- Tài khoản
.- Chứng từ sử dụng.
Biên bản giao - nhận TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ: được lập trong trường hợp hoàn tất thủ tục thanh lý TSCĐ kèm theo Quyết định thanh lý TSCĐ của công ty.
2.2.3.1.Kế toán chi tiết tăng, giảm TSCĐHH
Sổ sách sử dụng.: thẻ TSCĐ, Sổ TSCĐ, Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao - nhận TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ: được lập trong trường hợp hoàn tất thủ tục thanh lý TSCĐ kèm theo Quyết định thanh lý TSCĐ của công ty.
Trình tự ghi chép:
Quá trình mua bán TSCĐ được tiến hành như sau:
Kế toán chi tiết TSCĐ ở CTCP đầu tư Phú Thái, được thực hiện trên các sổ, thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐ và bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ theo nguồn hình thành.
Khi có TSCĐ tăng thì công ty phải lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” cùng với người giao TSCĐ. Bên giao nhận gồm có: giám đốc công ty, phòng kế toán, phòng vật tư thiết bị, nhân viên kỹ thuật ,tổ bảo vệ. Sau đó bên giao nhận TSCĐ lập một hồ sơ riêng về TSCĐ hồ sơ gồm có:
- Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan.
Bộ hồ sơ gồm 2 bản:
1 bản do phòng kế toán gửi để ghi sổ theo dõi. 1 bản được phòng kinh doanh giữ để quản lý.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, một số TSCĐ đã bị cũ đi, hư hỏng hoặc bị lỗi thời do tiến bộ khoa học kỹ thuật, không phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh những TSCĐ mà công ty không cần dùng cho nên công ty phải tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán các tài sản đó.
Việc tiến hành nhượng bán, thanh lý TSCĐ chỉ được tiến hành sau khi được quyết định thanh lý nhượng bán của Giám đốc Công ty. Người nào đặt giá cao nhất trong số những người tham gia đấu giá thì TSCĐ sẽ thuộc về người đó.
Ban thanh lý gồm có: + Giám đốc công ty. + Phòng kế toán + Nhân viên kỹ thuật. + Tổ bảo vệ.
Trường hợp nhượng bán thì phải có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua bán, phải lập hội đồng xác định giá, thông báo công khai...
Sau đó cùng nhau tiến hành đánh giá TSCĐ theo hiện trạng. - Giá trị còn lại của TSCĐ
- Giá trị thu hồi.
- Chi phí thanh lý (nhượng bán).
Trình tự ghi sổ chi tiết tại phòng kế toán của CTCP đầu tư Phú Thái *Thẻ TSCĐ: căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Bảng tính khấu hao TSCĐ. - Các tài liệu kỹ thuật có liên quan.
* Sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐ: Được mở theo qúy cho từng loại TSCĐ.
*Sổ TSCĐ: Được mở theo qúy cho toàn bộ TSCĐ trong công ty: căn cứ để ghi sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ và các chứng từ tăng, giảm TSCĐ.
Bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại theo nguồn hình thành.
Bảng được lập theo qúy để đáp ứng cho yêu cầu nắm bắt thông tin là cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm kê định về TSCĐ lập kế hoạch đầu tư cho TSCĐ
2.2.4 Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐHH tại CTCP đầu tư Phú Thái
2.2.4.1 Kế toán tổng hợp tăng TSCĐHHa) Kế toán tổng hợp tăng do mua sắm a) Kế toán tổng hợp tăng do mua sắm
Trong trường hợp này căn cứ vào nhu cầu đổi mới trang thiết bị, máy móc thiết bị sản xuất. Giám đốc sẽ ra quyết định mua sắm sau đó công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với bên cung cấp TSCĐ. Sau khi các TSCĐ nói trên đưa bản nghiệm thu và bàn giao máy móc thiết bị. Đồng thời bên bán sẽ viết hoá đơn làm cơ sở để thanh toán và đây là một trong những căn cứ cùng với chứng nhận chi phí phát sinh có liên quan để có thể tính nguyên giá TSCĐ để kế toán ghi vào sổ và thẻ kế toán có liên quan.
Các chứng từ sử dụng trong trường hợp này gồm: -Hợp đồng kinh tế mua sắm TSCĐ
-Biên bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ -Hoá đơn GTGT
-Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
VD3: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 119 được ký duyệt ngày 15/06/2010 giữa CTCP đầu tư Phú Thái và công ty TNHH Thu Hương bán cho CTCP đầu tư Phú Thái 1 máy chiếu công nghệ cao. Giá mua của máy là 40.000.000đ, thuế GTGT 5%, chi phí lắp đặt và chạy thử do bên bán chiụ. Đã thanh toán bằng tiền mặt và được mua bằng quỹ đầu tư phát triển
Khi công việc hoàn thành kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan để thành lập hồ sơ bao gồm:
*Hợp đồng kinh tế (phụ lục3)
Phụ lục 03:
Bộ công nghiệp Cộng Hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam CTCP đầu tư Phú Thái Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: 161/2010 CKHN/TM **********************
Hợp đồng kinh tế
Số: 119/HĐKT
Căn cứ pháp lệnh HĐKT ngày 25/09/1989 của HĐ Nhà nước và Nghị Định số17/HĐBT ngày 16/01/1990 của HĐBT quy định.
Hôm nay ngày 15/06/2010, chúng tôi gồm: Bên mua hàng: CTCP đầu tư Phú Thái
Địa chỉ: Số 186 Trường Chinh, Quận Đống Đa, Hà Nội. Do bà: Lê Phương Lan
Chức vụ: Giám đốc làm đại diện
Bên bán hàng: Công ty TNHH Thu Hương Địa chỉ: 194 Thuỵ Khuê - Hà nội
Do ông: Lương Mạnh Hùng
Chức vụ: Phó giám đốc làm đại diện
Hai bên cùng thoả thuận ký vào hợp đồng kinh yế các điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, quy cách, số lượng và giá cả.
Bên B nhận bán cho bên A sản phẩm sau: Thị
trường
Tên sản phẩm và quy cách Đơn vị tính Số lượng Thành tiền
1 Máy chiếu SONY VPL-
EX70
Chiếc 01 40.000.000
Cộng 40.000.000
Tiền thuế GTGT (thuế suất 5%) 2.000.000
Tổng tiền thanh toán 42.000.000
Điều 2: Thanh toán và giao nhận hàng
- Thanh toán: Bên mua kiểm tra chất lượng, chạy thử ngay sau khi nhận máy( có biên bản nghiệm thu và kiểm tra chất lượng)
- Thanh toán 100% giá trị hợp đồng
Thời gian thanh toán: Sau 45 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng Điều 3: Trách nhiệm các bên
3.1 Trách nhiệm bên mua:.
- Bố trí đủ người và phương tiện để lắp đặt và vận hành máy. Cử người có đủ trình độ để tiếp thu hướng dẫn vận hành máy.
- Thực hiện các điều khoản về thanh toán theo điều 2.
3.2 Trách nhiệm bên bán
- Vận chuyển máy đến vị trí lắp đặt, cử cán bộ có đủ chuyên môn để hướng dẫn cho bên mua vận hành máy đúng quy trình quy phạm.
- Lập biên bản nghiệm thu và bàn giao sau khi hoàn thành công việc. Điều 4: Chất lượng và bảo hành
- Sản phẩm do bên B bán đảm bảo đúng tiêu chuẩn, máy mới 100%.
-Bên B bảo hành miễn phí sản phẩm trên trong vòng 12 tháng kể từ ngày giao hàng.
Điều 5: Điều khoản chung:
- Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trên, mọi thay đổi trong hợp đồng đều phải được hai bên nhất trí thông qua văn bản. Nếu không thống nhất sẽ đưa ra toà án kinh tế Hà Nội giải quyết, mọi quyết định của toà án hai bên đều phải thực hiện.
- Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký đến khi kết thúc hợp đồng.
- Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau. Hai bên nhất trí ký tên :
Đại diện bên A Đại diện bên B (ký,đóng dấu) (ký,đóng dấu)
*Hoá đơn GTGT (phụ lục 4)
Hoá đơn GTGT
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 30 tháng 6 năm 2010 Đơn vị bán hàng:Công ty TNHH Thu Hương
Địa chỉ: 194 Thuỵ Khuê - Hà nội
Đơn vị mua hàng: CTCP đầu tư Phú Thái
Địa chỉ: Số 186 Trường Chinh, Quận Đống Đa, Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Tên hàng hoá, dịch vụ: Máy chiếu SONY VPL-EX70 Số tiền: 40.000.000đ
Thuế GTGT(Thuế suất VAT 5%): 2.000.000đ Tổng cộng số tiền thanh toán: 42.000.000đ Viết bằng chữ : Bốn mươi hai triệu đồng.
