- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm nghìn chín trăm Đôla Mỹ chẵn Kèm theo: Biên bản kiểm nhận hàng hóa
PHIẾU KẾ TOÁN
Nợ Tk 331 – chi tiết người bán
Có Tk 144 – chi tiết ngân hàng Có Tk 112 – chi tiết ngân hang
Biểu 2.6: Phiếu kế toán phản ánh bút toán hoàn tất thanh toán qua L/C
TẬP ĐOÀN THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ - TKV
PHIẾU KẾ TOÁN
Số:
Diễn giải Số hiệuTk Tên tài khoản Ps Nợ Ps Có
Hoàn tất thanh toán với nhà cung cấp qua L/C
3312.01 144.04 1121.01.1
Phải trả người bán ngoài TCT –VP Ký quỹ tại Ngân hàng Công thương TGNH tại Ngân hàng Công thương
590.000
118.000 472.000
Khi xuất lô hàng nhập từ công ty PINGXIANG YINDA TRADE cho đơn vị thành viên là Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh , kế toán phản ánh công nợ nội bộ thông qua phần hành “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” >> “Cập nhật số liệu” >> “Hóa đơn bán hàng (xuất từ một kho)”. Sau khi điền đầy đủ các thông tin, kế toán nhấn “Lưu” để hoàn thành việc nhập số liệu.
Trong trường hợp Công ty nhập hàng của một đơn vị trong nước thì quy trình hạch toán cũng tương tự như nhập hàng của đối tác nước ngoài chỉ khác chứng từ cập nhật là ở phần hành “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” >> “Cập nhật số liệu” >> “Phiếu nhập mua hàng” (trường hợp trên là “Phiếu nhập khẩu”).
2.2.1.3. Tổ chức hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán
2.2.1.3.1. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331 – “Phải trả người bán”
Tài khoản 331 được chi tiết thành tài khoản cấp 2 là TK 3311 – “Phải trả người bán trong Tập đoàn” và TK 3312 – “ Phải trả người bán ngoài Tập đoàn”, hai tài khoản này lại được chi tiết thành những tài khoản cấp 3 tương tự nhau. Cụ thể như sau:
331 Phải trả người bán
3311 Phải trả người bán trong TCông ty
3311.01 Phải trả người bán trong TCông ty – Văn phòng 3312 Phải trả người bán ngoài TCông ty
3312.01 Phải trả người bán ngoài TCông ty – Văn phòng Ngoài tài khoản 331 – “ Phải trả người bán”, Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan để hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán, gồm: TK 111, TK 112, TK 144, TK 413…
Căn cứ vào những chứng từ thanh toán với người bán do kế toán cập nhật vào máy tính, chương trình sẽ tự động xử lý số liệu và phân bổ về các Sổ chi tiết tài khoản và Sổ tổng hợp tài khoản của các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán với người bán. Cuối kỳ, từ số liệu trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, kế toán tổng hợp sẽ thực hiện lên các Báo cáo tài chính của Công ty.
Trong quá trình lên các sổ kế toán, tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa bên Nợ và bên Có của tài khoản 331 (trừ các bút toán bù trừ do kế toán thực hiện theo biên bản bù trừ) mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.
Trên thực tế, quá trình hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán trong nước và người bán nước ngoài là tương tự nhau, chỉ khác ở chỗ, quá trình thanh toán quốc tế sẽ có sự chênh lệch tỷ giá hối đoái.
2.2.1.3.3. Trình tự hạch toán
Do khối lượng nghiệp vụ phát sinh trong ngày quá lớn nên sau khi kế toán thực hiện cập nhật chứng từ vào máy tính, chương trình sẽ tự động tổng hợp số liệu vào các Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp của các tài khoản liên quan.
Chính vì thế, mặc dù áp dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán nhưng ở Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ lại không có Sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, thay vào đó, các Sổ chi tiết tài khoản của Công ty lại có kết cấu như một sổ nhật ký đặc biệt, phản ánh đầy đủ mọi công nợ phát sinh theo trình tự thời gian.
Quá trình hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán diễn ra đồng thời với quá trình hạch toán chi tiết.
Trình tự hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán thể hiện qua sơ đồ sau:
Sử dụng các ví dụ 2 và ví dụ 4 đã trình bày ở các phần trên, trong những trường hợp này, trình tự hạch toán tổng hợp, Sổ chi tiết tài khoản, Sổ tổng hợp tài khoản và Bảng cân đối tài khoản được đưa ra như sau:
Sau khi kế toán ghi nhận các khoản công nợ phát sinh, số liệu từ phiếu nhập sẽ tự động được chuyển về Sổ chi tiết tài khoản 3312.01 – “Phải trả người bán ngoài TCông ty – Văn phòng”, sau đó chuyển về Sổ tổng hợp tài khoản 331 – “Phải trả người bán”. Cuối kỳ, chương trình sẽ tổng hợp số liệu trên các sổ tổng hợp để lập Bảng cân đối phát sinh các tài khoản. Cụ thể như sau:
Biểu 2.7: Sổ chi tiết tài khoản 3312.01 (trang 65) Biểu 2.8: Sổ tổng hợp tài khoản 331 (trang 66)
Biểu 2.9: Bảng cân đối phát sinh các tài khoản (trang 67)
Chứng từ kế toán
Sổ tổng hợp tài khoản
Bảng cân đối tài khoản Sổ chi tiết tài
TẬP ĐOÀN THAN – KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ - TKV