NVL của công ty chủ yếu là do thu mua từ nguồn bên ngoài. Công ty thường mua bằng tiền mặt, tiền tạm ứng và mua trả chậm, việc mua bán qua ngân hàng chỉ áp dụng đối với nguồn hàng ở xa, và số tiền lớn.
- Trường hợp mua NVL bằng tiền mặt. Căn cứ ghi nhận là Phiếu chi. Nghiệp vụ này thường xuyên diễn ra. Căn cứ vào chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm – thủy sản, để ghi định khoản trực tiếp vàp Phiếu nhập kho.
Ghi Nợ TK 152: Giá trị NVL thực tế nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT của NVL nhập kho (nếu có) Có TK 111: Số tiền thanh toán.
Từ phiếu chi số 16, hóa đơn ngày 11/12/2008 kế toán tiến hành vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, ghi Nợ TK 152- K1BSA: 62 944 000đ đồng thời ghi vào Sổ Quỹ, ghi Có TK 111: 62 944 000đ. Cuối ngày kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 01: Ghi Nợ TK 152, Ghi có TK 111.
- Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng: Căn cứ vào Giấy báo Nợ của ngân hàng. Kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá trị NVL thực tế nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền tạm ứng: Lúc này kế toán sử dụng TK 141 để theo dõi cho từng đối tượng. Với trường hợp này, khi có nhu cầu tạm ứng, người xin tạm ứng cần giải trình lên phòng kế toán trước 2 ngày. Được kế toán trưởng duyệt, kế toán định khoản: Nợ TK 152, Có TK 141.
Người được tạm ứng đi mua NVL, sau khi làm thủ tục nhập kho với thủ kho trình chứng từ lên phòng TC – KT để kế toán tổng hợp tiến hành hoàn tạm ứng và định khoản: Nợ TK 141, Có TK 152.
- Trường hợp mua NVL chưa thanh toán. Đây là trường hợp phát sinh nhiều nhất. Căn cứ vào chứng từ gốc trên phiếu nhập kho đã ghi:
Nợ TK 152: Giá trị thực tế NVL nhập kho. Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331: Phải trả người bán
Với nghiệp vụ mua Than hoạt tính của công ty Trường Phát, chưa trả tiền, căn cứ vào hóa đơn số 0033749 và phiếu nhập kho số 34, Bảng đề xuất duyệt giá vật tư phát sinh cùng ngày 10/12/2008. Đến cuối tháng, trên cở sỏ tập hợp đầy đủ chứng từ gốc, kế toán hàng tồn kho vào Chứng từ ghi sổ số 01, Ghi Nợ TK 152, ghi có TK 331: 77.760.000đ được ghi trên một dòng. Từ chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu TK 152- K1THT, Thẻ kho, kế toán hàng tồn kho vào sổ Cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Ghi trên một dòng với mỗi nghiệp vụ. Kế toán tổng hợp tiến hành vào Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người bán (biểu mẫu 2-22) Sau đó vào Sổ cái Phải trả người bán (biểu mẫu 2-23)
Trường hợp NVL xuất dùng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152
Có TK 621, 241, 641,642
Với nghiệp vụ nhập lại kho Bột sắn ẩm sử dụng không hết cho sản xuất nha, ngày 31/12/2008, căn cứ chứng từ gốc và sổ chi tiết về NVL TK 152-K1 BSA, cuối tháng kế toán hàng tồn kho tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ số 01 ghi trên một dòng, ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 621 với giá trị là 261.014đ. Sau đó, từ chứng từ ghi sổ đã đính kém chứng từ gốc, kế toán hàng tồn kho vào sổ Cái Nguyên liệu, vật liệu, ghi Nợ TK 152. Kế toán tổng hợp vào sổ cái Chi phí NVL trực tiếp- TK 621. ghi Có TK 621 với giá trị là 261.014đ
Thông thường với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu công ty xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, rất ít khi xuất dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên khi phát sinh trình tự tổ chức kế toán tổng hợp cũng tương tự như trên.
Biểu mẫu 2-18 Chứng tù ghi sổ số 01
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội
Mẫu số S02a-DN
(theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 01
Ghi Nợ TK 152, Ghi có các TK đối ứng Số: 040
Ngày 01Tháng 12 năm 2008
Trích yếu Số hiệu
Nợ Có
…..
Ngày 10/12. Nhập kho than hoạt tính (3200kg) theo PN34
152 331 77 760 000
Ngày 11/12. Nhập kho bột sắn ẩm theo PN35 152 111 62 944 000
….
Ngày 27/12. Nhập kho than đốt 5 theo PN114 152 331 47 533 000
… …
Ngày 31/12. Nhập lại kho bột sắn ẩm xuất dùng không hết (126kg) theo PN127
152 621 261 014
Ngày 31/12 kiểm kê thừa 5,5kg đối với Bột sắn
khô theo BBKK12 152 338 57 750
Cộng 4 446 162 055
Kèm theo . ..chứng từ gốc
Ngày 31/12/2008
Người lập sổ Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)