Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành ra đời và hoạt đông từ năm 2000 trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước. Đây chính là điều kiện thuận lợi cho công ty. Đó là không phải chịu ảnh hưởng của cơ chế tập trung, quan liêu, bao cấp kìm hãm và ràng buộc sự phát triển của công ty mới thành lập. Công ty có điều kiện tiếp cận với quy luật của cơ chế thị trường ( quy luật cung - cầu ) và đã vận dụng nó một cách linh hoạt vào hoạt động kinh doanh. Công ty đã và đang không ngừng cải tiến, đổi mới, tiếp cận những tiến bộ khoa học kỹ thuật để ứng dụng vào hoạt động kinh doanh và quản lý công ty.
Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành đã nắm bắt được nhu cầu thị trường tại Việt Nam. Một nước với hơn 80% là nông nghiệp ( trong đó trồng trọt và chăn nuôi chiếm đại đa số ). Vì vậy công ty được thành lập với mục đích mua bán và cung cấp các loại vắc xin, thuốc thú y, phân bón và hoá chất hoá học được sử dụng trong nông nghiệp. Năm 2007 mức lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 8.190.121.384 đồng ( một mức lợi nhuận khá cao so với mức vốn điều lệ 500.000.000 đồng ). Nền kinh tế thị trường luôn phát triển và biến động ngày càng mạnh mẽ hơn. Những biến động của thị trường ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của công ty. Trong năm 2008, dịch cúm gia cầm và dịch lở mồm long móng ở gia súcđã ảnh hưởng rất lớn đối với kết quả kinh doanh của công ty. Biết được nhu cầu của thị trường công ty đã mua về một số lượng lớn các loại thuốc thú
y. Vì vậy mức lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm 2008 tăng hơn 61% so với năm 2007 đạt mức 13.251.408.696 đồng.
Bên cạnh đó công ty đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Tuy phải cạnh tranh với những doanh nghiệp cùng ngành nhưng có thể thấy rõ là tình hình kinh doanh của công ty ngày càng phát triển thể hiện qua doanh thu bán hàng tăng đáng kể ( năm 2007 doanh thu đạt mức 80.376.374.589 đồng còn năm 2008 là 105.580.465.888 đồng ).
3.1.2 Ưu điểm trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH thương mại Thanh Nam.
Công tác kế toán nói chung và hạch toán kế toán bán hàng của công ty nói riêng được tổ chức một cách khoa học, tương đối hoàn thiện và có nhiều ưu điểm cụ thể là :
Bộ máy kế toán của công ty gồm 06 người được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Bộ phận kế toán phân công lao động hiệu quả ví dụ kế toán TSCĐ có khối lượng công việc khá ít nên công ty đã phân công thêm cho kế toán TSCĐ phần hành chi phí (vì là doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên phần hành TSCĐ và chi phí lư ng c ng việc đều không nhiều).
Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, nhiệt tình có trình độ nghiệp vụ cao và yêu nghề. Họ biết vận dụng linh hoạt hệ thống chuẩn mực kế toán mới nên việc hạch toán được tiến hành nhanh gọn, chính xác đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành đã chọn hình thức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này hằng ngày toàn bộ chứng từ kế toán đều được chuyển về phòng kế toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ. Hình thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán với hoạt động của các bộ phận, phòng ban trong toàn công ty.
Để phù hợp với thực tế của công ty là công ty quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương nên công ty đã chọn hình thức sổ kế toán phù hợp là hình thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn công ty. Công việc hạch toán được tiến hành tự động qua hệ thống máy vi tính, đảm
ứng dụng chương trình kế toán Fast trên máy vi tính, toàn bộ nhân viên phòng kế toán đều làm việc trên máy vi tính. Chương trình kế toán máy cho phép công ty thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ.
Hằng ngày bộ phận kế toán đã giải quyết nhanh chóng, chính xác công việc hạch toán kế toán của mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn công ty. Các chứng từ kế toán, chưng từ bắt buộc (chứng từ theo luật định) đều được lập và sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính. Việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và chính xác. Mọi chứng từ kế toán được lưu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được hạch toán chính xác, sử dụng đúng các tài khoản kế toán của hệ thống tài khoản kế toán và áp dụng theo đúng các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành.
3.2 Những tồn tại và nguyên nhân của công tác tổ chức hach toán kế toán tại công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành. toán kế toán tại công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành.
Ngoài những điểm mạnh được nêu ở trên, công tác hạch toán kế toán của công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế mà đòi hỏi cần được tiến hành hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán.
Thanh toán với khách hàng:
Công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi để lường hết những rủi ro kinh doanh do việc không thu hồi được nợ. Mặt khác, việc thanh toán với khách hàng được ghi chép rõ với từng khách hàng để cuối tháng lên sổ tổng hợp công nợ với khách hàng mỗi khách hàng tương ứng với một dòng nhưng lại không phân chia rõ từng khoản mục theo thời gian của từng khách hàng để quản lý những khoản nợ đến hạn. Như vậy công ty sẽ dễ bị khách hàng chiếm dụng vốn. Đây là điều không nên.
Tính giá vốn hàng bán :
Công ty sử dụng phương pháp tính giá HTK theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này có ưu điểm là tính toán dễ dàng có thể tính ngay ra giá trị HTK hoặc giá vốn hàng xuất nhưng hạn chế lớn nhất của phương pháp là không phản ánh kịp thời tình hình biến động về giá cả.
Đây cũng là lý do có thể dẫn tới việc hàng tồn kho có giá trị âm. Với công cụ tin học sẵn có việc sử dụng phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước hoặc giá hạch toán là việc đơn giản và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời và chính xác.
Đây là một hạn chế lớn mà công tác kế toán tại công ty vấp phải.
Trích lập dự phòng:
Công ty không tiến hành trích lập phải thu khó đòi và giảm giá HTK. Việc không trích lập khoản phải thu khó đòi sẽ làm cho doanh thu thuần của công trở nên không đáng tin cậy lại vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Khi một khoản thu không thể đòi được sẽ làm cho chi phí của kỳ kinh doanh tiếp theo tăng đột biến. Như vậy sẽ làm sai lệch kết quả của kinh doanh đó cũng như các kỳ kinh doanh tiếp theo. Ngoài ra, việc không trích lập dự phòng giảm giá HTK sẽ làm cho công ty gặp phải khó khăn rất lớn khi tình hình giá cả biến động mạnh đặc biệt là công ty có nức giá trị HTK rất lớn.
Các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại :
Công ty chưa áp dụng những biện pháp thúc đẩy tiêu thụ như tiến hành chiết khấu thanh toán cho những khoản thanh toán trước hạn hay chiết khấu thương mại cho việc mua hàng với khối lượng lớn. Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng đương nhiên họ sẽ tìm hiểu những chính sách ưu đãi có thể được hưởng trong khi mua hàng. Mặt khác trong cơ chế thị trường khách hàng có rất nhiều sự lựa chọn vì vậy nếu công ty áp dụng các chính sách ưu đãi sau bán hàng có lợi cho khách hàng thì số lượng khách hàng của công ty sẽ tăng lên, doanh thu sẽ tăng lên. Nếu công ty áp dụng chiết khấu thương mại thì sẽ tránh bị khách hàng chiếm dụng vốn mà lại có tỷ suất quay vòng vốn tốt hơn.
3.3 Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành. toán kế toán tại công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành.
Thứ nhất: Tình hình dự trữ tiền, phải thu và HTK.
- Công ty có mức dự trữ tiền mặt và TGNH so với năm trước đã giảm nhưng vẫn còn ở mức khá cao. Năm 2007 dự trữ 7.849.614.575 đồng còn năm 2008 là 3.417.580.901 đồng. Nếu công ty không cần dùng tiền để tiếp
tục mua hàng hoá thì có thể đầu tư tài chính ngắn hạn hoặc thanh toán bớt nợ với nhà cung cấp để hưởng chiết khấu thanh toán.
- Khoản phải thu khách hàng cũng là điều đáng quan tâm. Mức phải thu trong năm 2007 đạt trên 5tỷ đồng còn năm 2008 là trên 6 tỷ đồng. Có thể thấy rõ là tình hình phải thu ngày càng xấu mà công ty lại không trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Cho nên công ty cần đặc biệt chú ý tới chính sách chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích việc thanh toán của kháh hàng.
- Tình hình HTK cuối kỳ ở mức rất cao đặc biệt trong năm 2008 cao gần gấp đôi so với năm 2007 cụ thể là: năm 2007 công ty có mức HTK cuối năm là 4.880.501.063 đồng còn năm 2008 là 9.410.723.298 đồng. Với mức dự trữ cao như vậy mà công ty không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá HTK là điều đáng quan tâm. Vì vậy công ty cần lưu ý hơn đến vấn đề dự trữ HTK và các khoản Tài sản ngắn hạn khác.
Thứ hai: Về việc hoàn thiện tính giá vốn hàng bán
Như đã trình bày ở mục 3.2, Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành áp dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền. Phương pháp này làm hạn chế tính kịp thời của thông tin hàng tồn kho và trị giá vốn hàng xuất kho. Theo ý kiến của riêng em, công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành nên chọn cách tính giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc phương pháp giá hạch toán (nếu nghiệp vụ xuất kho ngày càng nhiều). Khi sử dụng phương pháp FIFO trong việc tính toán giá vốn hàng xuất kho, ngoài việc lưu trữ các chứng từ nhập xuất phát sinh hàng ngày, máy tính phải lưu trữ thông tin chi tiết từng lần nhập như: ngày nhập, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá nhập, kho nhập. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất hàng, căn cứ vào mã hàng xuất máy tính sẽ truy cập vào danh mục nhập của mặt hàng đó và trừ dần hàng của từng lần nhập, hàng của lần nhập nào sẽ lấy đơn giá của lần nhập đó để tính cho trị giá vốn hàng xuất kho và ưu tiên theo thứ tự thời gian nhập trước xuất trước.
