• Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Hiện nay hầu hết các loại nguyên vật liệu của công ty là do công ty tự tổ chức tìm hàng và thu mua. Nguồn hàng hết sức đa dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc doanh, hợp tác xã hoặc thị trường tự do theo giá thỏa thuận. Phòng kế hoạch vật tư của công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế.
Chứng từ chủ yếu của công ty về nhập kho gồm có: − Hóa đơn GTGT.
− Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa. − Phiếu nhập kho.
Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Hóa đơn mà công ty nhận được là liên 2 – giao cho khách hàng, trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp, tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hóa đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của hai bên. Hóa đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Khi nhận được hóa đơn, giấy báo nhận hàng, Phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi hàng về, công ty lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản
kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Đây là căn cứ để xác định số lượng,
chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để giải quyết.
Trên cơ sở Hóa đơn GTGT, Giấy báo ngân hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó Phòng kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu
nhập kho. Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng
một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
− Liên 1 lưu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết. − Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.
Biểu 01 Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn GTGT Mẫu số 01 GTKT-3LL
Liên 2: giao cho khách hàng LN/2008N Ngày 18 tháng 01 năm 2008 Số: 0014530 Đơn vị bán hàng: Công ty sản xuất dầu Cái Lân
Địa chỉ: Cảng Cái Lân – Bãi Cháy – TP Hạ long – Quảng Ninh Số tài khoản:
Họ và tên người mua: Lê Thị Hiền
Tên đơn vị mua: Công ty TNHH Kinh doanh và chế biến lương thực Hà Việt Địa chỉ: Km9 – Quốc lộ 1A Pháp Vân – Thanh Trì – Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: chuyển khoản (CK) MST: 0101389216
ĐVT: Đồng
STT Tên HH, DV ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi
chú
A B C 1 2 3=1x2
1 Dầu chiên Lít 6.000 7.227 43.362.000
2 …
Công tiền hàng 43.362.000
Thuế suất thuế GTGT 10% 4.336.200
Tổng cộng tiền thanh toán 47.698.200
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu, sáu trăm chín tám nghìn, hai trăm đồng.
Người mua Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu 02 Biên bản kiểm nghiệm
CT TNHH KINH DOANH & CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC HÀ VIỆT
Phòng tài vụ
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 08 tháng 01 năm 2008 Mặt hàng: Bột mì
Số lượng: 29.000 kg
Quy cách đóng gói: bao xác rắn
Nguồn nhập: Công ty lương thực VINAFOUR – Hà Nội Ngày lấy mẫu: 08/01/2008
Kết quả kiểm tra:
Chỉ tiêu kiểm tra Kết quả kiểm tra
Cảm quan: màu sắc Bột trắng
Mùi Thơm đặc trưng
Tạp chất Sạn, cát ít
Độ ẩm 14% - 14.5%
Phòng Kỹ thuật Đại diên giao hàng
Biểu 03 Phiếu nhập kho
ĐƠN VỊ: CT TNHH KD & CB LƯƠNG THỰC HÀ VIỆT Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Km 9-Quốc lộ 1A-Pháp Vân-Thanh Trì-Hà Nội (Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Số 01 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 01 năm 2008
Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH lương thực VINAFOUR Theo hóa đơn số: 0014310 ngày 02 tháng 01 năm 2008
Nhập tại kho: Công ty TNHH KD & CB lương thực Hà Việt STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bột mì BM kg 29.000 29.000 3.848 111.592.000 2 … Cộng tiền hàng 111.592.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
• Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Nguyên vật liệu xuất kho tại công ty chủ yếu là dùng cho sản xuất kinh doanh.
Chứng từ xuất kho vật liệu tại công ty thường dùng là Giấy đề nghị cấp vật tư, Phiếu xuât kho.
Căn cứ vào yêu cầu sản xuất, từng bộ phận sử dụng vật liệu, từng phân xưởng lập kế hoạch, ghi rõ họ tên, lượng vật liệu cần dùng vào Giấy đề nghị cấp vật tư. Giấy đề nghị cấp vật tư này phải được ban giám đốc công ty xét duyệt nếu thấy nguyên vật liệu xin cấp dùng là hợp lý và tuân theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã xây dựng.
Bộ phận sử dụng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật tư tới phòng kế toán và đây là căn cứ để phòng kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
− Liên 1 lưu tại phòng kế toán, làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết. − Liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho.
− Liên 3 giao cho phòng kế hoạch vật tư.
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức tiêu hao nguyên vật liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu 04 Giấy đề nghị cấp vật tư
CCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH KD & CB lương thực Hà Việt Tên tôi là: Lê Thị Hiền
Bộ phận làm việc: Phân xưởng sản xuất mì
Kính đề nghị Ban giám đốc duyệt cấp cho bộ phận chúng tôi một số vật tư Cụ thể như sau: STT DANH MỤC ĐVT SỐ LƯỢNG 1 Bột mì Kg 755 2 Đường Kg 48.6 3 Dầu ăn Lít 16.2 Lý do sử dụng: phục vụ sản xuất mì
Kính đề nghị Ban giám đốc xem xét và giải quyết
Hà Nội, ngày 09 tháng 01 năm 2008
Biểu 05 Phiếu xuất kho
ĐƠN VỊ: CT TNHH KD & CB LƯƠNG THỰC HÀ VIỆT Mẫu số 01-VT Địa chỉ: Km 9-Quốc lộ 1A -Pháp Vân-Thanh Trì-Hà Nội (Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC) ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC) Số 07
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 31 tháng 01 năm 2008
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hương Địa chỉ: Bộ phận sản xuất mì
Lý do xuất kho: Phục vụ cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: NVL
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bột mì DC Kg 63.000 63.000 4.040 254.520.000 2 … Cộng tiền hàng 254.520.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng