Hệ thống sổ kế tốn sử dụng trong kế tốn nguyên vật liệu

L ỜI NĨI ĐẦU

1.5.Hệ thống sổ kế tốn sử dụng trong kế tốn nguyên vật liệu

1.5.1. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái.

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.

Sơđồ số 7: Trình tự kế tốn nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký - Sổ cái

1.5.2. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung.

- Sổ nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.

1.5.3. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ.

- Chứng từ ghi sổ;

- SổĐăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái;

Sơđồ số 9: Trình tự kế tốn nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ 1.5.4.Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ. - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết.

Sơ đồ số 10: Trình tự kế tốn nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký - Chứng từ

PHẦN II. THỰC TẾ CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THÁI HỒ

2.1 Khái quát về Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hồ 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hịa thành lập và đi vào hoạt

động theo Quyết định số 2335 QĐ-TL ngày 04/03/1996 do UBND Thành phố Hà Nội cấp với giấy phép kinh doanh số 048176 ngày 12/3/1996 do Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp.

Tên cơng ty: Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hịa. Tên tiếng Anh:Thai Hoa production and trading copration.

Trụ sở chính: D21- Phương Mai, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Điện thoại: (84-4)5.740.348 Fax: (84-4)8.520.507 Số tài khoản: 01001232257 Mã số thuế: 0100367361 Email: thai-hoa@hn.vnn.vn Website: www.thaihoacoffee.com.vn

Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị: + Chế biến cà phê thĩc ra cà phê nhân sau đĩ xuất khẩu.

+ Chế biến cà phê nhân, cà phê bột ra cà phê tan, cà phê phin, cà phê sữa. + Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế và các dịch vụ tư vấn đầu tư, tư vấn lập dự

án đến nhĩm B.

+ Tư vấn lắp đặt thiết bị cho các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, thủy lợi, bưu điện, thơng tin liên lạc…

+ Chế biến lâm sản. + Trồng cây cao su.

+ Thiết kế hệ thống điện cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, thiết kế đường dây và trạm biến áp đến 35KV.

Trong đĩ hoạt động chính của Cơng ty là sản xuất, chế biến và xuất khẩu cà phê loại Arabica, loại Robusta và cà phê hịa tan. Với số vốn điều lệ ban đầu là 9.950.000.000 VNĐ.

Mặc dù chỉ mới đi vào hoạt động được hơn 10 năm nhưng Cơng ty Thái Hịa

đã gặt hái được một số thành tựu đáng kể. Nhờ cĩ chiến lược phát triển đúng đắn, tập trung vào thị trường xuất khẩu cà phê, cho đến nay Cơng ty khơng chỉ lớn mạnh về quy mơ mà cả về uy tín. Sản phẩm cà phê Arabica của Cơng ty chiếm tới hơn 80% sản lượng cà phê Arabica xuất khẩu của Việt Nam, gĩp phần khơng nhỏ vào việc xây dựng thương hiệu cà phê Arabica của Việt Nam trên thị trường thế giới- một loại cà phê cách đây 10 năm cịn rất xa lạ và bị người tiêu dùng kỳ thị. Sản phẩm của Cơng ty được tiên thụ một phần tại Việt Nam nhưng chủ yếu vẫn là xuất khẩu đi các nước như: Mỹ, EU, Nhật, Singapo….

Những cống hiến to lớn trong việc xây dựng tên tuổi cho cà phê Arabica đã

được Bộ thương mại và UBND Thành phố Hà Nội cơng nhận qua việc trao tặng bằng khen về thành tích xuất khẩu liên tục trong 5 năm: 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 và được cấp chứng chỉ ISO 9001-2000 vào năm 2003.

Cho đến nay Cơng ty đã mở chi nhánh hoạt động trên cả 3 miền tổ quốc, với một trụ sở văn phịng chính đặt tại D21-Phương Mai, tám cơng ty con, bốn chi nhánh và ba nhà máy cĩ mặt trên các vùng cà phê danh tiếng của Việt Nam, đĩ là: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Cơng ty Thái Hịa - Nghệ An. - Cơng ty Thái Hịa - Quảng Trị. - Cơng ty Thái Hịa - Lâm Đồng.

- Cơng ty Thái Hịa - Thừa Thiên - Huế. - Cơng ty Thái Hịa – Hịa Bình.

- Cơng ty Thái Hịa Lào - Việt. - Cơng ty cổ phần cà phê An Giang.

- Cơng ty xây lắp Khe Sanh. - Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. - Chi nhánh Sơn La.

- Chi nhánh Điện Biên.

- Nhà máy chế biến cà phê Giáp Bát. - Nhà máy chế biến cà phê Liên Ninh. - Nhà máy chế biến cà phê Khe Sanh.

