Các chứng tử sử dụng: + Hóa đơn bán hàng. + Phiếu xuất kho.
+ Bảng thanh toán đại lý, ký gửi + Thể quầy hàng.
Các tài khoản sử dụng liên quan: + 156 ( Hàng hoá ).
+ 632 ( Giá vốn hàng bán ).
+ 511 (Doanh thu bán hàng), 512 (Doanh thu bán hàng nội bộ).
+ 111 (Tiền mặt), 112 (TGNH ), 131 (Thanh toán với khách). + 3331 ( VAT đầu ra ).
Quy trình ghi sổ:
Phương pháp hạch toán theo phương pháp thẻ song song ( giống phần mua hàng ).
Người có nhu cầu mua hàng lập chứng từ xin xuất hàng. Sau đó Giám đốc và kế toán trưởng duyệt lênh xuất thì bộ phận cung ứng hàng hoá của công ty mới tiến hành lập phiếu xuất rồi thủ kho nhận phiếu xuất để ghi vào thẻ kho rồi xuất hàng. Thủ kho sau khi tiến hành xuất hàng thì chuyển phiếu xuất kho lên cho kế toán HTK ghi sổ.
Phương pháp hạch toán:
Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành là công ty tư nhân nên mục tiêu chính của công ty là tối đa hoá lợi nhuận. Để thực hiện điều này, công ty đã đưa ra nhiều phương thức tiêu thụ hàng hoá khác nhau.
Việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng tuân thủ theo đúng chuẩn mực kế toán. Tuy theo yêu cầu của công tác quản lý mà khai báo thông tin đầu ra cho máy tính. Sau khi việc khai báo hoàn thành máy tính sẽ tự động cho ra kết quả là các sổ chi tiết, sổ cái phù hợp với yêu cầu của người khai báo.
- Kế toán bán hàng theo phương thức bán lẻ.
Công ty tiến hành bán lẻ hàng hoá tại cửa hàng bán lẻ theo phương thức thu tiền trực tiếp.
Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu thu Thẻ kho, sổ chi tiết TK 156 Nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền NHẬT KÝ CHUNG Sổ chi tiết bán hàng SỔ CÁI TK 156, 632, 511, 531, 532…. Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 911 Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Hằng ngày nhân viên bán hàng trực tiếp viết hoá đơn bán hàng (có chữ ký của người phụ trách cửa hàng) giao hàng và thu tiền của khách hàng.
Hoá đơn bán hàng là hoá đơn GTGT do nhân viên bán hàng lập. Hoá đơn, phiếu thu được lập thành 03 liên.
Liên 1: Lưu tại quyển gốc, cuối tháng nộp về phòng kế toán lưu. Liên 2: Giao cho người mua hàng.
Liên 3: Giao cho kế toán chi tiết tại phòng kế toán trung tâm kèm theo báo cáo bán hàng hàng ngày.
Cuối ngày, người phụ trách cửa hàng lập báo cáo bán hàng và nộp các phiếu thu tiền của khách hàng gửi về phòng kế toán đồng thời nộp tiền cho thủ quỹ. Số tiền bán hàng phải nộp luôn trong ngày.
Ví dụ: Ngày 30/06/2009 cửa hàng bán cho ông Nguyễn Bá Hồng – Hà Đông 110 gói Octamix AC 100gr thu ngay tiền mặt với đơn giá 90.476 đồng, tỷ lệ giảm giá 23%, VAT 5%.
Nhân viên tại cửa hàng sẽ nhập số liệu vào máy và xuất hoá đơn GTGT để giao cho khách hàng liên 2 (màu đỏ), mặt khác cùng với hệ thống được nối mạng kế toán hàng hóa sẽ cập nhật số lượng nghiệp vụ bán hàng để theo dõi nghiệp vụ phát sinh.
