Để thực hiện tổ chức kế toán bằng phần mềm thông qua máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin.
Mã hóa là hình thức để thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng quản lý. Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng các đối tượng khi gọi mã.
Việc xác định đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thường các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tài khoản,… Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục ban đầu.
Một số cách xây dựng hệ thống mã hóa các danh mục:
- Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường
hợp số lượng danh điểm lớn, các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.
- Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Công ty ABC có mã là ABC, công ty XYZ có mã là XYZ,…
- Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2 – 3 cấp.