Dưới đây là một số chỉ tiêu thể hiện kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty qua vài năm trở lại đây:

+ Một số chỉ tiêu về nguồn vốn:

STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007

1 Doanh thu thuần 190.210.724.235 170.646.358.725 2 Lợi nhuận trước thuế TNDN 8.825.457.494 8.314.753.483

3 Nộp ngân sách 174.642.235 582.170.078

4 Lợi nhuận sau thuế TNDN 8.650.815.259 7.732.583.405 5 Nguồn vốn chủ sở hữu 60.716.243.683 62.593.759.291 + Lao động

Số lượng cán bộ cơng nhân viên, trình độ đào tạo hiện cĩ đến năm 2008 là 1370 người.

TT Trình độ ĐVT Số lượng

1 Đại học, cao đẳng Người 40

2 Trung cấp Người 55

3 Cơng nhân kỹ thuật Người 60

4 Cơng nhân lành nghề Người 100

5 Lao động phổ thơng, hợp đồng ngắn hạn Người 1115

Cộng 1370

(Nguồn tài liệu: Phịng Tài chính kế tốn)

Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hịa bao gồm trụ sở chính đặt tại Hà Nội và các cơng ty con đặt tại các tỉnh trong cả nước và ba nhà máy chế

biến. Trong đĩ tám cơng ty con và ba chi nhánh là các đơn vị trực thuộc hạch tốnh

độc lập, giữ vai trị thu mua cũng như chế biến ngay tại vùng nguyên liệu. Ba nhà máy chế biến cà phê là đơn vị trực thuộc hạch tốn phụ thuộc, giữ vại trị sản xuất các mặt hàng cà phê phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu.

Sơđồ số 11:

• Ban giám đốc cơng ty

Ban giám đốc Cơng ty gồm cĩ Tổng Giám đốc và hai Phĩ Tổng giám đốc.

Giám đốc Phĩ tổng giám đốc Kinh doanh Phĩ tổng giám đốc Điều hành Phịng vật tư Phịng kế tốn Phịng kinh doanh XNK Nhà máy Giáp Bát Phịng kỹ thuật Phịng tổ chức hành chính Nhà máy Liên Ninh Nhà máy Khe Sanh

- Tổng Giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành tồn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Cơng ty; Chịu trách nhiệm trước thủ tướng chính phủ và pháp luật Nhà nước về cơng việc sản xuất, kinh doanh của Cơng ty.

- Phĩ Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh: giúp Tổng Giám đốc điều hành các cơng tác kinh doanh. Phĩ Tổng giám đốc kinh doanh cĩ nhiệm vụ tìm kiếm bạn hàng, ký kết hợp đồng tiêu thụ, kinh doanh cũng như cung ứng nguyên vật liệu ban (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

đầu. Đồng thời chịu trách nhiệm quản lý, báo cáo trước Tổng Giám đốc về tình hình kinh doanh của Cơng ty.

- Phĩ Tổng Giám đốc phụ trách điều hành: giúp Tổng Giám đốc điều hành các cơng tác quản trị trong Cơng ty. Lên kế hoạch hoạt động, phân chia nhiệm vụ

giữa các phịng ban, đánh giá và quản lý hoạt động của các nhân viên trong Cơng ty.

• Các phịng, ban chức năng

- Phịng kế tốn:

+ Tham mưu cho Tổng Giám đốc về hạch tốn kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Cơng ty.

+ Tổ chức và quản lý nguồn tài chính và thu chi tổng hợp, phân tích các hoạt

động kinh tế, tài chính trong sản xuất kinh doanh.

+ Xây dựng cơ sở hạch tốn kinh doanh về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất.

- Phịng kỹ thuật:

Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Đảm bảo sự ổn định của các chỉ tiêu kỹ thuật đã đặt ra, phát triển sản phẩm mới nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.

- Phịng vật tư:

+ Mua sắm trang thiết bị, vật tư cho Cơng ty.

+ Đảm bảo, đáp ứng đủ nguồn hàng để phục vụ sản xuất kinh doanh của Cơng ty.

- Các cơng ty con, chi nhánh và nhà máy:

+ Trực tiếp sản xuất và chế biến cà phê nhân xuất khẩu đáp ứng đủ hàng theo yêu cầu của Cơng ty.

+ Thực hiện tốt chu trình cà phê đểđạt tiêu chuẩn xuất khẩu theo tiêu chuẩn quy định.

+ Sản xuất và chế biến cà phê thành phẩm (đồ uống).

+ Đầu tư trang thiết bị, máy mĩc và nhà xưởng hợp lý, đầu tư khoa học kỹ

thuật đểđảm bảo sản xuất ổn định về chất lượng và tăng dần về số lượng.

+ Tìm kiếm bạn hàng, mở rộng thị trường trong nước và xuất khẩu ra thị

trường thế giới.

2.1.3 Thực tế tổ chức cơng tác kế tốn.

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế tốn.

Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hồ được tổ chức thành Phịng kế tốn mà đứng đầu là Trưởng phịng Kế tốn, đồng thời là kế tốn trưởng. Phịng kế tốn cĩ chức năng quản lý tồn bộ hoạt động kế tốn tài chính của Cơng ty. Đồng thời Phịng kế tốn cũng tham mưu cho Ban Giám đốc về

kế hoạch tài chính, các chính sách và chiến lược tài chính kế tốn. Phịng kế tốn tổ

chức và thực hiện hạch tốn kế tốn theo chế độ tài chính hiện hành và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Cơng ty.

