II- Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
5. Phân bố quyền hạn giữa các cấp quản lý tập trung và phân quyền
trong quản lý tổ chức.
5.1. Các khái niệm.
- Quyền hạn trong tổ chức là mức độ độc lập dành cho mỗi người thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định khi đó các quyết định đó sẽ phải có sự chịu trách nhiệm khi đem áp dụng vào thực tiễn tổ chức.
Quyền hạn của nhà quản lý được quy định trong điều lệ hoạt động của tổ chức, mỗi nhà lãnh đạo không được vượt quá mức quyền hạn của mình và cũng không được lạm dụng quyền hạn. Sản phẩm của quyền hạn chính là các quyết định của nhà quản lý. Khi nhà quản lý được trao quyền hạn, đồng thời
họ phải có trách nhiệm cũng như nghĩa vụ thực hiện để tạo nên kết quả tốt đẹp trong công việc.
- Tập trung: là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức. Cấp dưới không được san sẻ quyền ra quyết định mà phải có nghĩa vụ tuân theo quyết định của cấp trên.
- Phân quyền: là xu hướng phân tán, chia sẻ quyền ra quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn trong tổ chức theo hệ thống thứ bậc từ thấp xuống cao.
- Uỷ quyền trong quản lý tổ chức: xảy ra khi số lượng công việc đối với cán bộ quản lý quá nhiều, khi đó cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.
Hiện nay, trong những tổ chức hay doanh nghiệp thì công việc uỷ quyền hay phân quyền là bắt buộc có trong những tổ chức lớn như các tập đoàn nhưng vấn đề đặt ra là đối tượng để tiến hành uỷ quyền hay phân quyền thì cần cả một quá trình lựa chọn của ban lãnh đạo và sự nhất trí của mọi thành viên trong công ty.
5.2. Mức độ phân quyền trong tổ chức.
Tập trung và phân quyền là hai khái niệm trái ngược nhau, về bản chất chúng giống như hai khái niệm “nóng” và “lạnh”, trong thực tế thì tuỳ thuộc vào các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tổ chức mà tập trung nhiều hơn hay là phân quyền nhiều hơn. Mức độ phân quyền càng lớn khi:
- Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng thấp nghĩa là các quyết định hầu hết được đề ra ở cấp cao và cấp dưới là thực hiện.
- Các quyết định được đề ra ở cấp thấp càng quan trọng, điều này có nghĩa ban lãnh đạo tin tưởng giao cho cấp dưới ra quyết định và tăng dần mức độ quan trọng của các quyết định.
- Phạm vi tác động bởi các quyết định được đề ra ở các cấp dưới càng lớn.
- Mỗi người quản lý càng được độc lập trong quá trình quyết định. Sự phân quyền và việc báo cáo công việc với cấp trên có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau. Khi người quản lý càng ít phải báo cáo hay tham khảo ý kiến của cấp trên thì sự phân quyền càng lớn và ngược lại. Mức độ báo cáo, tham khảo ý kiến cấp trên càng nhiều thì sự tập trung là cao.
Tập trung ở mức độ quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược đồng thời làm hạn chế khă năng tham gia vào công việc của tổ chức cũng như hạn chế khả năng tự quyết của cán bộ quản lý. Sự phân quyền trong tổ chức giúp cho lãnh đạo giảm bớt được gánh nặng công việc nhưng không thể không xét đến mặt hạn chế của nó. Sự phân quyền có thể dẫn đến tình trạng mất kiểm soát đối với cấp dưới và có thể gây ra hiện tượng lạm dụng quyền hạn trong tổ chức. Chính vì vậy, khi tổ chức tiến hành phân quyền cần có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về mức độ cũng như đối tượng tiến hành phân quyền.