Kiểm toán viên dẫn chứng bằng tài liệu các thủ tục đợc thực hiện để hỗ trợ cho việc đánh giá rủi ro các sai phạm trọng yếu, gồm các thử nghiệm đối với sự vận hành hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát cụ thể. Công ty ACPA thực hiện thử nghiệm kiểm soát và thể hiện công việc đã thực hiện trên tài liệu kiểm soát rủi ro (Risk Control Documents – RCD).
Mục đích của RCD là dẫn giải công việc mà kiểm toán viên đã thực hiện với thủ tục kiểm soát chính đã đợc xác định ở bớc trên. Công ty ACPA đã thể hiện kết quả trên RCD. Chỉ có một RCD duy nhất cho mỗi loại rủi ro đã xác định. Trong RCD đó sẽ bao gồm phần tổng hợp đánh giá tinh hiệu quả của thiết kế và hoạt động của các thủ tục kiểm soát và dới đó là các phần hành chi tiết làm bằng chứng cho các đánh giá này.Trên RCD thờng bao gồm: rủi ro nào có tồn tại với thủ tục kiểm soát đó, nguyên nhân là gì, các khoản mục trên báo cáo tài chính sẽ bị ảnh hởng và đánh giá hiệu quả của việc thiết kế và hoạt động với các thủ tục kiểm soát cấp I, cấp II, cấp III và tính nguyên vẹn của thông tin.
+ Thủ tục kiểm soát cấp I: Hiểu và đánh giá môi trờng kiểm soát của công ty A với chu trình bán hàng và thu tiền trên các khía cạnh: có liên kết các mục tiêu kiểm soát rủi ro không, có thiết lập trách nhiệm và phân chia công việc hay không và thực hiện phân công phân nhiệm bất kiêm nhiệm hay không. Công việc đánh giá thủ tục kiểm soát cấp I đợc thực hiện trên một RCD.
+ Thủ tục kiểm soát cấp II: là các thủ tục kiểm soát đã đợc đánh giá tại bớc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và xác định các thủ tục kiểm soát chính để thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Công việc đánh giá thủ tục kiểm soát cấp II đợc thực hiện trên các RCD. Số lợng các RCD phụ thuộc vào số thủ tục kiểm soát chính đã đợc chọn ra để làm thử nghiệm kiểm soát.
a. RCD tổng kết các công việc đã làm trong quá trình thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với công ty A.
RCD tình trạng: Đã hoàn thành
Chu trình: Bán hàng và thu tiền Loại rủi ro: Xử lý thông tin
Thông tin về rủi ro: Nguyên nhân:
Tồn tại rủi ro sai sót trong ghi nhận doanh thu, các khoản phải thu và tiền thu đợc vì công ty có phạm vi hoạt động rộng bao gồm các chi nhánh ở miền Nam, miền Trung và miền Bắc với doanh số bán hàng lớn. ảnh hởng tiềm tàng trên báo cáo tài chính là sai sót về các khoản phải thu và doanh thu.
Các chi nhánh ở những vùng khác nhau sẽ dẫn đến những khó khăn trong việc tổng hợp và đối chiếu doanh thu, các khoản phải thu và tiền hàng thu đợc.
Liên hệ với bảng phân tích thông tin (BIF): Các khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hởng:
Ghi nhận doanh thu. Khoản mục phải thu Doanh thu
Tiền thu đợc từ bán hàng Thuế GTGT đầu ra
Nguồn gốc rủi ro:
Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế – Không kịp thời Dữ liệu đầu vào và những thay đổi – Không đầy đủ Dữ liệu đầu vào và những thay đổi – Không chính xáce Chuyển dữ liệu – Không đầy đủ
Chuyển dữ liệu – Không chính xác
Dữ liệu đầu ra và các bút toán nhật ký – Không chính xác
Đánh giá các thủ tục kiểm soát và xác định rủi ro kiểm toán còn lại
Hiệu quả việc thiết kế
Thực hiện bởi: Ngày
Hiệu quả hoạt động
Thực hiện bởi: Ngày Thủ tục kiểm soát cấp I Hiệu quả Hiệu quả
Hợp lý
Thủ tục kiểm soát cấp II Hiệu quả LTV 15/8/05 Hiệu quả LTV 19/1/06
Hợp lý
Thủ tục kiểm soát cấp III Không đánh giá Không đánh giá
Hợp lý
Tính nguyên vẹn của thông tin Hiệu quả LTV 19/1/06
Hợp lý ACPA đã thực hiện thử nghiệm để đánh giá hiệu quả của
các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền và tính nguyên vẹn của thông tin.
Tính nguyên vẹn của thông tin
Kiểm soát Các tài liệu sử dụng
Báo cáo doanh thu, các khoản thu đợc và các khoản phải thu hàng ngày.
Hoá đơn bán hàng
Báo cáo doanh thu theo ngày của các chi nhánh Nhật ký thu tiền (Các phiếu thu giữ bởi thủ quỹ tại quỹ) Sổ phụ ngân hàng
Đối chiếu về doanh thu, các khoản tiền thu đợc và các khoản phải thu.
Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày Bảng đối chiếu hàng tháng với ngân hàng
Kiểm tra của Giám đốc. Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày
Báo cáo tăng giảm tiền theo ngày (Bao gồm cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng)
Ghi nhận doanh thu Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày Sổ phụ ngân hàng
Kết luận tính nguyên vẹn của thông tin:
Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa những ngời có liên quan. ACPA đã kiểm tra tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát cơ bản đối với chu trình bán hàng và thu tiền, phỏng vấn những ngời có trách nhiệm (Chị Thảo ở chi nhánh HCM , Anh Tuấn ở chi nhánh Đà Nẵng, Chị Thuỷ ở chi nhánh Hà Nội và chị Lộc ở Việt Trì và kết luận thông tin qua hệ thống vẫn giữ đợc tính nguyên vẹn. Xem kết quả các trắc nghiệm ở các tài liệu đính kèm.
b. Thực hiện trắc nghiệm kiểm soát với thủ tục kiểm soát cấp I tại công ty A.
Bảng 2.6: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
ACPA
Khách hàng A
Cho năm kết thúc ngày: 31/12/2005
Thử nghiệm kiểm soát cấp I với chu trình bán hàng và thu tiền-phỏng vấn và quan sát. R310 Ngời thực hiện: LTV Ngày thực hiện: 01/2006 Thiết kế thử nghiệm:
Tìm hiểu và đánh giá môi trờng kiểm soát của công ty A đối với chu trình bán hàng và thu tiền qua các khía cạnh:
+ Liên kết các mục tiêu kiểm soát rủi ro
+ Thiết lập trách nhiệm và phân chia công việc + Thực hiện phân công phân nhiệm bất kiêm nhiệm Thực hiện:
Nhân viên công ty A Bản chất công việc
Chị Thuỷ, Chị Hơng –Chi nhánh Linh Trung
Chị Châu-Nhà máy Tây Ninh Chị Thuỷ-chi nhánh Hà Nội Chị Lộc- Nhà máy Việt Trì Anh Tuệ-Trụ sở chính Anh Cờng-Trụ sở chính
Anh Tuấn-Chi nhánh Đà Nẵng
- Phỏng vấn nhân viên về công việc thực tế hàng ngày của họ trong chu trình bán hàng và thu tiền và mục đích công việc của họ=> đánh giá kinh nghiệm và kiến thức với nhiệm vụ đợc giao.
- Quan sát để chắc chắn có sự phân công phân nhiệm giữa chi nhánh và trụ sở chính, giữa kiểm soát với tiền thu đợc và các khoản phải thu.
- Đánh giá sự phân công trách nhiệm và công việc cho những nhân viên có liên quan.
Đánh giá kết quả
Qua quan sát và phỏng vấn, KTV kết luận công ty A đã thực hiện phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, thiết lập trách nhiệm và phân chia công việc và liên kết các mục tiêu kiểm soát rủi ro.
Nh vậy có thể thấy Công ty A đã thực hiện phân công phân nhiệm, phân chia trách nhiệm, thiết lập trách nhiệm và phân chia công việc hợp lý, rõ ràng và liên kết các mục tiêu kiểm soát rủi ro để hệ thống đạt mục tiêu đã định trớc. Thủ tục kiểm soát
cấp I của công ty A là có hiệu qủa. Sau khi đánh giá thủ tục kiểm soát cấp I, kiểm toán viên đánh giá thủ tục kiểm soát cấp II.
c. Thực hiện đối chiếu tiền hàng thu đợc với ngân hàng.
Bảng 2.7: Thiết kế đối thủ tục đối chiếu tiền hàng giữa kế toán trụ sở chính và kế toán nhà máy
ACPA
Khách hàng A
31/12/2005
Đối chiếu tiền hàng thu đợc với ngân hàng
R320
Ngời thực hiện: :LTV Ngày thực hiện: 01/2006 Thiết kế
Thực hiện đối chiếu lại giữa tổng tiền hàng thu đợc ở ngân hàng trên bảng đối chiếu hàng tháng với ngân hàng (A) lập bởi trụ sở chính với tiền thu đợc trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày (B) lập bởi kế toán nhà máy.
Lựa chọn bốn tháng để thực hiện đối chiếu là tháng 5, 6, 10 và 12. Thực hiện Số Khoản mục A Chú ý 1 2 3 4
Tiền thu đợc từ bán hàng trong tháng 5/2005 Tiền thu đợc từ bán hàng trong tháng 6/2005 Tiền thu đợc từ bán hàng trong tháng 10/2005 Tiền thu đợc từ bán hàng trong tháng 12/2005
X X X X
A: Tiền thu đợc từ bán hàng tại ngân hàng bằng với tiền thu đợc trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày.
Đánh giá kết qủa
Tiền hàng thu đợc tại ngân hàng khớp đúng với tiền hàng thu đợc trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày. Kiểm soát của công ty A với tiền hàng thu đợc là có hiệu quả.
Xem tài liệu đính kèm R321 để xem kết quả đã thực hiện.
RCD này chính là bản tổng kết kết quả của việc thực hiện đối chiếu lại tiền hàng thu đợc. Tiền hàng thu đợc trên bảng đối chiếu hàng tháng với ngân hàng và trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày là hoàn toàn khớp nhau --> Kiểm soát số #8 của Công ty A là có hiệu quả. Để xem chi tiết số liệu đã đợc sử dụng để đối chiếu ta phải sử dụng đến R321. Việc đối chiếu đợc thực hiện chi tiết cho các tháng theo bảng sau đây.
Bảng 2.8: Thực hiện đối chiếu tiền hàng thu đ ợc qua ngân hàng với báo cáo các khoản phải thu theo ngày
ACPA
Khách hàng A
31/12/2005
Đối chiếu tiền hàng thu đợc với ngân hàng
R321 Ngời thực hiện: :LTV Ngày thực hiện: 01/2006 Mục tiêu:
Để chắc chắn sự thống nhất giữ tiền thu đợc hàng tháng với tiền thu đợc đã đ- ợc gửi vào ngân hàng.
Thực hiện
Khoản mục Số tiền Chú thích
Tháng 5
Tổng tiền thu đợc từ bán hàng đã gửi vào ngân hàng:
Cộng
Phí chuyển tiền vào ngân hàng và tiền hoa hồng cho các đại lý
Tổng
Tổng tiền thu đợc từ khách hàng trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày vào thời điểm cuối tháng.
Chênh lệch
Tháng 6
Tổng tiền thu đợc từ bán hàng đã gửi vào ngân hàng:
Cộng
Phí chuyển tiền vào ngân hàng và tiền hoa hồng cho các đại lý
Tổng
Tổng tiền thu đợc từ khách hàng trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày vào thời điểm cuối tháng.
Chênh lệch 35.767.961 416.805 36.184.766 36.184.766 - 36.604.048 397.103 37.001.151 37.001.151 - (A) (A)
Khoản mục Số tiền Chú ý
Tháng 12
Tổng tiền thu đợc từ bán hàng đã gửi vào ngân hàng: Cộng
Phí chuyển tiền vào ngân hàn và tiền hoa hồng cho các đại lý
Tổng
Tổng tiền thu đợc từ khách hàng trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày vào thời điểm cuối tháng.
Chênh lệch 46.361.450 19.172 46.380.622 46.380.623 (1) (A) Tháng 10
Tổng tiền thu đợc từ bán hàng đã gửi vào ngân hàng:
Cộng
Phí chuyển tiền vào ngân hàng và tiền hoa hồng cho các đại lý
Tổng
Tổng tiền thu đợc từ khách hàng trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày vào thời điểm cuối tháng.
Chênh lệch 53.888.590 26.199 53.914 .789 53.914.789 - Chú giải
(A): Là tiền thởng cho các đại lý trừ trực tiếp vào nợ phải trả của các đại lý và phí chuyển tiền vào ngân hàng
Tiền hàng thu đợc trong tháng + (A) = Tổng tiền hàng thu đợc trong tháng (Giảm số d khoản phải thu)
Qua thảo luận với Chị Hà, quản lý tiền gửi, Chị gửi sổ phụ của ngân hàng cho Chị Lộc ở Việt Trì, trong sổ phụ đã bao gồm tên những ngời mua đã thanh toán để hỗ trợ cho Chị Lộc trong cập nhật sổ chi tiết phải thu.
Chú giải
ngày để tổng hợp bao nhiêu tiền đã thu đợc từ đó trợ giúp cho chị Hà cập nhật bản đối chiếu với ngân hàng để kiểm soát tiền hàng thu đợc hàng ngày đã gửi vào ngân hàng. Cuối tháng cả chị Hà và chị Lộc đều đối chiếu để đảm bảo tất cả tiền hàng gửi vào ngân hàng trong tháng bằng với tổng tiền thu đợc trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày đợc lập bởi Chị Lộc.
Chúng ta cũng xem một số bản đối chiếu với ngân hàng của các tháng 5, 6, 10, 12 và thu thập đợc thông tin là tất cả tiền hàng gửi vào ngân hàng đợc cập nhật th- ờng xuyên theo ngày. Và đây là một thủ tục kiểm soát rất hữu hiệu của công ty đối với tiền thu đợc từ bán hàng.
Kết luận
Tiền thu đợc từ bán hàng đã gửi vào ngân hàng là khớp đúng với tiền hàng thu đợc trên báo cáo các khoản phải thu theo ngày.
Qua chọn mẫu bốn tháng để đối chiếu, KTV nhận thấy không có bất cứ chênh lệch nào về tiền hàng thu đợc giữa bản đối chiếu với ngân hàng do kế toán trụ sở chính lập và báo cáo các khoản phải thu theo ngày do kế toán nhà máy lập. Điều này có nghĩa là việc đối chiếu với ngân hàng đã đợc tiến hành thờng xuyên và tất cả tiền hàng thu đợc đều đợc gửi vào ngân hàng ngay. Kiểm toán viên có thể tin tởng vào kết quả mà thủ tục kiểm soát số #8 của Công ty A mang lại. Và công việc tiếp theo là KTV tiến hành thực hiện trắc nghiệm kiểm soát với thủ tục kiểm soát số #9: đối chiếu doanh thu, tiền hàng thu đợc và các khoản phải thu giữa báo cáo doanh thu theo ngày, báo cáo các khoản phải thu theo ngày, báo cáo doanh thu theo tháng và sổ cái tài khoản doanh thu.
d. Thực hiện đối chiếu doanh thu, các khoản phải thu và tiền thu đợc giữa báo cáo doanh thu theo ngày với chi nhánh.
Bảng 2.9: Thiết kế đối chiếu doanh thu, tiền hàng thu đ ợc và các khoản phải thu
ACPA
Khách hàng A
31/12/2005
Đối chiếu doanh thu, tiền hàng và khoản phải thu
R330 Ngời thực hiện: :LTV Ngày thực hiện: 01/2006 Thiết kế
Chúng ta thực hiện lại việc đối chiếu giữa báo cáo doanh thu theo ngày (số tổng cộng cho cả tháng) (A) và báo cáo các khoản phải thu theo ngày (B) đợc lập bởi kế toán nhà máy, báo cáo này hỗ trợ cho việc ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu, với báo cáo doanh thu theo tháng (C) đợc lập bởi kế toán các chi nhánh và đối chiếu hàng tháng doanh thu ghi trên sổ cái với báo cáo doanh thu theo ngày để đảm bảo là chúng khớp nhau.
Lựa chọn: Báo cáo doanh thu theo ngày và báo cáo doanh thu theo tháng vào ngày 31/5, 30/6, 31/10 và 31/12 năm 2005. Thực hiện Số Báo cáo Chú thíchA B C D 1 2 3 4
Báo cáo doanh thu theo ngày vào 31/5/2005 Báo cáo doanh thu theo ngày vào 30/6/2005 Báo cáo doanh thu theo ngày vào 31/12/2005 Báo cáo doanh thu theo ngày vào 31/12/2005
X X X X X X X X X X X X X X X X Chú thích
A: Doanh thu ở (A) khớp với doanh thu ở (B)
B: Tiền thu đợc trong suốt tháng ở (B) khớp với ở (C) C: Số d khoản phải thu ở (B) khớp với ở (C)
D: Doanh thu ở (A) khớp với doanh thu ghi trên sổ Kết luận
Bảng 2.10: Thực hiện đối chiếu doanh thu, tiền thu đ ợc và các khoản phải thu
ACPA
Khách hàng A
31/12/2005
Đối chiếu doanh thu, tiền hàng và khoản phải thu
R331 Ngời thực hiện: :LTV Ngày thực hiện: 01/2006 Thực hiện Đơn vị: 1000VNĐ Khoản mục Giá trị trên báo cáo doanh thu theo ngày (số tổng cộng) Giá trị trên báo cáo của
chi nhánh Chênh lệch
Tháng 12
Tổng doanh thu
Hà Nội
MSG 26.791.678
Soup powder, frying mix, bread crumbs 953.060
Chilli sauce, bột nêm 91.244
Promotion goods 672.765
28.508.747 28.885.364 (376.617) HCM
MSG 17.641.385
Soup powder, frying mix, bread crumbs 108.221
Chilli sauce, bot nem 18.322