Bộ máy kế tốn của Cơng ty được phân tách thành từng phần hành riêng biệt do các kế tốn viên thực hiện. Mỗi nhân viên kế tốn đều cĩ chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn riêng về khối lượng cơng tác hạch tốn được giao.

Dưới đây là sơđồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty Thái Hồ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

2.1.3.2 Thực tế vận dụng chếđộ kế tốn tại Cơng ty Thái Hồ.

- Hệ thống chứng từ vận dụng

Hệ thống chứng từ kế tốn áp dụng tại Cơng ty Thái Hịa theo đúng nội dung, phương pháp lập và ký chứng từ theo quy định của Luật kế tốn và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ.

- Hệ thống tài khoản sử dụng

Hiện nay Cơng ty Thái Hịa đang sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Hính thức sổ kế tốn:

Hiện nay Cơng ty Thái Hồ đang áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung. Cơng ty Thái Hồ căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế

tốn do Bộ Tài chính quy định tại Thơng tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 và đã lựa chọn phần mềm kế tốn ACSOFT phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của Cơng ty. Nhờ sử dụng phần mềm kế tốn trong hạch tốn mà cơng việc ghi sổ kế tốn được tiến hành đơn giản và thuận tiện hơn.

Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn ngân hàng Kế tốn thanh tốn Kế tốn Vật tư sản phẩm Các nhân viên kế tốn đơn vị trực thuộc Kế tốn cơng nợ Kế tốn tài sản cố định Kế tốn tiền lương Thủ quỹ

- Các chính sách kế tốn của doanh nghiệp

Cơng ty Thái Hịa thực hiện cơng tác kế tốn theo các chuẩn mực của kế

tốn Việt Nam. Ngồi ra Cơng ty cịn sử dụng thêm các chính sách kế tốn sau:

- Niên độ kế tốn của Cơng ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm đĩ.

- Kỳ kế tốn là một tháng, cuối tháng lập báo cáo quyết tốn và gửi báo cáo theo quy định.

- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định giá trị

hàng xuất kho.

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Cơng ty đăng ký và nộp thuế

GTGT theo phương pháp khấu trừ.

- Chế độ trích lập và phân bổ khấu hao TSCĐ được tuân theo quyết định 206/2003/QL- BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng, thời gian tính khấu hao theo khung thời gian đã được Nhà nước quy định cho mỗi loại TSCĐ.

2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hồ. xuất và Thương mại Thái Hồ.

2.2.1 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu

*Đặc điểm nguyên vật liệu được sử dụng tại Cơng ty Thái Hồ

Nguyên vật liệu được sử dụng tại Cơng ty là cà phê quả và cà phê nhân cùng các nguyên liệu khác. Các nguyên liệu này cĩ được chủ yếu do mua ngồi.

Cà phê là một loại nơng sản đặc trưng, cĩ giá trị xuất khẩu lớn tại Việt Nam nhưng đây lại là một loại hàng cĩ sự biến động về giá rất lớn, làm ảnh hưởng khơng nhỏ, trực tiếp cũng như gián tiếp đến các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chính đặc điểm này đã chi phối đến cơng tác tổ chức, quản lý và hạch tốn nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hồ.

Cà phê thường được thu hoạch vào tháng 10, tháng 11 và tháng 12 âm lịch. Tính thời vụ của cà phê làm cho giá cả của cà phê thường bị biến động, do đĩ ảnh hưởng tới cơng tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của Cơng ty.

* Phân loại nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH Thái Hồ

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng cĩ hiệu quả là cơng việc cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, trong cơng tác quản lý nguyên vật liệu Cơng ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu.

Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trị của nguyên vật liệu ở Cơng ty TNHH Thái Hồ đã được chia ra làm các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính:

Là cà phê quả, cà phê thĩc và cà phê nhân xơ. Đây là nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí nguyên vật liệu, là nguyên vật liệu chủ yếu tạo nên thực thể sản phẩm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Đối với cà phê xay, cà phê tan đen và cà phê tan đường thì nguyên vật liệu chính là cà phê nhân, sữa và đường.

- Nguyên vật liệu phụ:

Là các túi đựng cà phê, các loại phụ gia…. - Nhiên liệu:

Gồm các loại xăng, dầu, mỡ, than đá, điện,… - Phụ tùng thay thế:

Vịng bi, dây curoa, sàng lọc, đinh vít,… - Phế liệu thu hồi:

Bao tải dứa, bao tải gai, nilon,

Việc phân loại nguyên vật liệu được quản lý trên máy vi tính, tổ chức theo từng kho: kho Liên Ninh, kho Giáp Bát.

Cơng ty Thái Hồ hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song để kế tốn chi tiết nguyên vật liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong cơng tác kiểm tra, đối chiếu cũng như theo dõi chính xác, kịp thời tình hình biến động và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Việc kế tốn chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song được tiến hành đồng thời tại hai nơi: tại kho và tại phịng kế tốn.

* Tại kho: