng phân bổ giá vốn cho hàng tồn kho, lập bảng kê tính chiết khấu bán lẻ, lập báo cáo nhập-xuất-tồn báo cáo gửi về Công ty. Sắp xếp lu trữ báo cáo, kiểm tra quyết toán, các loại chứng từ, hồ sơ tài liệu, sổ sách báo cáo thuộc nhiệm vụ đợc phân công, mở sổ theo dõi chứng từ.
♦ Kế toán công nợ: Thực hiện việc đôn đốc thu hồi công nợ, mở sổ theo
dõi công nợ cho từng khách hàng là đại lý bán lẻ, Tổng đại lý, bán buôn, bán lẻ chậm trả. Bố trí đi thu tiền cùng cán bộ phòng Kinh doanh. Theo dõi công nợ của từng khách hàng và tham gia ký hóa đơn xuất cho khách. Lập báo cáo công nợ hàng tháng báo cáo cho Giám đốc Chi nhánh và báo cáo Công ty. Lập biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng vào những ngày đầu tháng tiếp theo.
♦ Kế toán TSCĐ và nguồn vốn quỹ: Theo dõi, mở sổ chi tiết từng loại
TSCĐ, tính khấu hao từng tháng phân bổ kịp thời vào từng loại hình kinh doanh. Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, kịp thời mở thẻ tài sản khi có tài sản mới hình thành, cuối quý lập báo cáo tình hình tăng giảm tài sản gửi về Công ty. Lập báo cáo tình hình sửa chữa TSCĐ, dự trữ đầu t tài sản tránh đầu t lãng phí.
♦ Kế toán chi phí bán hàng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch chi phí bán hàng
trong năm tài chính tiếp theo. Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục chi phí phát sinh trong năm, cuối tháng lập báo cáo chi phí trình lãnh đạo phòng. Cuối quý, năm phân bổ chi phí theo từng khoản mục theo những tiêu thức Công ty quy định đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành.
♦ Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Chi nhánh, thủ quỹ căn cứ vào Phiếu
chi tiền cấp phát tiền đúng đủ, kịp thời cho CBCNV, đồng thời thực hiện nghiệp vụ thu tiền bán hàng của khách hàng. Mở sổ chi tiết theo dõi số tiền thu vào chi ra, rút tiền tồn tại quỹ cuối ngày. Cuối tháng đối chiếu với kế toán tiền mặt ký xác nhận số tồn thực tế, sổ sách.