III- Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
2. Nôi dung phân tích, hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là cả một quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng và cần có sự tính toán của ban lãnh đạo trong tổ chức. Quá trình phân tích, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bao gồm những nội
•Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản lý. Xem xét kết quả hoạt động của các bộ phận và từ đó có kết quả đánh giá nhất định đối với từng bộ phận. Như vậy yêu cầu đề ra là cần có một bảng xem xét đánh giá kết quả của các bộ phận được định kỳ hàng tháng, hàng quý hay là hàng năm.
•Phân tích khối lượng công tác thực tế của mỗi bộ phận, mỗi người, phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc quản lý. Từ đó tìm ra những giải pháp cho khâu yếu đó, tìm kiếm sự giúp đỡ kịp thời nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc.
•Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và sự thay đổi nguồn nhân lực trong công ty, đồng thời cũng cần phải có số liệu tổng kết về sự thay đổi này từ đó rút ra những nhận xét. Không những chỉ là sự thay đổi về số lượng nguồn nhân lực mà còn là chất lượng nguồn nhân lực. Xem xét về sự biến động của nguồn nhân lực trong công ty từ đó có kế hoạch về xây dựng nguồn nhân lực cho tương lai.
•Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận trong công ty. Xem xét bộ phận nào làm được, bộ phận nào không hay bộ phận nào chịu trách nhiệm uỷ quyền nhiều, bộ phận nào không từ đó có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.
động của toàn bộ công ty. Công ty nên tạo điều kiện làm việc phù hợp, có lợi cho người lao động như vậy sẽ tạo được động lực làm việc cho mọi người.
•Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty, cả những nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan. Tuỳ theo từng nhân tố mà mức độ ảnh hưởng là khác nhau, chính vì vậy đối với từng yếu tố thì cần có kế hoạch phù hợp để có thể hoàn thiện cơ cấu tổ chức của tổ chức một cách hoàn hảo.
•Phân tích về sự đáp ứng công việc của người lao động, có những người làm việc hiệu quả nhưng có những người không đáp ứng được yêu cầu công việc nên phải có sự đánh giá và có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
Khi kết thúc quá trình phân tích thu được kết quả là những nhận xét, đánh giá những mặt hợp lý và những mặt chưa hợp lý của cơ cấu tổ chức hiện thời từ đó xây dựng hoặc có phương án hoàn thiện cơ cấu cho tốt hơn. Để tiến hành đánh giá cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, yêu cầu người tiến hành đánh giá phải tuân thủ theo các quy tắc của cơ cấu tổ chức đó là:
•Nguyên tắc cơ cấu tổ chức quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích của hệ thống: Phương hướng và mục đích của hệ thống có khả năng chi phối cơ cấu tổ chức của hệ thống đó. Nếu như phương hướng và mục đích của doanh nghiệp rõ ràng thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng sẽ có quy mô rõ ràng và lớn. Ngược lại, nếu như phương hướng và mục đích của doanh nghiệp không rõ ràng, có xu hướng nhỏ thì tương ứng với nó là cơ cấu tổ chức nhỏ. Mặt khác, nền văn hoá của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, nó có xu hướng giống với nền văn hoá đó.
•Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối: nguyên tắc này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng đối với từng cá nhân tránh hiện tượng trùng lặp công việc hoặc đùn đẩy công việc. Nhiệm vụ phải đáp ứng yêu cầu là phù hợp với trình độ cũng như năng lực của người được giao phó.
•Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp yêu cầu phải linh hoạt và có khả năng thích ứng với môi trường biến động. Môi trường là một yếu tố động vì vậy, cơ cấu tổ chức cũng phải được nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi được đưa ra.
•Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả: nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đảm bảo mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp, đồng thời cũng phải đảm bảo tính hiệu lực cao. Hiệu quả và hiệu lực thể hiện ở chỗ nguồn nhân lực của doanh nghiệp hoạt động một cách có hiệu quả cao nhất với đúng năng lực và trình độ của họ.
CHƯƠNG II- THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HUY PHÁT
I - GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY.
1. Lịch sử hình thành công ty TNHH thương mại Huy Phát.
Công ty TNHH thương mại Huy Phát được thành lập vào ngày
24/01/2004 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp với tên giao dịch là HuyPhat trading limited company. Công ty được thành lập với hoạt động chủ yếu là kinh doanh, buôn bán các loại máy móc, trang thiết bị phụ tùng công - nông nghiệp và các phương thức vận tải hàng hoá,... Sau 5 năm đi vào hoạt động, công ty đã có những bước phát triển vượt bậc, từng bước khẳng định thương hiệu và uy tín của mình trên trường quốc tế. Doanh thu năm sau cao hơn năm trước, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao.
Năm 2004, với số lượng nhân viên ban đầu là 4 thành viên, mọi người đều là những người quen, họ hàng. Hiện nay nhân viên của công ty đã tăng lên là 18 nhân viên, đồng thời với sự gia tăng nhân viên là sự gia tăng về doanh thu cũng như là tài sản của công ty.
Tuy số lượng nhân viên vẫn là ở mức thấp nhưng so với số lượng ngày đầu thành lập thì đó là bước tăng rất đáng kể.
Hiện nay, công ty TNHH thương mại Huy Phát là một trong những công ty kinh doanh và phân phối vòng bi lớn ở khu vực miền Bắc. Công ty đang có chiến lược thâm nhập rộng và sâu hơn vào thị trường miền Nam. Huy Phát là công ty phân phối độc quyền của nhà máy sản xuất FUDA BEARING của Trung Quốc.
Khách hàng của công ty ngày càng được gia tăng về số lượng cũng như gia tăng về địa lý. Không chỉ dừng lại khai thác ở khu vực Hà Nội mà công ty
còn mở rộng khai thác khách hàng ở ngoại tỉnh và cả trong miền trong. Hình thức vận chuyển hàng, nếu là trong khu vực Hà Nội thì đội ngũ nhân viên của công ty sẽ có trách nhiệm chở tận nơi, nếu là những khách hàng ở ngoại tỉnh thì công ty có hình thức vận chuyển qua các nhà xe.
2. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Buôn bán máy móc, thiết bị, phụ tùng công, nông nghiệp, phương tiện vận tải, hàng điện tử, điện máy, điện lạnh, tự động hoá, cơ khí, kim khí, may mặc, thủ công mỹ nghệ, nông lâm thuỷ hải sản.
- Buôn bán các loại vòng bi xe đạp, xe máy, ô tô,... Máy phát điện Trung Quốc, Hàn Quốc. Phân phối các loại hàng hoá thông qua các đại lý cửa hàng kinh doanh.
- Vận tải sản phẩm đa phương thức, vận tải các loại hàng hoá bằng các loại: đường sắt, đường biển, đường sông, đường sông trong và ngoài nước. Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá đến tận địa điểm khách hàng yêu cầu.
- Vận chuyển quá cảnh với Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc. Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá, làm thủ tục hải quan cho các chủ hàng, kinh doanh nhập khẩu phương tiện, thiết bị giao thông vận tải.
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. - In và các dịch vụ liên quan đến in.
3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Dưới đây là bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua 3 năm: 2004, 2005, 2006:
Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu thuần bán
hàng và cung cấp dịch vụ
1.264.210.84
5 8.708.299.824 15.158.584.913
Các khoản giảm trừ 11.436.190 68.673.300 1.046.000
Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ 1.252.774.655 8.639.626.524 15.157.538.913 Giá vốn hàng bán 1.180.301.70 5 8.100.654.836 13.860.563.575 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 72.472.950 538.971.688 1.296.975.338 Chi phí tài chính - 205.621.288 526.561.065 Chi phí bán hàng 11.134.428 63.300.022 125.493.503
Chi phí quản lý doanh
nghiệp 129.556.099 324.170.461 605.048.6750
Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh (68.217.577) (54.120.083) 39.872.095
Thu nhập khác 31.400 130.488 893.049
Chi phí khác - 72.048 -
Lợi nhuận khác - 58.440 893.049
Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế (68.186.177) (54.061.643) 40.765.144
Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp (68.186.177) (54.061.643)
40.765.144
Trên đây là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong vòng 3 năm: 2005, 2006, 2007. Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy công ty đang có chiều hướng hoạt đông tốt và dự báo trong năm tới doanh thu có khả năng hơn. Công ty TNHH TM Huy Phát là một công ty có số năm hoạt động là thấp tuy nhiên với thành tích đạt được của mình là rất đáng kể.