1. Các đặc điểm Kinh tế Kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng tới hoạt động đấu thầu của Công ty cổ
1.2. Các yếu tố chủ quan
1.2.1. Đặc điểm về bộ máy tổ chức quản trị Công ty
Như đã trình bày ở trên, bộ máy tổ chức quản trị của Công ty Cổ phần xây dựng Bắc Ninh được tổ chức theo mô hình quản trị trực tuyến – chức năng. Tức là vừa duy trì hệ thống trực tuyến, vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng. Các phòng chức năng trong công ty vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác, nhằm bảo đảm cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành ăn khớp, nhịp nhàng. Do các phòng chức năng trong Công ty đã gánh bớt được nhiều công việc có tính chuyên môn sâu cho Giám đốc và ban quản trị nên chất lượng của nhiều quyết định quản trị được nâng cao, hiệu quả của các quyết định quản trị cũng được nâng cao vì thời gian chuẩn bị cho các quyết định quản trị cũng giảm đi. Đối với hoạt động đấu thầu nói riêng, việc tổ chức bộ máy theo mô hình trực tuyến – chức năng sẽ
giúp cho Giám đốc nắm bắt được từng phần và tổng thể dự án một cách khái quát trong một thời gian ngắn nhưng vẫn đủ thông tin cần thiết để ra quyết định về các công việc liên quan đến dự án một cách hiệu quả, như: quyết định về việc tham gia đấu thầu; quyết định giá bỏ thầu, tiến độ thi công, nhân lực, máy móc thiết bị… ; quyết định về việc xử lý các vấn đề phát sinh trong khi thi công công trình;… Nói tóm lại, mô hình quản trị trực tuyến – chức năng mà Công ty Cổ phần xây dựng Bắc Ninh đang áp dụng có ảnh hưởng tích cực tới nhiều mặt của hoạt động đấu thầu, trong đó:
Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất và cuối cùng về các vấn đề liên quan đến hoạt động đấu thầu: đánh giá độ tin cậy của thông tin, quyết định có lập hồ sơ hay không; quyết định người lập hồ sơ căn cứ vào loại hồ sơ, trình độ đối thủ cạnh tranh, loại công trình đấu thầu. Giám đốc là người quyết định về chế độ phân bổ tài chính cho việc lập hồ sơ dự thầu, cho việc thi công, cho người lập hồ sơ (nếu trúng thầu), cho những người tham gia thi công… Giám đốc cũng là người đưa ra các quyết định cuối cùng về các vấn đề như: giá dự thầu, chất lượng và tiến độ công trình, các bộ phận và cơ cấu bộ phận tham gia thi công…
Phó giám đốc thi công phụ trách các công việc liên quan đến hoạt động thi công công trình, hỗ trợ Giám đốc đưa ra các quyết định về các vấn đề thi công như: bố trí cơ cấu lao động, số lượng mỗi loại, thứ tự thi công các phần, tiến độ thi công, số lượng và chất lượng các loại nguyên vật liệu, số lượng các máy móc và dụng cụ cầm tay cần thiết,…
Phó giám đốc đối ngoại phụ trách các công việc: liên hệ với nhà cung ứng nguyên vật liệu, liên hệ với chủ đầu tư, liên hệ với ngân hàng… Phó giám đốc đối ngoại có trách nhiệm tư vấn cho Giám đốc về các vấn đề quan hệ với các đối tượng hữu quan bên ngoài để Giám đốc đưa ra các quyết định cuối cùng.
Phó giám đốc đối nội có trách nhiệm tư vấn cho Giám đốc các công việc như: thực hiện các hoạt động công đoàn, thực hiện các vấn đề an toàn lao động và các chế độ đối với người lao động, chế độ lương – thưởng… Những công việc này tuy không ảnh hưởng trực tiếp tới công tác đấu thầu như các công việc do hai Phó
giám đốc trên đảm trách nhưng nó tạo nên một khối đoàn kết nội bộ, sự thỏa mãn và cống hiến hết mình của người lao động đối với Công ty. Điều này không chỉ ảnh hưởng tới kết quả đấu thầu mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả của tất cả các hoạt động khác trong Công ty.
Ngoài ra, các phòng ban chức năng trong Công ty cũng hoạt động theo chức năng của mình để thực hiện các công việc liên quan tới hoạt động đấu thầu. Trong quá trình hoạt động của mình bộ phận quản trị đã thực hiện tương đối tốt chức năng của mình đối với hoạt động của Công ty nói chung, đối với hoạt động đấu thầu nói riêng, giúp cho hoạt động đấu thầu đạt được những kết quả nhất định. Ví dụ như: việc ban giám đốc ngay từ đầu đã xác định thị trường hoạt động chủ yếu nhất của Công ty là thị trường trong tỉnh Bắc Ninh đã tạo nhiều thuận lợi cho Công ty trong việc tìm kiếm, xác minh thông tin mời thầu được nhanh chóng, đầy đủ và có tính chính xác cao. Vì đây là thị trường chủ yếu nên Công ty đã tích lũy được những kinh nghiệm trong hoạt động đấu thầu và hoạt động thi công. Hay việc Công ty xác định chủ trương để các đội xây lắp tự chủ về vấn đề nguyên vật liệu đã tạo tính linh hoạt cho các đội trong việc mua sắm, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu. Sự tự chủ này đã giúp Công ty đưa ra giá dự thầu hợp lý vì họ có thể giảm chi phí mua sắm, vận chuyển, dự trữ,… Đây là yếu tố vô cùng quan trọng vì nguyên vật liệu là bộ phận lớn tạo thành giá dự thầu. Giá dự thầu có thể là điều kiện tiên quyết để một nhà thầu nộp đơn xin tham gia đấu thầu và để thắng thầu.
Tuy nhiên bên cạnh các ưu điểm trên, do Công ty tổ chức bộ máy quản trị theo mô hình trực tuyến – chức năng nên chi phí kinh doanh cho hoạt động ra quyết định quản trị nói chung là lớn. Tức là chi phí kinh doanh cho công tác đấu thầu cũng lớn. Đây là một yếu làm cho giá dự thầu của công ty bị tăng lên, là yếu tố bất lợi cho quá trình tham gia đấu thầu. Ngoài ra, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh mới tiến hành cổ phần hoá vào đầu năm 2005 (03/02/2005) nên bộ máy tổ chức quản trị của Công ty còn chưa hoàn thiện. Điều này cũng gây ra những ảnh hưởng không tốt tới hoạt động đấu thầu.
Máy móc thiết bị là một trong các yếu tố không thể thiếu trong việc thi công các công trình xây dựng. Chi phí cho máy móc thiết bị thi công thường chiếm khoảng 15-20% giá thành công trình xây dựng. Với những thiết bị thi công khác nhau thì nhà thầu sẽ đưa ra các chiến lược về giá dự thầu, công nghệ, kỹ thuật, phương pháp thi công khác nhau. Năng lực về máy móc thiết bị sẽ được nhà thầu giới thiệu trong hồ sơ dự thầu để cho chủ đầu tư biết nguồn lực, khả năng huy động máy móc thiết bị của nhà thầu.
Máy móc trang thiết bị của Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh từ khi thành lập đã luôn được chú ý mua sắm, nâng cấp, bổ sung để theo kịp trình độ chung trên thị trường và để hoạt động xây dựng đạt hiệu quả. Đến nay Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh đã có một hệ thống máy thi công đa dạng về chủng loại để phục vụ các yêu cầu khác nhau của thi công xây dựng. Hệ thống máy này còn tương đối mới, hiện đại (sản xuất vào những năm cuối của thế kỷ 20 và đầu thế kỷ 21) và vẫn đang trong thời kỳ khấu hao. Dưới đây là danh sách một số thiết bị thi công của Công ty:
BẢNG 7:MỘT SỐ THIẾT BỊ THI CÔNG CỦA CÔNG TY Loại thiết bị (Nhãn hiệu) Số lượng từng loại Năm sản xuất Nước sản xuất Công suất hoạt động
Ô tô KAMAZ 12T 07 1997 LB Nga 12 tấn
Máy trộn bê tông 12 2002 Trung Quốc 250 lít Cốp pha thép 1500m2 1998 Trung Quốc
Máy đầm bê tông 30 2002 Nhật Bản 1,5KW
Máy phát điện 03 1996 Nhật Bản 12KVA
Máy bơm nước 25 2002 Hàn Quốc 750W
Giàn giáo thép 1500m2 1999 Việt Nam
Máy khoan giếng 04 1998 Đức 18KW
Máy trộn vữa 10 1997 Việt Nam 100 lít
Ô tô IFa 5T 08 1993 LB Đức 75CV
Cần cẩu bánh lốp 01 1997 LB Nga
Máy cắt thép 10 1999 LB Nga 4,5KW
Máy hàn điện 10 1997 Việt Nam 12KVA
Máy vận thăng 04 2000 LB Nga 0,5 tấn
Máy đầm chân cừu 03 1997 Trung Quốc 12 tấn
Máy ủi 1002 T.Quốc 03 1998 Trung Quốc 100 CV Máy đào HITACHI 10 1994-1998 Nhật Bản 100CV Ngoài ra còn đầy đủ các dụng cụ cầm tay
Nguồn: Hồ sơ giới thiệu năng lực của công ty CP XD Bắc Ninh
Hiện nay, do là một Công ty mới thành lập chưa lâu nên máy móc, trang thiết bị của Công ty còn thiếu thốn, chưa đầy đủ, chưa đồng bộ, chưa đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu sử dụng. Khi một lúc có nhiều công trình thi công cần đến thì với số lượng máy móc như hiện nay vẫn chưa đủ để đáp ứng, phục vụ thi công. Cônng ty vẫn phải đi thuê ngoài nên đôi khi dẫn đến sự không đảm bảo tiến độ thi công, làm tăng chi phí về máy móc thiết bị. Sự không chủ động về máy móc này gây ra các ảnh hưởng không tốt cho uy tín của Công ty, cho công tác đấu thầu. Hoặc đôi khi, đối với một số công trình không cần tới máy móc hiện đại thì việc sử dụng nhiều máy móc hiện đại sẽ tạo nên sự không hiệu quả trong hoạt động (làm tăng chi phí về máy móc thiết bị). Điều quan trọng là Công ty phải sắp xếp, bố trí được hệ thống máy móc phù hợp với công trình thi công, các máy móc đó phải đồng bộ, được sử dụng ăn khớp với nhau.
1.2.3. Đặc điểm về nguồn nhân lực
Con người luôn là yếu tố trung tâm, yếu tố quan trọng nhất, yếu tố quyết định thành bại trong tất cả các hoạt động. Một công ty nếu thiếu thốn về vốn, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc,… mà có một đội ngũ nhân lực có trình độ, có tâm huyết với công ty thì công ty ấy vẫn còn nhiều khả năng để phát triển. Ngược lại, nếu một công ty có khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật… nhưng vấn đề nhân lực lại bị hạn chế (không có trình độ, bố trí không hợp lý, không gắn bó với công ty,…) thì công ty ấy vẫn rất khó có thể lớn mạnh đúng như tiềm lực của nó, thậm chí là sẽ bị thua lỗ, xuống dốc. Khi các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế kinh tế thị trường thì vấn đề con người càng trở thành vấn đề cốt lõi, vấn đề sống còn của tất cả các doanh nghiệp chứ không riêng gì các doanh nghiệp xây dựng. Trong hoạt động đấu thầu, yếu tố con người cũng là một yếu tố rất được bên mời thầu
quan tâm chú ý, là một trong các yếu tố quyết định tới khả năng thắng thầu của bên dự thầu. Nhân lực sẽ là yếu tố quyết định đến chất lượng công trình và tiến độ thi công, thể hiện qua việc bố trí nhân lực tại hiện trường thi công. Đặc biệt, chủ đầu tư sẽ rất chú ý tới cán bộ quản lý và thực hiện công trình mà bên tham gia thầu dự kiến cũng như sự hợp lý trong cơ cấu lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Hiện nay, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh có hơn 200 lao động chính thức, trong đó có 52 người có trình độ đại học và trung cấp, còn lại là công nhân kỹ thuật có tay nghề bậc 3 trở lên. Ngoài ra, hàng năm Công ty còn thuê rất nhiều lao động địa phương đáp ứng được các yêu cầu do Công ty đặt ra để phục vụ cho công tác thi công. Do đặc điểm công ty hình thành trong một thời gian chưa quá lâu nên độ tuổi trung bình của lao động trong Công ty tương đối trẻ. Cũng do đặc thù của ngành xây dựng mà đa phần lao động trong Công ty là nam giới, nữ giới chỉ chiếm phần trăm rất nhỏ, chủ yếu là ở phòng tổ chức – hành chính và bộ phận kế toán ở Công ty và ở các đội xây lắp. Lực lượng cán bộ kỹ thuật của Công ty có trình độ chuyên môn cao, đa số đều tốt nghiệp Đại học nhưng kinh nghiệm thi công còn hạn chế. Hiện tại, so với cơ cấu loại công trình Công ty đã thực hiện trong những năm qua và xu hướng cho các năm tới thì số lượng các cán bộ (kỹ sư giao thông, kỹ sư thủy lợi, kế toán của các đội liên quan…) là tương đối hợp lý. Lực lượng này tuy chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng ngày càng hoàn thành tốt các nhiệm vụ, mục tiêu mà ban quản trị đề ra. Các lực lượng lao động sản xuất chính trong Công ty là các thợ kỹ thuật đều được đào tạo bài bản, có tay nghề cao, luôn thực hiện hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà Công ty giao phó. Dưới đây là số lượng lao động nhân kỹ thuật ở mỗi bậc thợ và số lượng cán bộ kỹ thuật của công ty:
BẢNG 8: LỰC LƯỢNG CÔNG NHÂN KỸ THUẬT
Đơn vị: người STT Loại thợ Số lượng Tổng Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 1 Thợ xây 50 19 19 12 2 Thợ mộc 10 3 4 3 3 Thợ điện 30 18 6 6
4 Thợ làm đường 30 22 6 2 5 Thợ lắp máy 10 2 5 3 6 Thợ lái xe 6 5 1 0 7 Thợ cơ khí 6 3 2 1 8 Thợ bê tông 26 22 4 0 Tổng cộng 168 94 47 27
Nguồn: Hồ sơ giới thiệu năng lực của công ty CP XD Bắc Ninh
BẢNG 9: SỐ LƯỢNG CÁN BỘ KỸ THUẬT
Đơn vị: người
STT Loại cán bộ Số lượng
Tổng 5 năm 10 năm >20 năm
1 Kỹ sư điện 8 5 3
2 Kỹ sư xây dựng 11 6 1 4
3 Kỹ sư thuỷ lợi 13 8 5
4 Kỹ sư giao thông 2 1 1
5 Cử nhân khác 10 8 2
6 Cán bộ trung cấp các loại 8 2 4 2
Tổng cộng 52 25 18 9
Nguồn: Hồ sơ giới thiệu năng lực của Công ty CP XD Bắc Ninh
1.2.4. Đặc điểm về tình hình tài chính
Việc có đủ tiền và sử dụng chúng sao cho có hiệu quả là điều kiện quan trọng để kinh doanh có hiệu quả. Một trong các đặc trưng của ngành xây dựng là cần có vốn lớn và vốn bị ứ đọng rất lâu, tức là vòng quay của vốn rất chậm. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng đều phải có vốn kinh doanh lớn để trang trải chi phí và đối phó với các phát sinh trong quá trình thi công. Chính vì vậy mà năng lực tài chính là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ trong quá trình xét thầu mà ngay cả trong quá trình thực hiện dự án thắng thầu.
Trước đây, khi mới thành lập và đi vào hoạt động thì phần lớn vốn của Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh là từ ngân sách Nhà nước. Nhưng sau khi thực hiện cổ phần hoá thì nguồn vốn trên không còn nữa, nguồn vốn kinh doanh của Công ty chủ yếu hình thành từ các nguồn: Điều chỉnh cơ cấu tài sản, trích khấu hao
tài sản cố định; Quỹ đầu tư phát triển và vốn vay ngân hàng. Để hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của Công ty, ta xem xét bảng số liệu sau:
BẢNG 10: NGUỒN VỐN KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2001-2005
Đơn vị: 1.000 đồng STT Tên tài sản 2001 2002 2003 2004 2005 1 Vốn lưu động 21.849.453 30.482.785 47.888.973 48.793.207 51.012.610 2 Vốn cố định 2.942.315 2.706.922 2.625.077 2.273.664 1.845.704 3 Tổng tài sản 24.791.768 33.189.707 50.514.050 51.066.871 52.858.314 4 Hệ số cơ cấu TSLĐ (= 1/3) 0,88 0,92 0,95 0,96 0,97 5 Hệ số cơ cấu TSCĐ (=2/3) 0,12 0,08 0,05 0,04 0,03 6 Vốn CSH 1.212.673 1.255.846 1.904.627 3.311.749 5.041.255 7 Tổng nợ phải trả 23.579.095 31.033.062 46.520.830 47.024.050 47.723.860 8 Tổng vốn KD 24.791.768 33.189.707 50.514.050 51.066.871 52.858.314 9 Tỷ lệ nợ (=7/8) 0,95 0,93 0,92 0,92 0,9
10 Hệ số cơ cấu tự tài
trợ (=6/8) 0,05 0,04 0,04 0,06 0,1
Nguồn: Bảng cân đối kế toán từ năm 2001 đến 2005
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy:
Tổng vốn kinh doanh của Công ty luôn tăng từ năm này qua năm khác. Tuy