+ Phản ánh doanh thu:
Nợ TK111 8.046.539
Có TK511 7.663.370
Có TK33311 383.169
Kế toán vào sổ chi tiết, sổ cái TK, báo cáo hay bảng kê.
Kế toán theo dõi chi tiết hàng hóa theo kho (thẻ kho), mẫu sổ chi tiết hàng hóa, sau đó được tổng hợp cho một hàng hóa tại mọi kho toàn công ty, cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết này kế toán lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn cho tất cả các mặt hàng của toàn Công ty.
Kế toán tiến hành đối chiếu số dư của nghiệp vụ bán hàng cho ông Nguyễn Bá Hồng – Hà Đông ở các sổ cái TK 111, TK 156, TK 511, TK 632.Căn cứ vào đó kế toán lập Bảng tổng hợp cân đối số phát sinh ở TK 511.
Trong các phương thức bán buôn công ty sử dụng phương thức bán buôn qua kho hoặc bán trực tiếp.
Công ty sử dụng phương thức bán trực tiếp cho những khách hàng quen thuộc nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt và kho bãi lại tránh được tình trạnh ứ đọng hàng hoá.
Việc mua bán hàng hoá tại các bộ phận đều phải ký hợp đồng với công ty để xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của hai bên. Những khách hàng này đều được ưu đãi về giá cả và phương thức thanh toán chủ yếu là trả chậm.
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì giao dịch với các bộ phận thông qua các đơn đặt hàng, căn cứ vào các đơn đặt hàng, nhân viên của bộ phận sẽ làm đầy đủ thủ tục chứng từ bán hàng. Tuỳ theo khách hàng muốn nhận hàng ở kho của công ty hay kho của người mua. Nếu lấy tại kho của công ty thì thủ kho sẽ xuất hàng ngay cho khách. Còn nếu khách muốn lấy hàng tại kho của họ thì thủ kho sẽ xuất hàng cho nhân viên kinh doanh để họ vận chuyển tới kho của người mua. Sau đó toàn bộ chứng từ được chuyển lên phòng kế toán, kế toán hàng hoá nhận liên 3 để ghi sổ. Hoá đơn GTGT được ghi thành 3 liên:
Liên 1: lưu tại quyển ( màu tím).
Liên 2: giao cho người mua ( màu đỏ).
Liên 3: dùng luân chuyển qua các bộ phận và lưu tại đơn vị để ghi sổ và theo dõi thanh toán ( màu xanh).
Ví dụ: Ngày 15/06/2009 công ty xuất bán cho bà Trương Thị Bình ở Hải Dương lô hàng 220 hộp AMPI-COLI với đơn giá là 469.524 đồng, tỷ lệ giảm giá 18%, giá vốn hàng bán là 62.154.720 đồng.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi
Nợ TK 131 (TTBình) : 88.937.310 Có TK 511 : 84.702.200 Có TK 3331 : 4.235.110 - Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 : 62.154.720 Có TK 156 : 62.154.720
Nợ TK 112 : 88.937.310 Có TK 131 : 88.937.310
Lúc này nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng kết thúc. Những chứng từ đính kèm bao gồm: hoá đơn GTGT, hợp đồng bán hàng, phiếu kế toán chỉ in ra sau khi kế toán nhập số liệu vào máy, những chứng từ này sẽ được đính kèm và lưu trữ. Sau khi nhận được Liên 3 kế toán hàng hoá nhập số liệu vào máy để theo dõi thanh toán
Trong trường hợp khách hàng thanh toán tiền ngay thì sẽ lập phiếu thu, kế toán tiền mặt lập thành 03 liên :
Liên 1 : Lưu tại quyển viết phiếu thu. Liên 2 : Giao cho người mua hàng.
Liên 3 : Giao cho thủ quỹ để tiến hành vào sổ quỹ tiền mặt.
Khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán, kế toán căn cứ trực tiếp hoá đơn GTGT để ghi vào sổ công nợ với khách hàng trên cột phát sinh nợ. Khi khách hàng thanh toán, kế toán căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo Có của ngân hàng để ghi vào cột phát sinh có của TK 131.
Cuối tháng tổng cộng công nợ cho từng khách hàng trên sổ chi tiết, căn cứ vào chỉ tiêu dư nợ, dư có trên sổ chi tiết để ghi vào sổ tổng hợp công nợ với khách hàng. Sổ này được mở một lần vào cuối tháng cho tất cả các khách hàng theo sổ tổng hợp, mỗi khách hàng được theo dõi trên một dòng.
Sau khi lập hoá đơn GTGT, nhân viên phòng kinh doanh sẽ mang hoá đơn xuống kho làm thủ tục xuất hàng, ở kho khi nhận được hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng hàng được bán (thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá để cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán). Sau khi vào thẻ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT cho phòng kế toán.
Kế toán tiến hành đối chiếu các sổ cái TK 112, TK156, TK 632, TK 511 và lập Bảng tổng hợp cân đối phát sinh TK 511 (tương tự như cách tồn hợp TK 511 của hình thức bán lẻ).
2.3.5. Tổ chức hạch toán phần hành xác định kết quả kinh doanh
Các chứng từ tự lập và quyết định phân bổ chi phí của doanh nghiệp.
Các tài khoản sử dụng liên quan:
+ 911 ( Xác định kết quả kinh doanh ). + 632, 635, 641, 642, 811.
+ 511, 512, 531, 532, 711.
+ 421 ( Lợi nhuận chưa phân phối ).
Phương pháp hạch toán:
Dựa vào sổ cái các TK 632, 635, 641, 642, 811 để xác định tổng chi phí của hoạt động kinh doanh.
Dựa vào sổ cái các TK 511, 512, 515, 711 để xác định ra mức tổng thu nhập của toàn công ty.
Sau đó kết chuyển các TK chi phí và TK doanh thu vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Tuy nhiên trước khi kết chuyển doanh thu hoạt động bán hàng vào TK 911 ta cần kết chuyển từ các TK 521, 531, 532 vào TK 511. Đó chính là các khoản Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. Bút toán cần thực hiện là:
Nợ TK 511 :
Có Tk 521 : Có TK 531 : Có TK 532 :
CHƯƠNG III
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẬT TƯ
THÚ Y TIẾN THÀNH
3.1. Đánh giá ưu điểm của công tác tổ chức kế toán tại công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành.
3.1.1 Nhận xét chung về hoạt động kinh doanh của công ty.
Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành ra đời và hoạt đông từ năm 2000 trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước. Đây chính là điều kiện thuận lợi cho công ty. Đó là không phải chịu ảnh hưởng của cơ chế tập trung, quan liêu, bao cấp kìm hãm và ràng buộc sự phát triển của công ty mới thành lập. Công ty có điều kiện tiếp cận với quy luật của cơ chế thị trường ( quy luật cung - cầu ) và đã vận dụng nó một cách linh hoạt vào hoạt động kinh doanh. Công ty đã và đang không ngừng cải tiến, đổi mới, tiếp cận những tiến bộ khoa học kỹ thuật để ứng dụng vào hoạt động kinh doanh và quản lý công ty.
Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành đã nắm bắt được nhu cầu thị trường tại Việt Nam. Một nước với hơn 80% là nông nghiệp ( trong đó trồng trọt và chăn nuôi chiếm đại đa số ). Vì vậy công ty được thành lập với mục đích mua bán và cung cấp các loại vắc xin, thuốc thú y, phân bón và hoá chất hoá học được sử dụng trong nông nghiệp. Năm 2007 mức lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 8.190.121.384 đồng ( một mức lợi nhuận khá cao so với mức vốn điều lệ 500.000.000 đồng ). Nền kinh tế thị trường luôn phát triển và biến động ngày càng mạnh mẽ hơn. Những biến động của thị trường ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của công ty. Trong năm 2008, dịch cúm gia cầm và dịch lở mồm long móng ở gia súcđã ảnh hưởng rất lớn đối với kết quả kinh doanh của công ty. Biết được nhu cầu của thị trường công ty đã mua về một số lượng lớn các loại thuốc thú
y. Vì vậy mức lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm 2008 tăng hơn 61% so với năm 2007 đạt mức 13.251.408.696 đồng.
