III. Thực tế của việc ứng dụng các trắc nghiệm kiểm tốn tại AASC
1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn
Bước đầu tiên của mọi cuộc kiểm tốn, AASC gửi thư chào hàng (dù là khách hàng thường xuyên hay khách hàng mới), sau khi khách hàng chấp nhận lời mời kiểm tốn, hai bên sẽđi tới ký kết hợp đồng kiểm tốn.
Với khách hàng mới AASC cần cĩ nhứng thơng tin về tình hình sản xuất kinh doanh, những khĩ khăn cũng như yêu cầu từ phía khách hàng đối với dịch vụ kiểm tốn. Từ đĩ AASC sẽ ước lượng sơ bộ khối lượng cơng việc và giá phí kiểm tốn cũng như những rủi ro kiểm tốn. Nếu khách hàng chấp nhận dịch vụ và giá phí kiểm tốn mà AASC đưa ra thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kiểm tốn.
Với khách hàng cũ AASC đã cĩ những hiểu biết sâu sắc về thực trạng tài chính nên cuộc gặp gỡ chỉ mang tính chất tổng kết những điều cần lưu ý thêm trong cuộc kiểm tốn năm nay.
Nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm sốt
Mục đích của việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng là để kiểm tra các nhân tố cơ bản, như: mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn..thơng qua đĩ kiểm tốn viên cĩ thể xác định rõ báo cáo tài chính cĩ được thực hiện trong mơi trường kiểm sốt tốt hay khơng để từ đĩ xác định phạm vi của việc kiểm tra chi tiết được thực hiện.
Để đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm tốn viên tiết hành thực hiện các trắc nghiệm đạt yêu cầu thơng qua các hình thức sau:
- Thẩm vấn các nhân viên của Cơng ty.
- Kiểm tra chứng từ, sổ sách, báo cáo.
- Tham quan thực tế .
- Quan sát hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
- Làm lại các kiểm sốt.
- ..
Với khách hàng mới thì thơng tin này cĩ được một cách khái quát thơng qua buổi gặp gỡ giữa Chủ nhiệm kiểm tốn với đại diện của Ban giám đốc khách hàng.
Qua đĩ Ban giám đốc khách hàng cung cấp những thơng tin về hoạt động giám sát và kiểm sốt, đồng thời giúp Chủ nhiệm kiểm tốn hiểu được phần nào phong cách quản lý của Ban giám đốc khách hàng, nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến mơi trường kiểm sốt của doanh nghiệp.
Đối với khách hàng thường xuyên, thì các thơng tin về hệ thống kiểm sốt nội bộđược cập nhật từ cuộc kiểm tốn năm trước.
Nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty A
Tại Cơng ty A hoạt động quản lý đựơc phân theo một cấp, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Ban giám đốc lãnh đạo chung tồn Cơng ty và chỉđạo trực tiếp các phịng ban chức năng, các phân xưởng.
Ban giám đốc Cơng ty gồm: Giám dốc và hai Phĩ giám đốc trong đĩ một Phĩ giám đốc phụ trách kỹ thuật và một Phĩ giám đốc phụ trách kinh doanh. Các phịng ban của cơng ty bao gồm:
- Phịng tổ chức hành chính - Phịng kế tốn - Phịng kỹ thuật - Phịng vật tư - Phịng kinh doanh - Các phân xưởng * Hệ thống kế tốn của Cơng ty:
Chế độ kế tốn: Cơng ty A áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Hình thức kế tốn: Nhật ký chứng từ
Niên độ kế tốn: bắt đầu từ 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế tốn là đồng Việt Nam. (Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ thì sẽ được đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh).
