I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CƠNGTY XNK NƠNG SẢN THỰC PHẨM HÀ
1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của cơngty XNK nơng sản thực phẩm Hà
phẩm Hà Nội
Cơng ty XNK nơng sản thực phẩm Hà Nội tên giao dịch là AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước cĩ trụ sở tại số 6 Tràng Tiền. Năm 1963 ccơng ty được thành lập theo quyết định của Thủ tướng chính phủ mang tên Tổng cơng ty XNK nơng sản thực phẩm Hà Nội và do Bộ Thương Mại quản lý.
Năm 1985 cơng ty được chuyển sang Bộ Nơng Nghiệp và Cơng Nghiệp quản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985.
Đến năm 1995, cơng ty đổi tên thành cơng ty XNK nơng sản thực phẩm Hà Nội thuộc Bộ Nơng Nghiệp và Phát triển nơng thơn quản lý theo quyết định số 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ tướng chính phủ và cơng văn hướng dẫn của UBKH nhà nước số 04/UBKH ngày 05/05/1994.
Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, cơng ty đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất nước.
Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳĐảng và Nhà nước ta thực hiện 2 nhiệm vụ lớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phĩng miền Nam thống nhất đất nước. Phương châm chính của cơng ty trong giai đoạn này là đẩy mạnh xuất khẩu, tranh thủ nhập khẩu. Về xk, cơng ty đã thành lập nhiều trạm thu mua từ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An. Cịn về nk, chủ yếu là hàng viện trợ từ các nước XHCN như: lúa mì, bột mì, ngơ, đậu tương, thịt hộp, thực phẩm khơ, mì chính…
bàn hoạt động rất rộng từ trong nước ra đến ngồI nước. Hàng xnk chủ yếu là gạo, đậu tương, lạc, rượu, bia, chè, cà phê, lương thực từ Liên Xơ(cũ) ,
đường(Cuba) và các nước Đơng Âu khác.
Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đất nước, nhiệm vụ chủ yếu của cơng ty là thực hiện những nghị định đã ký của nước ta với các nước XHCN. Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc nhân,
đậu tương, dầu lạc, cà phê, đậu cơve…Và nk chủ yếu là các mặt hàng phục vụ
cho sản xuất nơng nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội như: phân bĩn, thuốc trừ
sâu, trù cỏ, mì chính, vải…
Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này cơng ty gặp rất nhiều khĩ khăn do Nhà nước chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp sang cơ
chế thị trường. Trong kinh doanh xnk, cơng ty đã gặp phải nhiều vấn đề phức tạp và việc cân đối tài chính vẫn do nhà nước trợ giúp. Nhưng từ năm 1994 đến nay, cơng ty đã phải tự hạch tốn cân đối tài chính, trả khấu hao tscđ, vay vốn ngân hàng, nộp các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước và phải chăm lo đến đời sống cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của cơng ty là 13.310.031 nghìn đồng trong đĩ:
Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng
Cịn số vốn huy động của cơng ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đĩ: Vay ngắn hạn : 21.650.470 nghìn đồng
Vay dài hạn : 89.043.747 nghìn đồng Huy động khác : 50.000.000 nghìn đồng.
* Cơng ty AGREXPORT là đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ nơng nghiệp và phát triển nơng thơn cĩ các chức năng sau:
Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm về mua bán, chế
biến, vận chuyển, bảo quản và xuất khẩu nơng sản.
Tổ chức thu mua nơng sản và một số hàng hố theo yêu cầu của khách hàng, cùng với đĩ là tổ chức xuất khẩu các loại sản phẩm hàng hố theo kế
hoạch được giao.
Tổ chức nhập khẩu các loại vật tư hàng hố cần thiết phục vụ cho sản xuất nơng nghiệp trong nước.
Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà nước, của Bộ nơng nghiệp và phát triển nơng thơn nhu cầu của sản xuất nơng nghiệp và các nghành khác trong nước.
Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngồi nghành tổ chức nghiên cứu tìm kiếm xây dựng tạo thị trường xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn định.
Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà nước, Bộ nơng nghiệp và phát triển nơng thơn, cơng ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị trong và ngồi nước đảm bảo tự hạch tốn kinh doanh, đảm bảo hồn vốn và cĩ lãi.
Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện trực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của cơng ty.
Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành. Hướng dẫn các cơng ty xuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ cần thiết khác. Là doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo giấy phép kinh doanh được cấp, bao gồm:
Nơng lâm sản và các sản phẩm chế biến. Phân bĩn và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loại. Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nĩ.
Các hố chất phục vụ sản xuất nơng nghiệp, cơng nghiệp. Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm. Tơ các loại và các sản phẩm thuộc nghành tơ dệt. Dịch vụ xuất nhập khẩu.
Thương nghiệp bán buơn, bán lẻ, giới thiệu hàng nơng sản thực phẩm vật tư nơng nghiệp và hàng tiêu dùng.
Liên doanh, liên kết, đầu tư trong kinh doanh khai thác chế biến sản xuất. * Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của cơng ty AGREXPORT:
dựng được cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thì mới hoạt động kinh doanh cĩ hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mới.
Cĩ mục tiêu chiến lược thống nhất.
Cĩ chếđộ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau. Cĩ sự mềm dẻo về tổ chức.
Cĩ sự tập trung thống nhất về một đầu mối.
Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên cơng ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mơ hình sau
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của cơng ty XNK nơng sản thực phẩm Hà Nội
* Chức năng, nhiệm vụ các phịng ban :
Mỗi phịng cĩ chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Giám đốc là người trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt động của cơng ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Phĩ giám đốc giúp giám đốc quản lý đIều hành các mảng hoạt động mà ban giám đốc giao phĩ, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý đIều hành các cơng việc khi được uỷ quyền.
- Các phịng quản lý tổng hợp làm chức năng tham mưu cho giám đốc
Giám đốc Phịng kế hoạch thịtrường Phịng kế tốn tài chính Phịng tổ chức hành chính Ban đề án và thanhtốn nợ PXnk1 PXnk2 PXnk3 PXnk4 PXnk5 PXnk6 6 PXnk7
trong cơng tác quản lý nhà nước, khơng tham gia trực tiếp xuất nhập khẩu. Cụ
thể:
Phịng tài chính kế tốn:
Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản lý,
điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của cơng ty. Tiến hành hoạt động về
quản lý, tính tốn kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn. Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm chính sách chế độ kinh tế
tàI chính của nhà nước trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền chủđộng trong hoạt động kinh doanh và chủđộng tàI chính của cơng ty.
Phịng tổ chức hành chính:
Tham mưu cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và cơng tác cán bộ của cơng ty nhằm thực hiện cĩ hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt
động kinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.Thực hiện các mặt cơng tác bảo vệ nội bộ, an tồn cơ quan, khen thưởng và kỷ luật.
Phịng kế hoạch thị trường:
Tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch mục tiêu hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Tổng hợp và cân đối tồn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơng tác đối ngoại, chính sách thị
trường, thương nhân nước ngồi, về cơng tác tuyên truyền quảng cáo, về thơng tin liên lạc và lễ tân với thị trường trong và ngồi nước. Đề xuất, nghiên cứu, kiến nghị với giám đốc những vấn đề cĩ liên quan.
Các phịng kinh doanh xuất nhập khẩu:
hàng cho các phịng nghiệp vụ. Được phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngồI nước và các đơn vị khác cĩ liên quan trên cơ sở phương án được giám đốc duyệt. Được phép làm uỷ thác khi thấy cần thiết và hiệu quả.
Ban đề án và thanh tốn nợ:
Cĩ nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngồi nước tồn đọng trước
đây. Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi cơng nợ cịn tồn đọng ở các địa phương trình để giám đốc duyệt. Đồng thời phối hợp với các phịng kinh doanh tổ chức đối chiếu, đàm phán thương lượng với khách hàng trong nước cũng như
thương nhân nước ngồi nhằm giải quyết tốt cơng tác thanh tốn cơng nợ. Duy trì và phát triển mối quan hệ với bạn hàng. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm các thủ tục liên quan đến đề án cĩ tính khả thi.
Như vậy, cơng ty cĩ cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của cơng ty thơng qua các phịng ban. Các cơng văn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phịng ban: phịng tổ chức hành chính, phịng tài chính kế tốn, phịng kế hoạch thị trường, ban đề án thanh tốn nợ và các phịng xuất nhập khẩu. Việc quản lý điều hành trực tiếp này giúp người lãnh
đạo theo dõi, nắm vững sát sao tình hình hoạt động kinh doanh trong cơng ty để
từ đĩ cĩ những biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhanh chĩng đảm bảo thu được hiệu quả tốt nhất.