Bên cạnh đó công ty đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Tuy phải cạnh tranh với những doanh nghiệp cùng ngành nhưng có thể thấy rõ là tình hình kinh doanh của công ty ngày càng phát triển thể hiện qua doanh thu bán hàng tăng đáng kể ( năm 2007 doanh thu đạt mức 80.376.374.589 đồng còn năm 2008 là 105.580.465.888 đồng ).
3.1.2 Ưu điểm trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH thương mại Thanh Nam.
Công tác kế toán nói chung và hạch toán kế toán bán hàng của công ty nói riêng được tổ chức một cách khoa học, tương đối hoàn thiện và có nhiều ưu điểm cụ thể là :
Bộ máy kế toán của công ty gồm 06 người được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Bộ phận kế toán phân công lao động hiệu quả ví dụ kế toán TSCĐ có khối lượng công việc khá ít nên công ty đã phân công thêm cho kế toán TSCĐ phần hành chi phí (vì là doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên phần hành TSCĐ và chi phí lư ng c ng việc đều không nhiều).
Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, nhiệt tình có trình độ nghiệp vụ cao và yêu nghề. Họ biết vận dụng linh hoạt hệ thống chuẩn mực kế toán mới nên việc hạch toán được tiến hành nhanh gọn, chính xác đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành đã chọn hình thức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này hằng ngày toàn bộ chứng từ kế toán đều được chuyển về phòng kế toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ. Hình thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán với hoạt động của các bộ phận, phòng ban trong toàn công ty.
Để phù hợp với thực tế của công ty là công ty quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương nên công ty đã chọn hình thức sổ kế toán phù hợp là hình thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn công ty. Công việc hạch toán được tiến hành tự động qua hệ thống máy vi tính, đảm
ứng dụng chương trình kế toán Fast trên máy vi tính, toàn bộ nhân viên phòng kế toán đều làm việc trên máy vi tính. Chương trình kế toán máy cho phép công ty thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ.
Hằng ngày bộ phận kế toán đã giải quyết nhanh chóng, chính xác công việc hạch toán kế toán của mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn công ty. Các chứng từ kế toán, chưng từ bắt buộc (chứng từ theo luật định) đều được lập và sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính. Việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và chính xác. Mọi chứng từ kế toán được lưu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được hạch toán chính xác, sử dụng đúng các tài khoản kế toán của hệ thống tài khoản kế toán và áp dụng theo đúng các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành.
3.2 Những tồn tại và nguyên nhân của công tác tổ chức hach toán kế toán tại công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành. toán kế toán tại công ty TNHH vật tư thú y Tiến Thành.
Ngoài những điểm mạnh được nêu ở trên, công tác hạch toán kế toán của công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế mà đòi hỏi cần được tiến hành hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán.
Thanh toán với khách hàng:
Công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi để lường hết những rủi ro kinh doanh do việc không thu hồi được nợ. Mặt khác, việc thanh toán với khách hàng được ghi chép rõ với từng khách hàng để cuối tháng lên sổ tổng hợp công nợ với khách hàng mỗi khách hàng tương ứng với một dòng nhưng lại không phân chia rõ từng khoản mục theo thời gian của từng khách hàng để quản lý những khoản nợ đến hạn. Như vậy công ty sẽ dễ bị khách hàng chiếm dụng vốn. Đây là điều không nên.
Tính giá vốn hàng bán :
Công ty sử dụng phương pháp tính giá HTK theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này có ưu điểm là tính toán dễ dàng có thể