Hàng tồn kho: được ghi theo giá gốc và hạch tốn theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Sơđồ 6: Quy trình hạch tốn kế tốn của Cơng ty A
Trong thư gửi AASC, Cơng ty A đã cam kết chịu hồn tồn trách nhiệm trong việc đưa ra các báo cáo tài chính một cách trung thực cung như thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộđáng tin cậy. Ban giám đốc Cơng ty A đã đáp ứng và cịn cung cấp cho nhĩm kiểm tốn một số thơng tin khác chẳng hạn như: với tiền mặt chỉ được chi cho những khoản chi nhỏ như chi phục vụ hoạt động hàng ngày, chi tạm ứng cá nhân...Bất cứ khoản chi tiêu nào từ quỹ tiền mặt đều cĩ phiếu chi được phê duyệt trong đĩ phải cĩ đầy đủ các yếu tố quy định. Quỹ tiền mặt được giữ trong một két riêng, tiền mặt tách riêng với kế tốn tiền mặt ...Hàng tháng hoặc đột xuất cĩ sự kiểm tra và bất cứ khoản chênh lệch nào cung phải được điều tra và giải quyết đúng đắn. Với doanh thu, tồn bộ doanh thu sản phẩm và dịch vụđều phải cĩ
Chứng từ kế tốn, Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
hố đơn bán hàng. Đối với doanh thu chưa thu phải được sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc Phĩ giám đốc phụ trách kinh doanh, sự chấp nhận việc trả chậm của khách hàng phải phù hợp với các chính sách của Cơng ty.
Đối với Cơng ty B, cung là một khách hàng thường xuyên của AASC các cơng việc để tìm hiểu hệ thống kiêm sốt nội bộ cũng được tiến hành tương tự như đối với Cơng ty A.
Sau khi nhận diện được quá trình kiểm sốt và các nhược điểm của hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm tốn viên triển khai các trắc nghiệm phân tích để đánh giá rủi ro kiểm sốt ban đầu với từng mục tiêu kiểm sốt của từng nghiệp vụ kinh tế. AASC đã xác định mức trọng yếu cho tồn bộ báo cáo tài chính và phân bổ chúng cho từng khoản mục, tài khoản cụ thể. Mức phân bổ này khác nhau ở các khoản mục khác nhau nên kiểm tốn viên vẫn cĩ thể kết luận sự trình bày trung thực và hợp lý của các khoản mục cụ thể. AASC đã dựa trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để tổng hợp các sai sĩt trong khoảng từ 5% đến 10% thu nhập trước thuế để xác định mức độ trọng yếu. Trên 10% được xem là trọng yếu, dưới 10% thì khơng trọng yếu. Theo đĩ kiểm tốn viên đã lập bảng xét mức độ trọng yếu cho Cơng ty A và Cơng ty B như sau:
Bảng 4: Mức độ trọng yếu của Cơng ty A
Chỉ tiêu gốc Năm 2002 Ước lượng về tính trọng yếu Thu nhập trước thuế 582.080.250 Tối thiểu Tối đa
Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền
Bảng 5: Mức trong yếu của Cơng ty B
Chỉ tiêu gốc Năm 2002 Ước lượng về tính trọng yếu Thu nhập trước thuế 883.729.000 Tối thiểu Tối đa
Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền
5% 44.189.600 10% 88.379.200
Thơng qua việc triển khai các trắc nghiệm đạt yêu cầu và các trắc nghiệm phân tích kiểm tốn viên đã cĩ những kết luận ban đầu về hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty A:
+ Hệ thống kiểm sốt nội bộ gồm những cán bộ cĩ tinh thần trách nhiệm cao, là những người cĩ trình độ chuyên mơn tinh thơng nghiệp vụ, nắm chắc cơ chế chính sách. Hệ thống sổ sách tài liệu được lưu giữ bảo quản một cách khoa học.
+ Hệ thống kiểm sốt nội bộ cĩ kế hoạch cơng tác tốt, phân cơng phân nhiệm rõ ràng.
+ Tuy nhiên chưa cĩ sự hướng dẫn đầy đủ về phương pháp làm việc, các chế độ chính sách cho từng bộ phận.
Dựa trên cơ sở này, đồn kiểm tốn đã đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty A là cĩ hiệu lựa song mức trọng yếu, rủi ro kiểm sốt, độ tin cậy của hệ thống kiểm sốt nội bộ là trung bình.
Với Cơng ty B, sau khi xem xét kiểm tốn viên đánh giá Cơng ty cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ tốt.