Xuất phát từ yêu cầu về tổ chức sản xuất, yêu cầu của quản lý và trình độ quản lý, quy mơ hoạt động khơng lớn, phạm vi hoạt động khơng rộng, Chi nhánh Cơng ty Đơng nam dược Bảo Long tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức tập trung. Bộ máy kế tốn được tổ chức theo phương pháp trực tuyến. Theo hình thức này, tồn bộ cơng việc kế tốn tập trung ở Phịng kế tốn tài vụ.
* Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế tốn:
Kế tốn trưởng: Là người phụ trách chung điều hành cơng tác hạch tốn kế
tốn kho quỹ, thực hiện nhiệm vụ theo quy định của chế độ kế tốn và của Tổng giám đốc; ký duyệt chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, chứng từ, hố đơn nhập - xuất kho và những hố đơn chứng từ khác. Là người lập kế hoạch tài chính, quản lý; thực hiện kế hoạch tài chính, kế hoạch giải ngân, kiểm sốt báo cáo tài chính kế tốn thực hiện theo đúng chế độ, đúng quy định của Tổng giám đốc; bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sổ sách, chứng từ kế tốn theo chế độ quy định.
Kế tốn tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Tính lãi tiền vay Ngân hàng, theo dõi cơng nợ, lập bảng cơng nợ hàng tháng nhĩm TK 131, 136, 336. Lập báo cáo kế tốn tài chính tháng, quý, năm.
Kế tốn thanh tốn và quản lý vốn bằng tiền: Thanh tốn các khoản thu chi
tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, vốn vay Ngân hàng giao dịch với Ngân hàng, cơ quan thuế (TK 111, 112, 311). Theo dõi cơng nợ nhĩm TK 138, 141, 338...
Kế tốn nguyên dược liệu, cơng cụ dụng cụ: cĩ nhiệm vụ theo dõi thường
xuyên việc bốc dỡ, lưu kho, bảo quản, giao nhận hàng, hàng tồn kho, đối chiếu với sổ kho hàng tuần vào cuối tháng. Lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho hàng tháng của dược liệu, bao bì, tá dược, hố chất, cơng cụ dụng cụ vào ngày 27 hàng tháng.
Thủ quỹ: Thu, chi đúng chế độ, đúng quy định theo phiếu thu, phiếu chi hợp
duyệt. Đối chiếu quỹ và báo cáo tồn quỹ hàng ngày, bảo quản, quản lý tiền mặt an tồn, tránh mất mát, hư hỏng.
Các thủ kho: Nhập xuất kho khi cĩ phiếu nhập, phiếu xuất đầy đủ chữ
ký trên phiếu nhập, phiếu xuất cĩ kèm theo giấy đề nghị xuất nhập kho. Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng vào ngày cuối tháng. Sắp xếp kho gọn gàng, sạch sẽ, đảm bảo tài sản trong kho khơng thiếu hụt, khơng mất mát, hư hỏng; đối chiếu sổ kho với sổ chi tiết vật liệu của kế tốn hàng tuần, hàng tháng. Nhập xuất kho đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại của dược liệu, hàng hố; khơng được xuất kho khi chưa cĩ phiếu xuất hợp pháp; khơng được cho gửi vào kho dược liệu, hàng hố khi chưa cĩ phiếu nhập kho hợp pháp.
Tổ chức bộ máy kế tốn tại Chi nhánh Cơng ty Đơng nam dược Bảo Long tại Hà Tây được khái quát theo sơ đồ sau: