Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thực tiễn. Muốn việc tính toán đợc chính xác thì mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. Hiện nay, Công ty Dệt may Hà Nội để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán đã sử dụng phơng pháp tính giá thực tế đối với nguyên vật liệu nhập kho và giá bình quân cả kì dự trữ cho nguyên vật liệu xuất kho.
2.3.2.1. Tính giá nguyên vật liệu thực tế nhập kho:
Tại công ty nguyên vật liệu đợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau nên giá thực tế cũng đợc đánh giá theo những cách khác nhau. Cụ thể:
• Đối với nguyên vật liệu mua ngoài : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các loại thuế không đợc hoàn lại - CKTM,giả m giá ,bớt giá … Trong đó :
+ Giá trên hoá đơn là giá cha thuế GTGT (vì Công ty hạch toán theo phơng pháp khấu trừ thuế)
•Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Giá thực tế NVL nhập kho đợc tính nh sau:
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất gia công, chế biến + Chi phí thực tế phát sinh •Đối với phế liệu thu hồi nhập kho :
Là nguyên vật liệu dùng thừa hoặc sản phẩm hỏng không sửa chữa đợc. Giá nguyên vật liệu nhập kho chính là giá nguyên vật liệu xuất kho. Do vậy Công ty chỉ theo dõi số lợng nguyên vật liệu nhập vào mà không theo dõi giá trị. Giá trị này đợc hạch toán giảm cho TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Giá thực tế NVL nhập kho = Đơn giá TT NVL xuất kho + Khối lợng TT NVL nhập lại kho
2.3.2.2 Tính giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho:
Đối với vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ xuất
kho, kế toán chỉ ghi số thực xuất. Cuối tháng, sau khi tổng hợp đầy đủ vật liệu xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ nh sau :
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự =
Giá thực tế NVL tồn
kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lợng thực tế NVL tồn
kho đầu kỳ + Số lợng thực tế NVL nhập kho trong kỳ
Giá trị vật liệu xuất kho trong
tháng =
Số lợng vật liệu xuất kho
trong tháng x
Đơn giá bình quân
2.3.2.3. Tổ chức hoạch toán chi tiết tại công ty Dệt may Hà Nội.
Một trong những yêu cầu của công tác hoạch toán nguyên vật liệu là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo từng loại về số lợng, giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật t và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Có thể nói nguyên vật liệu của công ty biến động liên tục hàng ngày và gồm nhiều chủng loại vật liệu khác nhau. Vì vậy, để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao. Công ty đã sử dụng phơng pháp thẻ song song để hoach toán chi tiết nguyên vật liệu.
2.3.3. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho tại công ty Dệt may Hà Nội
*Chứng từ và thủ tục nhập kho : Chứng từ kế toán đợc sử dụng: -Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) -Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT)
-Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02-BH) -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. -Phiếu nhập vật t thuê ngoài gia công chế biến. Thủ tục nhập kho:
•Nguyên vật liệu mua ngoài:
Phòng kế hoạch thị trờng là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật t, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua
vật t. Khi nhận đợc hoá đơn GTGT của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do bên bán gửi đến, phòng kế hoạch thị trờng tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng đợc chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trờng kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lợng chất lợng quy cách vật t. Khi nhận hàng xong, phải ghi rõ hàng thực nhập, chất lợng của chúng và cùng ngời giao hàng xác nhận vào chứng từ. Nếu vật t đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập.
Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch thị trờng lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
- Một liên: Lu ở tập hồ sơ chứng từ gốc tại phòng kế hoạch sản xuất. - Một liên: Giao cho ngời giao hàng để làm thủ tục thanh toán .
- Một liên: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán.
Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho và ký. Đồngthời ghi thẻ kho. Định kỳ 1 tuần 1 lần thủ kho chuyển Phiếu nhập kho về cho kế toán nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu thực hiện kiểm tra phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu. Giá nguyên vật liệu nhập kho đợc ghi theo giá thực tế. Chứng từ nhập kho nguyên vật liệu đợc bảo quản lu trữ tại phòng kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính. Trình tự luân chuyển chứng từ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.11 : Quy trình luân chuyển chứng từ
* Ví dụ :
Nhân viên KCS đã tiến hành kiểm tra chất lợng và đồng ý cho thủ kho nhập số NVL trên và thủ kho viết phiếu nhập kho số 16 (Biểu số 2.12)
Kế toán NVL
Hoá đơn
GTGT Nhân viên tổ KCS Thủ kho nhập khoPhiếu
Trả lại hàng
Biểu số 2.12
Công ty TNHH Cửu Long
Hoá đơn Mẫu số :01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng Ký hiệu 02B Liên 2: Giao khách hàng Số 013345
Ngày 02 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán: Công ty TNHH TM Cửu Long. Địa chỉ: 29 ngõ 203 Trờng Chinh-Hà Nội Điện thoại: 04.5544757
Họ và tên ngời mua hàng: Bán hàng theo hợp đồng Tên đơn vị: Công ty Dệt may Hà Nội
Địa chỉ: Số 1- Mai động - Quận Hoàng Mai - Hà Nội
Số tài khoản:……… Hình thức thanh toán: CK MS01001001826……….
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Bông Tây Phi cấp 1
1 loại
Kg 37 838,76 19 502,3 737 942 092
Cộng tiền hàng: 737 942 092
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 73 794 209
Tổng cộng tiền thanh toán: 811 736 301
Số tiền viết bằng chữ : Tám trăm muời một triệu bảy trăm ba mơi sáu nghìn ba trăm linh một đồng chẵn./.
Ngời mua hàng: Ngời bán hàng : Thủ trởng đơn vị : (Ký,họ tên) (Ký ,tên) (Ký ,họ tên )
Biểu số 2.13
Công ty Dệt May Hà Nội
Phiếu nhập kho
Số: 1/12 Ngày 18 tháng12 năm 2005 Mẫu số: 01-VT
QĐ liên bộ TCTK –TC Số 583 LB ngày 1-11-1995 Đơn vị bán: Công ty TNHH Cửu Long Định khoản :……… Chứng từ số: 01345 Ngày 02 tháng 12 năm 2005 Nợ :1521, 1331.. Biên bản kiểm nghiệm số : Ngày tháng năm … … … Có :331
Nhập kho : Bông xơ………
STT Tên ,nhãn hiệu quy
cách vật t ĐVT nhập khoSố lợng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú
1 Bông Tây Phi cấp 1 Kg 37 838,76 19 502,3 737 942 092
KKiện 168
Tổng 737 942 092
Thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 73 794 209
Tổng cộng : 811 736 301
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Tám trăm muời một triệu bảy trăm ba mơi sáu nghìn ba trăm linh một đồng chẵn./.
Thủ kho: Ngời giao hàng : Thủ trởng đơn vị: (Đã ký) (Đã ký ) (Đã ký)
L
u ý : Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho ở trên không bao gồm phí vận chuyển bốc dỡ.Việc công ty viết phiếu nhập kho giống nh hoá đơn (trên phiếu nhập kho thể hiện phần thuế GTGT) đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra số thuế GTGT đầu vào, tránh trờng hợp bỏ sót, ghi sai.
Trờng hợp nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn, nếu công ty nhận giữa hộ ngời bán, kế toán sẽ viết phiếu nhập kho (nhập gửi) để phản ánh nghiệp vụ này.
Ví dụ:
Ngày 15/12/2005 theo hợp đồng đã ký với Công ty TNHH Cửu Lóngố bông nua về nhập kho (hoá đơn số 006420ngày 02/12/2005). Khi nhập phát hiện số bông thừa so với hoá đơn 37 838,76 Kg (đơn giá thực tế là 19 492,2đ/Kg). Thủ kho báo cho phòng kế hoạch thị trờng, và đợc kiểm tra rồi tiến hành viết phiếu nhập kho (nhập gửi) số 4/5
Biểu số 2.14: Phiếu nhập kho Số :16 Ngày 15 tháng12 năm 2005 Mẫu số :01-VT QĐ liên bộ TCTK –TC LB ngày 1-11-1995 Đơn vị bán: Công ty TNHH Cửu Long Định khoản :……… Chứng từ số: 006740 Ngày 02 tháng 12 năm 2005 Nợ :1521 Nhập kho : Bông xơ……… Có :331
STT Tên, nhãn hiệu
quy cách vật t ĐVT Số lợngnhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú
Bông Tây Phi cấp 2 Kg 37 838,76 19 492,2 737 560 678
Tổng 737 560 678
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bảy trăm ba mơi bảy triệu năm trăm sáu mơi nghìn sáu trăm bảy tám./.
Thủ kho: Ngời giao hàng : Thủ trởng đơn vị: (Đã ký) (Đã ký ) (Đã ký) •Nguyên vật thuê ngoài gia công:
Nguyên vật liệu trớc khi nhập kho cũng đợc bộ phận KCS kiểm tra chất lợng và làm các thủ tục nhập tơng tự nh đối với nguyên vật liệu mua ngoài. Nhng cột đơn
giá là ghi theo đơn giá của hợp đồng đã thoả thuận giữa Công ty và khách hàng. Ví dụ:
Ngày 26/11/2005 xuất kho một số phụ tùng thuê xởng cơ khí Công nghiệp Hà Nội gia công. Ngày 15/12 xởng cơ khí Công nghiệp hoàn thành và bàn giao cho Công ty
xác định giá thực tế của số phụ tùng gia công nhập kho, kế toán viết phiếu nhập kho số 20/12.(Biểu số 2.15)
Biểu số 2.15
Phiếu nhập kho Số:120/12
Ngày 11 tháng12 năm 2005 Mẫu số: 2-VT QĐ liên bộ TCTK –TC Số 583 LB ngày 1-9-1996 Họ tên ngời giao hàng: Lê Văn An Định khoản:………
Chứng từ số: 0037 Ngày 15 tháng 02 năm 2005 của xởng Nợ: 1522 Cơ khí Công nghiệp Hà Nội. Có: 1544 Nhập kho: phụ tùng
STT Tên ,nhãn hiệu quy
cách vật t ĐVT Số lợngnhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 2 Bánh răng Z90 B10+B75 Xích kéo cầu 1200-11 2 loại Cái Cái 01 01 183 000 206 000 183 000 206 000 Tổng 389 000
Cộng thành tiền:(viết bằng chữ) Ba trăm tám mơi chín nghìn đồng./. Ngời giao hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị
•Phế liệu thu hồi nhập kho:
Trong quá trình sản xuất, khi phát sinh các số phế liệu, các bộ phận liên quan cũng phải làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lu thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho).
Ví dụ:
Ngày 23/12/2005 kế toán xác định giá thực tế nhập lại kho một số bông kém chất lợng không sử dụng đợc và viết phiếu nhập kho số 2112.(Biểu số 2.16)
Biểu số 2.16
Công ty dệt may Hà Nội
Phiếu nhập kho Số: 2112
Ngày 23 tháng 12 năm 2005 Mẫu số: 01-VT
QĐ liên bộ TCTK –TC Ngày 1-9-1996
Họ và tên ngời giao hàng: Chị Hải Yến Định khoản:……… Theo số:...ngày 11 tháng 2 năm 2005 Nợ: 1523 Nhập tại kho: Phế liệu Có: 1541
STT Tên hàng hoá ,dịch vụ ĐVT Số lợng thực
nhập Ghi chú
Kg Kiện
1 Bông F3 Kg 5 356 28 Bông nhiều
2 Bông F2 - 11 152 61 Xơ dứa
3 Xơ hồi vón cục - 19 499 106 Ngoại loại
4 Sợi tụt lõi - 100 01
4 loại
Phụ trách kinh doanh: Thủ kho: Ngời giao: Phụ trách đơn vị giao:
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
•Nguyên vật liệu mua về cha có hoá đơn:
Trờng hợp nguyên vật liệu mua về nhng hoá đơn cha về hoặc có chứng từ không hợp lệ. Cán bộ nghiệp vụ căn cứ vào hợp đồng, kế hoạch nhập hàng, hoặc vận đơn lập phiếu nhập hàng. Trên phiếu nhập có ghi “Hàng nhập kho cha có hoá đơn”, đồng thời vào sổ theo dõi “Hoá đơn cha đến”. Các bớc tiếp theo thực hiện giống nh nhập nguyên vật liệu đã có hoá đơn. Khi có hoá đơn, phải kiểm tra đối chiếu lại với số lợng thực nhận và chuyển qua bộ phận nghiệp vụ và sổ sách. Đơn giá đợc lấy từ hợp đồng đã ký kết giữa hai bên hoặc từ giấy báo do nhà cung cấp chuyển đến.
Ví dụ: Ngày 23/12/2005 số nhiên liệu mua của công ty PETROLIMEX đã về đến kho cùng ngày nhng hoá đơn vẫn cha nhận đợc. Sau khi kiểm nghiệm kế toán viết phiếu nhập kho (tạm nhập) và ghi vào sổ theo dõi.
Biểu số 2.17:
Công ty Dệt May Hà Nội Mẫu số: 02-VT
QĐ liên bộ TCTK –TC Phiếu nhập kho Số 583 LB ngày 1-9-1996 (Hàng nhập kho cha có hoá đơn)
Ngày 23 tháng 12 năm 2005
Họ tên ngời giao hàng: Lê Văn Tám Định khoản :……… Chứng từ số:... Ngày 06 tháng 12 năm 2005 Nợ :1522 Nhập kho : Kho phụ tùng Có :331
S
T Tên,nhãn hiệu quy cách NVL Mã ĐV Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền chứng từ Thực nhập 1 Dầu Omala 320 Lít 6 6 81 500 489 000 2 Dầu MobiGluray 30 Lít 6 6 145 000 870 000 3 Dầu THB 32 Lít 3 3 265 000 795 000 4 Dầu TAP 15 Lít 30 30 16 500 495 000 5 Dầu Rolela SX 40 Lít 2 2 69 700 135 800 5 loại Tổng 47 2 784 800
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bảy trăm tám mơi t nghìn tám trăm đồng chẵn./.
Nhập, ngày 06 tháng 02 năm 2005 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) •Nguyên vật liệu nhập dôi:
Do nguyên vật liệu chính tại công ty là bông sợi nên có dặc tính hút ẩm cao.Vì vậy để phản ánh đúng trọng lợng thực tế của nguyên vật liệu trong kho, kế toán lập phiếu nhập kho (nhập dôi) để thể hiện số lợng nguyên vật liệu tăng lên do hút ẩm trong kho.
Đơn giá ở phiếu nhập kho đợc tính dựa vào tỷ lệ hồi ẩm theo dõi qua các năm do phòng kỹ thuật sản xuất đa ra.
Ví dụ: Trong tháng 12/2005 Công ty đá nhập 141 kiện Bông Tây Phi cấp 1với trọng lợng là35678,63 Kg. Cuối tháng 12/2005, Công ty đã xuất hết số bông Tây Phi cấp 1. Thủ kho làm thủ tục kiểm kê kho và phát hiện số bông thực 36399,58 Kg. Nh vậy số lợng bông dôi ra chính là lợng bông hồi ẩm (35678,63 - 36399,58 = 660,95 Kg). Cũng cùng thời điểm đó thủ kho phát hiện số sợi xơ TARILIN hồi ẩm 92,2 Kg.Sau khi nhận đợc thông báo của thủ kho thì kế toán tiến hành kiểm tra và viết phiếu nhập kho số 14/12 ngày 30/12/2005 để phản ánh số bông hồi ẩm này.
Biểu số 2.18:
Công ty Dệt May Hà Nội
Phiếu nhập kho
(Tạm nhập) Số :14/12 Ngày 30 tháng 12 năm 2005
Mẫu số :2-VT QĐ liên bộ TCTK –TC Họ tên ngời giao hàng: Nhập dôi( Hồi ẩm) Định khoản :………
Chứng từ số:... Ngày 06 tháng 02 năm 2005 Nợ: 1521 Nhập kho: Bông xơ Có: 642
S
T Tên,nhãn hiệu quy cách NVL Mã ĐV Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền chứng từ Thực nhập
1 Bông Tây Phi cấp 1 Kg 660.95 660,95 10 000 461 000
2 Xơ TARILIN Kg 92,2 92,2 5 000 6 609 500
2 loại
Tổng 753,15 753,15 7 070 500
Nhập, ngày 30 tháng 12 năm 2005 Thủ trởng đơn vị: Phụ trách cung tiêu: Ngời giao hàng: Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
* Chứng từ và thủ tục xuất kho:
Tại Công ty Dệt May Hà Nội, nguyên vật liệu đợc xuất dùng chủ yếu cho các mục đích sau: Xuất kho phục vụ cho sản xuất sản phẩm, xuất kho để bán và thuê ngoài gia công chế biến, xuất kho nội bộ.
Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, các nhà máy các bộ phận và đơn vị sẽ trực tiếp làm phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng kế hoạch thị trờng chờ xét duyệt. Sau khi xét thấy nhu cầu là hợp lý và báo cáo tồn kho của nguyên vật liệu có khả năng cung cấp đủ theo yêu cầu và đảm bảo về chất lợng, phòng kế hoạch thị trờng viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu này đợc lu thành 3 liên:
Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch sản xuất.
Liên 2: Giao thủ kho để ghi vào thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán nguyên vật liệu.
Liên 3: Giao cho nguời nhận nguyên vật liệu.