Người mua hàng Người lập hóa đơn Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên)
Phụ Lục 05
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
********************** Biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm
I. Thành phần:
- Đại diện: Công ty TNHH Thu Hương
Ông: Phạm Mạnh Duy Chức vụ: Cán bộ hướng dẫn vận hành - Đại diện khách hàng
Ông: Vũ Văn Việt Chức vụ: Tổ trưởng điều hành kỹ thuật
Hai bên cùng nhau tiến hành nghiêm thu sản phẩm: Máy chiếu SONY VPL- EX70 theo hợp đồng số 119/2010 CKHN/T ký ngày 15/06/2010
II. Nội dung nghiêm thu
- Căn chỉnh vận hành toàn bộ máy - Thao tác vận hành lại toàn bộ máy - Hướng dẫn vận hành chiếu
III. Kết luận và kiến nghị - Máy đưa vào vận hành tốt
- Trước khi hết thời hạn bảo hành dề nghị quý công ty cho căn chỉnh lại máy
IV. Tài liệu kèm theo
- Sách hướng dẫn vận hành máy chiếu
Hà Nội,ngày 30 tháng 06 năm 2010
Đại diện khách hàng Đại diện công ty TNHH Thu Hương
(Ký tên) (Ký tên)
*Biên bản thanh lý hợp đồng (phụ lục 6)
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
****************
Biên bản thanh lý
Hợp đồng kinh tế số119/HĐKT
-Căn cứ vào nội dung hợp đồng kinh tế số 119/HĐKT giữa CTCP đầu tư Phú Thái và công ty TNHH Thu Hương.
-Căn cứ vào kết quả thực hiện hợp đồng
Hôm nay là ngày 30 tháng 06 năm 2010, chúng tôi gồm: BênA
-Tên doanh nghiêp: CTCP đầu tư Phú Thái -Địa chỉ: 186 Trường Chinh- Đống Đa- Hà Nội
-Do bà: Lê Phương Lan
-Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Bên B
-Tên doanh nghiêp: Công ty TNHH Thu Hương -Địa chỉ: 194 Thuỵ Khuê - Hà nội
-Do ông: Lương Mạnh Hùng
-Chức vụ: Phó giám đốc làm đại diện
Hai bên thống nhất ký biên bản thanh lý hợp đồng số 119/HĐKT với những nội dung sau:
1.Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng: Bên B đã hoàn thành công việc cung cấp máy in đúng thỏa thuận.
-Chất lượng kỹ thuật: Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật -Thời gian và tiến độ: như đã ghi trong hợp đồng. 2.Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán.
Bên A đã thanh toán đầy đủ cho bên B theo phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt với số tiền là: 42.000.000.
Bằng chữ: Bốn mươi hai triệu đồng chẵn.
-Bên A: Không
-Bên B: Bảo hành thiết bị đã cung cấp theo nội dung hợp đồng.
Biên bản này lập thành 4 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ 2 bản.
Đại diên bên A Đại diện bên B
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
*Phiếu chi tiền mặt (phụ lục 7)
Phụ lục 07:
CTCP đầu tư Phú Thái Ban hành theo QĐ số;1141- Đc: 186, Trường Chinh - Đống Đa- Hà Nội TC/QĐ/CĐKT
PHIẾU CHI
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Quyển số:32
Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Số : 16
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Phương Thuỳ Địa chỉ: Phòng tài vụ
Lý do chi: Thanh toán tiền mua máy chiếu
Số tiền: 42.000.000( Viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu đồng chẵn) Kèm theo một chứng từ gốc.
Đã nhận đủ tiền
Ngày 30 tháng 06 năm 2010
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Để phản ánh nghiệp vụ trên kế toán căn cứ vào hoá đơn tài chính gia tăng, biên bản giao nhận tài sản,phiếu chi, kế toán hạch toán như sau:
BT1: Kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: 40.000
Nợ TK 133.2: 2.000 Có TK 331: 42.000
BT2: Đồng thời kết chuyển nguồn vốn kinh doanh ( phụ lục 10) Nợ TK414: 40.000
Có TK 411: 40.000
Các bút toán được phản ánh trên sổ Nhật Ký Chung ( phụ lục 8-tr67) và đến cuối tháng ghi vào sổ cái của TK 211( phụ lục 9-tr68) và các TK liên quan.
Phụ lục 10 :
SỔ CÁI
Tháng 6 năm 2010
Tài khoản: 411 – Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị : 1000VND
NT ghi sổ Chứng từ Diễn Giải NKC SH TK đối ứng Số Tiền SH NT Trang Dòng Nợ Có 30/6 PC16 30/6 Mua máy chiếu SONY VPL-EX70 414 42.000
Kế toán ghi số Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
b) Kế toán tăng TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành
Để tiến hành xây dựng mới các công trình thì trước hết công ty phải bỏ thầu( đối với những công trình lớn (rồi ký kết hợp đồng xây lắp với những công ty xây dựng đảm nhận công việc thi công.
Sau khi kết thúc quá trình thi công, công ty sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu công trình để đánh giá chất lượng thi công, khi công trình đã được tổ giám định chấp nhậnvề chất lượng của công trình thì hai bên sẽ làm biên bản thanh lý và bàn giao công trình, đồng thời bên nhận thầu phát hành hoá đơn thanh toán công trình xây dựng cơ bản hoàn thành và đây là căn cứ để ghi sổ nghiệp vụ này, thủ tục giấy tờ gồm:
- Hợp đồng kinh tế giao nhận thầu xây lắp - Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình - Biên bản thanh lý hợp đồng xây lắp
- Hoá đơn GTGT - Phiếu chi
2.2.4.2.Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ
Hiện nay ở CTCP đầu tư Phú Thái thì hầu hết TSCĐ giảm do thanh lý hoặc nhượng bán cho đơn vị khác.
- Trường hợp giảm do nhượng bán
Tại CTCP đầu tư Phú Thái, việc nhượng bán TSCĐ là công việc không diễn ra thường xuyên do vậy nó được coi là hoạt động bất thường của đơn vị.
Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ - Hoá đơn thanh toán
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
VD : Căn cứ vào sự phê chuẩn của công ty ngày 25/06/2010 Công ty đã ký kết hợp đồng kinh tế số 120 bán một ô tô tải cho hợp tác xã (HTX) Thanh Trì
Với nguyên giá là 400.000.000đ, giá trị hao mòn luỹ kế là 60.000.000đ, giá trị nhượng bán là 210.000.000đ( bao gồm cả thuế GTGT5% ). Chi phí sửa chữa là 4.200.000 cả thuế GTGT là 5%.
Căn cứ vào các chứng từ kế toán phản ánh vào sổ như sau: BT1: Xoá sổ TSCĐ nhượng bán (phụ lục 9-tr68) Nợ TK 214: 60.000
Nợ TK 811: 340.000 Có TK 211: 400.000
BT2: Phản ánh số tiền thu hồi từ nhượng bán tài sản trên, thu bằng tiền mặt. Nợ TK 111: 110.000.000
Có TK 711: 104.500.000 Có TK 333.1: 5.500.000
BT3: Chi phí nhượng bán, doanh nghiệp đã chi bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 811: 4.000.000
Nợ TK 133.1: 200.000 Có TK111: 4.200.000
Bút toán này phản ánh trên Sổ Nhật Ký Chung (phụ lục 8-tr67)
- Trường hợp giảm do thanh lý
Cũng như trường hợp nhượng bán TSCĐ hoạt động thanh lý ở CTCP đầu tư Phú Thái được coi là bất thường.
Để thanh lý một TSCĐ công ty sẽ thành lập hội đồng thanh lý do giám đốc làm trưởng ban đánh giá TSCĐ thanh lý nói trên, từ đó làm cơ sở quyết định giá.
Chứng từ sử dụng:
-Biên bản xin thanh lý TSCĐ -Quyết định giá
-Hoá đơn GTGT
Tại CTCP đầu tư Phú Thái khi có các trường hợp tăng giảm TSCĐ ngoài việc phản ánh trên sổ sách kế toán thì còn được ghi trên sổ, thẻ TSCĐ phục vụ công tác quản lý, theo dõi riêng cho từng TSCĐ.
2.2.4.3.Kế toán khấu hao TSCĐHH
Tại CTCP đầu tư Phú Thái việc trích khấu hao TSCĐ, xác định thời gian và mức tính khấu háoTCĐ căn cứ vào khung thời gian cho mỗi nhóm loại TSCĐ do Bộ tài chính ban hành.
Hiện tại niên độ kế toán của công ty áp dụng từ 01/01/N đến 31/12/N của năm dương lịch và kỳ kế toán tạm thời được áp dụng là từng quý trong năm.
Mức khấu hao TSCĐ ở công ty được xác định căn cứ vào nguyên giá TSCĐ