Thứ ba: Về khoản thanh toán với khách hàng và các khoản chiết khấu.
Việc thanh toán với khách hàng công ty cần chú ý ghi rõ các khoản nợ của từng khách hàng theo từng lần mua hàng và theo thời gian để không bị khách hàng chiếm dụng vốn lại có thể quay vòng vốn tốt hơn. Công ty
nên sử dụng các biện pháp làm thúc đẩy quá trình thanh toán của khách hàng như: chiết k ấu thanh toán, chiết khấu thương mại.
- Chiết khấu thanh toán:
Công ty Tiến Thành chưa áp dụng việc chiết khấu thanh toán cho những khoản mà khách hàng thanh toán sớm, vì thế chưa thúc đẩy việc thu hồi vốn, tỷ suất quay vòng vốn thấp, dẫn đến hiệu quả kinh doanh không đạt chất lượng thật sự, lượng vốn ứ đọng trong tài khoản phải thu lớn (năm 2008 khoản phải thu khách hàng là 6.144.668.328 đồng). Theo em, công ty nên áp dụng việc chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm, khuyến khích họ thanh toán nhằm thu hồi nhanh vốn để quay vòng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Thực chất số tiền chiết khấu là chi phí cho việc công ty sớm thu hồi được vốn bị chiếm dụng do khách hàng thanh toán chậm để đưa trở lại hoạt động kinh doanh, tránh việc phải vay vốn dài hạn. Nó được tính vào TK 635 – chi phí hoạt động tài chính.
Trường hợp người mua trả tiền trước thời hạn, Doanh nghiệp cho hưởng chiết khấu thanh toán được hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112 : Số tiền đã thu được
Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán
Có TK 131 : Tổng tiền nợ
Khoản chiết khấu thanh toán được tính riêng cho mỗi lần bán hàng. Mỗi lần bán tuỳ thuộc vào số lượng hàng bán hoặc tổng số tiền thanh toán mà đưa ra mức thời hạn thanh toán hợp lý. Tùy thuộc vào thời gian thanh toán, tổng số tiền thanh toán và hình thức thanh toán mà đưa ra một tỷ lệ chiết khấu phù hợp. Tỷ lệ này không nên quá thấp để thúc đẩy khách hàng tích cực thanh toán, nhưng cũng không được quá cao nhằm đảm bảo mục tiêu lợi nhuận. Ví dụ căn cứ vào tỷ suất lãi vay của ngân hàng.
- Chiết khấu thương mại :
Công ty cần tiến hành áp dụng chiết khấu thương mại cho tất cả các mặt hàng của công ty. Đây là khoản mà công ty chấp nhận bỏ ra để thu hút khách mua hàng với số lượng lớn. Như vậy khách mua hàng với số lượng nhiều sẽ được hưởng chiết khấu thương mại và phương pháp hạch toán như sau:
Có TK 131 : Tổng số nợ
Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thương mại cho người mua sang TK 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Nợ TK 511 : Tổng số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 521 : Tổng số tiền chiết khấu thương mại.
Tóm lại: khi khách hàng tìm đến công ty với chính sách chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại họ sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi chọn mua hàng của công ty. Vì vậy công ty nên chú ý tới vấn đề chăm sóc khách hàng bằng biện pháp trên.
Thứ tư: Về việc trích lập dự phòng.
Để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tình hình tài chính trong mọi trường hợp xảy ra, công ty cần phải có khoản trích lập dự phòng giảm giá. Việc trích lập dự phòng làm tăng tổng số chi phí do đó sẽ làm mức thu nhập dòng của công ty trong năm trích lập giảm. Sau đây em xin trình bày về dự phòng giảm giá HTK, dự phòng phải thu khó đòi.
Dự phòng giảm giá HTK: là việc dự phòng phần giá trị bị hao tổn do việc giảm giá trị hàng hoá.
- Lý do: Để tránh những tổn thất không đáng có do giá cả thị trưòng thay đổi đặc biệt là với mức dự trữ HTK lớn như của công ty.
- Xác định mức dự phòng giảm giá HTK: - Phương pháp hạch toán:
TK 159
TK 632 Lập dự phòng giảm giá HTK
Nếu số phải lập sang năm lớn hơn năm nay
Hoàn nhập dự phòng nếu sang năm nhỏ hơn năm nay
TK 159 Mức dự phòng giảm giá HTK = Số lượng HTK tại thời điểm lập BCTC x Giá gốc HTK theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK
Dự phòng nợ phải thu khó đòi : là khoản dự phòng phần giá trị bị tổn thất do các khoản nợ phải thu quá hạn hoặc chưa đến hạn nhưng