Tại đơn vị chấp nhận thẻ
Khi chủ thẻ yêu cầu thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ bằng thẻ TDQT, đơn vị chấp nhận thẻ phải thực hiện lần lượt các bước sau:
Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình thanh toán thẻ nhằm tránh một số rủi ro đáng tiếc đem lại từ phía khách hàng. Đơn vị chấp nhận thẻ cần kiểm tra biểu tượng của thẻ theo đúng hướng dẫn của NHNTVN, các yếu tố in trên mặt trước của thẻ như: tên chủ thẻ, số thẻ, ngày hiệu lực, … và 1 số dấu hiệu đặc trưng của mỗi loại thẻ. Các yếu tố in nổi phai rõ ràng, không có dấu hiệu sửa đổi, và phải trùng khớp với dữ liệu trên băng từ khi thẻ cà qua máy EDC. Nếu thẻ có ảnh, nhân viên thanh toán cần đối chiếu ảnh trên thẻ với chủ thẻ. Riêng đối với các đơn vị chấp nhận thẻ thuộc loại hình kinh doanh rủi ro cao, bắt buộc phải đối chiếu họ tên trên thẻ với họ tên trên chúng minh nhân dân hoặc hộ chiếu và giấy tờ tuỳ thân của chủ thẻ.
• Thực hiện giao dịch
Sau khi kiểm tra thẻ, nếu không có dấu hiệu nghi vấn, nhân viên của đơn vị chấp nhận thẻ đưa thẻ qua máy EDC để đọc các dữ liệu. Số thẻ, ngày hiệu lực hiện trên mà hình phải khớp với những chi tiết in nổi trên thẻ. Nhân viên nhập số tiền khách hàng thanh toán vào máy EDC. Sau khi máy trả lời là Approved và cho số cấp phép thì thẻ mới coi như được chấp nhận. Nếu không đơn vị chấp nhận thẻ phải liên hệ với bộ phận khách hàng của NHNTVN để được hướng dẫn xử lý.
Đối với giao dịch thẻ sử dụng mã số cá nhân (PIN), khách hàng phải tự nhập PIN và chỉ cần ký vào liên hóa đơn được lưu tại đơn vị chấp nhận thẻ.
Sau khi giao dịch được thực hiện, nhân viên in hoá đơn thanh toán thẻ từ máy EDC và yêu cầu khách hàng kí vào ít nhất 2 liên. Nhân viên phải đối chiếu chữ lý trên hoá đơn và trên mặt sau của thẻ xem có trùng khớp hay không, nếu không có dấu hiệu lạ, nhân viên có thể giao 1 liên hoá đơn cho khách hàng và kết thúc giao dịch với khách hàng tại đây.
Đối với giao dịch thường (không thực hiện qua EDC), sau khi kiểm tra thẻ, đơn vị chấp nhận thẻ phải liên hệ với NHNTVN để xin cấp phép giao dịch. Sau khi được phép, nhân viên thanh toán đưa thẻ vào máy cà thẻ để in số liệu trên hóa đơn. Các yếu tố trên hóa đơn phỉa được kiểm tra và đối chiếu một lần nữa. Sau đó nhân viên thanh toán điền ngày giao dịch, số tiền giao dịch, số cấp phép, tên và số hiệu đơn vị chấp nhận thẻ. Khách hàng được yêu cầu ký vào 2 hóa đơn để nộp lại cho NHNTVN và lưu lại tại đơn vị chấp nhận thẻ.
Tại ngân hàng đại lý thanh toán thẻ thuộc NHNTVN
Sau khi nhận được hóa đơn và sao kê do các đơn vị chấp nhận thẻ chuyển lên, đại lý thanh toán kiểm tra tính hợp lệ và sự tương thích giữa các yếu tố trên thẻ với trên hóa đơn và bộ hồ sơ nhờ thu. Hóa đơn thanh toán thẻ được giữ lại tại đại lý làm chứng từ gốc để tra soát và giải quyết tranh chấp nếu có.
Ngân hàng thanh toán thẻ tạm ứng khoản tiền ghi trên hóa đơn cho các đơn vị chấp nhận thẻ, đồng thời thu về 1 khoản phí nhất định tương ứng với khối lượng giao dịch. Sau đó, ngân hàng thanh toán lập bảng kê và gửi lên trung tâm thẻ. Khi trung tâm thẻ báo Có, ngân hàng sẽ đối chiếu với hồ sơ của mình để tất toán tài khoản tạm ứng.
Tại trung tâm thẻ
Nhận được bảng kê do ngân hàng đại lý gửi lên, trung tâm thẻ lập hồ sơ quản lý thẻ. Tại đây, tài khoản của ngân hàng thanh toán sẽ được ghi Có và tài khoản của ngân hàng phát hành được ghi Nợ thông qua tổ chức thẻ quốc tế. Hàng tháng vào ngày sao kê, trung tâm thẻ có trách nhiệm gửi bảng kê chi tiết các giao dịch phát sinh trong kỳ tới từng chi nhánh.
Sau khi nhận được giấy báo Nợ từ trung tâm thẻ, ngân hàng phát hành tiến hành lập hồ sơ quản lý và hạch toán vào tài khoản thanh toán thẻ. Tiếp đó ngân hàng phải gửi sao kê tới chủ thẻ và yêu cầu chủ thẻ thanh toán khoản nợ trong thời hạn đã thỏa thuận. Đồng thời, ngân hàng phát hành gửi thông tin thu nợ đến trung tâm thẻ.
Chủ thẻ
Sau khi nhận được sao kê và yêu cầu thanh toán của ngân hàng phát hành, chủ thẻ có trách nhiệm phải thanh toán số tiền không dưới mức quy định trong sao kê trong thời gian hạn định. Phương pháp thanh toán có thể là chủ thẻ tự đến ngân hàng nộp tiền mặt hoặc ủy quyền cho ngân hàng ghi Nợ vào tài khoản tiền gửi thanh toán của mình.